关于电子政务下的档案数字化建设的研究

关于电子政务下的档案数字化建设的研究

赵雅婷

上海交通大学国际与公共事务学院 2020级 MPA研究生， 上海市 200000

摘要：随着经济和政治的发展，电子政务给人们的生活提供了极大的便利，将信息时代和科学技术进行有机结合，促进我国行政管理水平的提升，在电子政务下，进行档案数字化建设是社会发展的要求，也是提升行政管理效率的重要途径。笔者通过分析档案数字化建设的意义，并进行深入研究关于如何在电子政务下进行档案数字化建设，提出一些可行性建议，希望对相关部门和人员有所帮助。

关键词：电子政务；档案；数字化；建设

引言

电子政务指国家将办公自动化技术，互联网技术等先进现代信息技术与政务活动相结合、为社会提供公共服务的一种新型管理模式，具有高效、优质等特点，是国家治理现代化的重要体现，而档案数字化建设指运用现代科学技术，转变档案存储的载体，将档案信息数据化，使其实现资源的共享，在电子政务下，进行档案的数字化建设有利于推动档案信息资源的利用效率，发挥档案的价值，促进信息的有效利用，推进我国现代化进程。

1. 电子政务下档案数字化建设的意义

1. 适应信息时代发展的需要

电子政务是我国新型行政方式，能够有效提高行政效率，便于造福民众，有利于实现治理现代化，构建新型治理体系，满足新时代下社会生产方式变革的需要，在电子政务下，加强档案数字化建设，既能为电子政务的发展提供信息储备，又能推动数字政府的建设进度，同时，也是适应信息时代发展的要求，将信息技术与档案知识进行有机结合，充分发挥信息技术对档案管理的积极作用，推动数字化档案工作发展^[1]。

2. 档案电子数字建设的需要

根据“十三五”发展纲要规定，信息内容的数字化建设是档案管理工作的关键，也是促进新时期档案事业全面发展的重要环节，电子政务产生的大量信息资源通过程序存储进数字化档案中，这些重要的政务信息内容在档案中完整的保存了下来，并实现信息资源的共享，真正实现档案的价值，是档案电子数字建设的需要。

3. 创新现代档案服务的需要

在电子政务的发展下，传统的档案管理和服务不能适应时代的发展，而为了提高档案信息资源的提取速度和利用效率，进行档案数字化建设必不可少，这样能够快速有效对信息进行收集、分析和整理，提高信息资源的综合使用率，通过及时收集和使用信息库，辅助有关部门进行行政管理，为管理者和领导者的决策提供更科学、更准确的依据，同时，也更好的进行档案服务工作，提升档案调取和档案咨询的工作效率，进而实现新时期现代电子档案的进一步发展。

2. 电子政务下档案数字化建设的策略

1. 与本地信息化建设同步发展

电子政务下，档案数字化建设依托当地政府的行政管理信息，紧紧围绕着当地的经济和社会的发展，收集本地不同的信息来源，进行分析和整理，通过建立本地中心基础数据库，实现对当地政府电子政务信息资源的综合利用，及时梳理和传输电子文件数据，并建立政府部门的专项电子文件存储渠道，保证政府文件的持久性，同时，提升信息网络建设力度，促进在网应用的文件和资料在运输、处理、和传输过程不会受到损坏，并且能够永久的保存下来。此外，在党的十六大报告中表明，要借助信息化，推进现代化，在电子政务中，充分利用网络技术，将互联网作为传播先进文化的重要场所，促进信息的有效交流，进而促使电子政务不断进行调整和完善，在信息爆炸的时代，档案部门要抓住建设的大好时机，利用信息技术和建设总原则，建立健全完善的档案数字化制度，在建设过程中，结合当地经济和社会发展，更好的切合发展需要，进而逐步提升档案数字化建设的质量和水平，从局部出发，在各地建设好当地的政务档案数据后，上传至全国的档案网络平台，实现信息资源的共享，在保证本地信息化进程发展的前提下促进整个档案数字化的整体机构建设^[2]。

2. 提高档案数字化建设的意识

相关档案管理人员要提高档案数字化建设的意识，将档案数字化建设作为档案信息资源建设的核心任务，提升档案数字化建设的地位，电子政务如果缺少档案数字信息管理作为支撑，则无法对大量的重要信息进行有效的处理，不利于提升电子政务的效率，在一定程度上降低了电子政务的工作质量。因此，要提高档案数字化建设的重视度，灵活应对各种信息资源处理问题，提高建设的水平和能力，进而促进档案数字化建设的全面发展。随着科技的快速发展，档案数字化建设面临着各种各样的困难，需要档案部门共同努力，解决发展过程中的难题，完善档案数字化体系，助力行政管理。

其中档案数字化建设的三大基本任务为：第一，馆藏档案数据库和全文数据库的建设，需要将它们包含的数据传输进档案数字化系统中，进行整理和入库，实现馆藏档案文件的目录机检，进而丰富档案数字化的信息储存量，满足不同的检索需求；第二，相关档案部门要抓紧抢修重要的档案信息，提高珍贵档案的保护，加快对一些容易受损、使用价值高的档案的数字化进程，进而使这些档案能够永久的存放下来，提高档案的利用率，这也是档案数字化建设的重要意义；第三，不断提高信息技术水平，对不同的电子文件或资料采取不同的保存方法，运用科学的技术手段处理新产生的信息，并深入分析和整理，提高档案信息的管理水平，进而在实际使用时，能够快速找到所需的档案数字信息资源，减少不必要的时间浪费

^[3]。

同时，利用好电子文件也是档案数字化工作的重要内容，而电子文件的大量产生侧面反映了电子政务的快速发展，信息时代下电子文件的归档需要严格按照一定的程序操作，这样才能保证电子政务的文件信息安全，所以，要加强对归档的电子文件的积累、著录等环节的监督，不断提升电子文件的处理技术，进而减少文件的损坏，为更多的电子档案储存做好技术准备，提高档案数字化建设的深入和广度。

3. 提高服务水平作为根本目的

在新时期，档案工作本质是服务大众，为全面建成小康社会做好服务，并做好档案辅助工作，跟随经济建设的步伐，将重要的发展信息资源纳入档案数字化系统中，实时更新，实时取用，同时，助力政治建设，有效利用储存库中的资源，将信息具体化，促进行政管理的高效和科学，进而提高行政管理的水平和质量，另外，通过档案数字化建设增强文化建设，将馆藏资源进行录入、整理，实现文化建设的发展，进而综合提升档案数字化建设在经济建设、政治建设和文化建设的服务水平，此外，党的建设对档案工作有新的要求或建设指导时，要及时调整档案数字化建设方向，提供相配套的服务，在档案数字化建设中，要始终坚持以提高服务水平作为根本目的，注重整体效益，帮助国家各个层面的进步，促进信息资源的共享。

服务水平的提升需要完善的规章制度保障，根据国家的相关信息建设条例和档案行业标准，进行数据库的构建、硬件和软件的配备，在档案数字化建设过程中，严格遵循国家文件要求，避免某些数据的重复操作，实现单位资源的在线归档和录入，进而提升档案电子信息的利用效率，为档案数字化建设保驾护航。

4. 完善档案信息安全保障体系

档案信息在建设时不能忽视对其的保护，一旦遭受病毒或黑客的入侵，就会导致大量信息资源的泄露和丢失，给政府和国家的工作造成极大的麻烦。因此，要完善档案信息安全保障体系，提高信息安全意识，组织专业信息技术人员进行信息安全网的构建，防止信息事故的发生，依靠最新的技术手段，增强档案信息的安全，同时，在档案数字化建设中，必须充分应用信息安全保密技术，确保信息不会轻易被泄露，并运用科技手段加密信息的传输过程，提高信息资源的储存安全性，此外，档案部门要制定严格的档案信息安全保密规定，实行责任管理，减少人员对信息的泄露，进而确保档案信息的安全。

参考文献：

[1]孙齐聪. 电子政务下的档案数字化建设研究[J]. 兰台内外, 2020, No.303(30):27-28.

[2]龚晶. 浅析电子政务背景下流动人员人事档案数字化建设[J]. 经济管理文摘, 2019, No.737(23):139-141.

[3]青文红. 浅谈档案的数字化加工与处理[J]. 智富时代, 2019，(009):P.1-1.