大数据时代创新事业单位档案管理的措施

大数据时代创新事业单位档案管理的措施

张祥征

昌邑市档案馆 山东 昌邑 261300

摘要：在当下的时代，科学技术开始不断的创新和发展，在不同的领域都开始利用大数据时代的有效资源展开相关的工作，根据其中的内容进行事业单位档案管理的工作，利用创新的方式进行档案管理，保证人事的信息资源能够完善地保留下来，保证档案管理中不出现任何的数据问题，为事业单位的发展增添动力，逐渐提升档案管理的效率，帮助事业单位实现更加高效的发展。总的来说，事业单位应当跟随时代的发展趋势，结合大数据时代的内容，进行档案管理的创新，让事业单位能够更加有效地进行档案管理的相关工作。

关键词：大数据时代；事业单位；档案管理；创新

在大数据的时代发展中，各个企业都能够通过大数据的资料内容展开相关的工作，大数据时代是信息和互联网技术发展的产物，在时代快速发展的今天，大数据的应用也更加的广泛，比如说在事业单位中，人力资源的管理十分的复杂，相关工作人员的档案管理数据十分繁多，事业单位依靠人力进行档案管理的工作，不仅时效慢而且容易在过程中出现错误，为了减轻此类现象的出现，相关工作人员开始结合大数据时代的发展趋势，进行档案管理工作的创新，帮助每一个企业都能够提高工作的效率。

一、事业单位档案管理中存在的主要问题

（一）事业单位档案管理的方式过于落后

在当下的阶段，事业单位在进行档案管理工作时，存在一系列的问题，由于事业单位的工作人员通常利用落后的手段展开相关的档案管理工作，依靠人工完成其中的信息整理和分析，在进行人员信息的转入和注销时，由于大量的工作内容重叠到一起，因此在工作中容易出现数据错误的现象，并且一些建立时间较长的事业单位，通常会利用纸质的形式进行人员档案的归纳和整理，利用纸质的形式储存资料。如果遇到突发事件，人事档案的内容也会受到破坏，相关工作人员需要通过多方渠道，利用大量的时间进行档案内容的恢复，并且还需要仔细观察其中是否出现了错误，在档案资料的恢复中，数据问题的出现也是一定的。总的来说，大部分的事业单位利用传统的方式进行档案管理的工作，这种方式不仅时效慢、错误多，还会浪费大量的人力资源，从而不利于档案管理工作效率的提升^[1]。

（二）档案管理的形式存在巨大的安全问题

在当下的阶段，随着时代的发展，大部分的企业和事业单位开始利用互联网的手段展开相关的工作，相关工作人员开始跟随时代发展的趋势进行档案管理工作的创新，事业单位开始根据自身的发展情况进行人事档案管理现代化系统的设定，但是由于大部分的工作人员，拥有落后且传统的个人思想，因此现代化的管理系统传播的不够广泛，工作的效率没有得到提升，现代化管理系统的使用只应用于表面，导致大量的黑客能够进入事业单位的管理系统，出现了巨大的安全隐患，不利于事业单位档案管理工作的创新和发展^[2]。

（三）档案管理工作缺少专业的人士

在传统的事业单位中，大部分的档案管理人员都会选择利用固定的工作模式展开相关的工作，在这种工作模式下，工作人员的效率开始有所降低，并且在档案管理中容易漏洞百出，为了改善此类现象，相关的工作人员开始进行定期的培训工作，学习现代的信息技术手段。但是由于信息技术的学习需要大量的时间和精力，因此该项培训活动开展得不够完善，导致工作人员技术的掌握不够全面，从而不利于档案管理工作的进行。总的来说，事业单位缺少专业的档案管理人员，工作的效率不能够得到很好地提升，从而不利于事业单位的发展^[3]。

二、针对大数据时代创新事业单位档案管理的有效措施

（一）利用信息化的手段进行档案管理工作

针对大数据时代的发展趋势，事业单位开始利用信息化的手段展开相关的工作，为了保证档案管理工作的有效进行，相关部门开始根据当下的发展情况进行档案管理信息化管理系统的制定，在信息化系统当中融入大数据时代的发展内容，利用数据分析查找的能力快速找到管理者需要的信息，利用该系统的融入，提升档案管理工作的效率，结合大数据时代的发展趋势进行信息的整理和分析，从而不断提升事业单位的工作效率，逐渐实现更加高效的发展。

（二）制定档案管理工作的考核制度

在当下的阶段，科学技术在不断地发展，为了满足事业单位发展的需要，相关部门开始利用大数据时代的发展趋势展开相关的工作，为了提高事业单位档案管理工作的效率，领导部门应当学会定期对档案管理的工作人员进行培训活动，学习现代化的档案管理方法，摒弃之前传统的观念，学会与时俱进地进行知识的学习和技术的应用，为了保证培训活动的有效进行，各个工作人员能够认真地进行知识的学习，领导可以针对人员的学习情况定期组织考核活动，考核的活动内容可以包含技能和知识两个层面，在考核中根据工作人员分数的不同，领导可以制定相应的奖励和惩罚的措施，由此来激发工作人员的热情，从而保证档案管理工作能够有效地进行。

3. 重视档案管理工作的安全性

在当下的阶段，人员信息窃取的现象越来越多，在部分的招聘网站上发现有人利用招聘信息进行利益交易，该种情况的出现导致事业单位的档案信息受到了威胁。因此相关部门的工作人员应当跟随时代发展的趋势，进行档案管理工作的创新，结合当下的具体情况，安装维护安全系统的保护装置，为了减少人员信息的泄露，相关的工作人员应当禁止该部门以外的人员私自进行档案信息的查看，只能在上级批准的情况下才能够进入。为了减少黑客等外界人员的袭扰，避免重要信息泄露，可以安排技术人员进行防火墙、密钥等安全管理系统的制定，为了避免突发事件的出现，档案管理人员可以在条件允许的情况下进行档案资料的备份保存，针对一些时间较长的纸质资料也可以进行复印保存。档案管理人员也应当定期进行病毒的检测工作，及时查找问题，从而保证工作能够有效进行。

总的来说，中国的科学技术在不断地发展，企业为了顺应时代的发展趋势，提高事业单位档案管理的效率，相关部门开始利用大数据的内容展开相关的档案工作，为了减少问题的出现，相关部门的工作人员开始创新档案管理的方式，利用信息技术保证档案工作的效率，重视事业单位中档案管理工作的安全性，让事业单位的工作人员能够通过现代化技术的使用实现更加高效的发展。

结束语：

综上所述，在大数据的发展时代，人们开始利用现代化的信息技术展开相关的工作，在事业单位中，档案管理工作的内容十分地重要，人工进行档案管理工作，不仅容易造成信息泄露，还会因为人为的因素降低工作的效率，从而不利于档案管理工作的进行。在事业单位中，人力资源的转换十分的快速，为了保证档案管理工作能够顺利地进行，在当下，已经开始充分适应大数据的时代，利用多样化的技术展开相关的档案管理工作，满足市场和社会的需求，根据事业单位的具体情况创新工作模式，以工作效率的提升为主展开相关的工作，帮助工作人员能够有效地进行人事档案管理，实现更加高效的发展。

参考文献：

[1]李薇薇.大数据时代事业单位人事档案管理创新路径研究[J].中国新通信，2021,23(10):109-110.

[2]张伟城.大数据时代下机关事业单位人事档案管理面临的困境及出路探索[J].兰台内外，2020，52(28):4-6.

[3]关绍鹏.大数据时代事业单位档案信息化建设的现状与发展途径探讨[J].赤子（上中旬）,2016,32(23):94-95.