信息时代档案管理工作面临的问题及对策

信息时代档案管理工作面临的问题及对策

买合皮来提•艾合买提

叶城公路管理局， 新疆省 叶城市 844900

摘要：在科学技术发展的推动下，信息技术被广泛应用到人们生活中，信息化时代的到来标志着人类的文明史迈入了新的阶段。在当前的档案管理之中，现代技术的应用正在逐渐地增加，这些技术的应用可以使得档案管理所获得的效率变得更高。可以说信息技术的发展对于档案管理工作的顺利进行发挥着极其重要的作用。基于此，本文围绕信息时代事业单位开展档案信息管理面临的现实问题和事业单位开展档案信息化管理的路径探析，以供参考。

关键词：信息时代；档案管理；问题；策略

引言

随着社会的发展，档案管理工作的重要性逐渐得到体现，在档案管理工作中应用信息技术能够提升管理的质量。在当前，无论是档案的数量，还是档案的类型都是多种多样的，这使档案管理工作的开展变得更加复杂，在这样的背景下档案管理工作的标准也出现了一定的变化。为了满足这些新要求，进一步地将信息技术的优势发挥出来，对于改善档案管理的质量有着十分重要的意义。

1. 信息时代事业单位开展档案信息管理面临的现实问题

1.1 缺乏信息化、数字化档案管理水平

在档案管理过程中经历传统人工存档、人工与计算机统筹管理和依靠信息化大数据管理档案的历史演进。随着信息技术的不断发展，事业单位对档案管理贯穿于整个管理过程，现代化档案管理工作，不仅需要对传统档案进行有效保管，还需要对网络鉴定、识别归档和定时储备等多项功能管控。部分事业单位设立专门的档案管理部门，但是利用计算机网络技术，开展档案信息化管理水平较低。档案管理部门对储存分类、更新保存和备份存储容易出现丢失和损坏等情况[1]。

1.2 档案信息安全问题。

传统的档案管理工作能够对信息安全进行保证，因为想要盗取以实物为载体的档案信息有极大的难度；而信息时代的档案则不同，由于其涉及联网问题，所以可能会受到网络黑客和病毒的消极影响，档案信息有丢失、泄露的危险。尤其是一些重要的档案信息，一旦丢失，后果将十分严重。

1.3 人员素质不足。

文书档案的管理，最终落脚点还是管理人员，因此人员素质高低直接影响文书档案的管理成果。文书档案数量增多、档案信息需求量大，导致管理内容烦琐、

要求更高，同时也对管理人员提出了更高的要求。实际调查中，发现管理人员的素质不足，一方面，企事业单位没有重点把关，人才准入门槛低，甚至聘用一些专业不对口的人员；另一方面，管理人员自身思想懈怠，没有积极参与培训，没有丰富管理知识体系，不适应信息时代下的文书档案管理需求。

2、事业单位开展档案信息化管理的路径探析

2.1 提升数字化档案管理的水平

随着信息技术的发展，开展档案管理工作的目的是实现多种业务的综合性管理，在根本上提升科技指引发展，改善现阶段档案管理工作效率。单位在生产活动中，设立专门的档案管理部门。对基础文件进行保存的基础上，提高对更新替代文件的保持。充分利用计算机网络技术，开展档案信息化管理。管理部门对储存分类、更新保存和备份存储等内容集中管理，避免出现丢失和损坏等情况。还要对档案保存周期和使用权限做好定期维护工作。

将纸质文档通过扫描、录入等方法，将信息存储到专门的档案管理计算机数据库中，以实现快捷检索、同步备份、具有存储空间小、维护方便、安全可靠等特点。档案管理数字化是信息时代发展的必然趋势。构建数字化的档案管理，应注重选择安全可开的档案管理软件。因为，质量优异的档案管理软件，是协助档案管理工作者开展各项档案管理工作的重要保障，在提高经济效益的同时，还可以大大增加办公效率。

2.2 保障软件的兼容性

在当前信息化的时代中，想要更好地将档案管理工作落实到位，那么事业单位应该认识到在档案管理工作中应用信息化设备的重要性，通过应用先进的信息化技术

可以使得事业单位的档案信息资源在不同的部门之间实现共享，这样能够提升档案资源的利用效率，从而使得每个部门可以将需要的档案信息及时存档、调取，提升了工作效率。所以，事业单位的每一个部门都应该能够进一步地对档案管理中所涉及的信息技术进行优化以及创新，这样能够有效降低查找档案的时间，提升工作的效率。为了达成这样的目标，档案管理部门应该协调事业单位的财务部门、预算部门、采购部门等，将更多的计算机技术应用到事业单位的档案管理中来，通过先进的软件技术使档案的类型、内容等相关信息能够自动化地被科学分成不同的种类，然后根据所分的类别对这些信息进行储存，但是事业单位一定要确保所采购的档案管理软件能够具备非常高的兼容性，这可以更好地避免信息档案管理与以往形式的档案出现重叠，而导致信息出现混乱的形式，这对于保障档案信息的准确性发挥了较大作用。

2.3 严格规范管理。

对文书档案进行管理，首先要有完善的规范标准体系。第一，归档。要求文件材料齐全，包括附件内容，按照文件形成的先后顺序进行排列，去掉废稿、重复稿、不重要便条等；一般情况下，文件材料归档一份，如果是重要的、频繁利用的，可根据部门需要增加归档数量；当事人交接档案时，进行清点核对，双方签字或盖章，不符合归档以卷宗为单位，涉密文件单独保管；零散文件要仔细区分，按

照分类立卷；如果文件发生破损，及时复制或修复。第三，检查。档案室内设置登记簿，统计档案的收进、提出情况，并对档案的借阅、返还信息进行记录；每年进行一次全面检查，特殊情况及时检查，上报检查结果；当保管人员调动时，需要办理移交手续。第四，利用。原则上，文书档案在阅览室调阅，并且提出借阅申请，经批准后才能借出档案；需要进行复制时，也要获得批准，并说明复制的单位、日期、份数、范围以及用途。

2.4 完善信息化档案管理的安全体系建设。

对于档案管理工作来说，保证信息安全是对工作的基本要求，但是由于信息化的档案管理，其在信息存储与文件保管方面有一定的特殊性，因此给档案管理的信息安全保护工作带来了一定的困难，因此在档案管理的信息化建设中需要格外重视信息安全因素，可以聘请专业的网络安全管理人员对档案信息存储的平台进行加固，同时应该加强相关工作人员的信息安全意识，以及保密意识，可以在相关工作人员的工作电脑中安装防护软件，让网络安全人员定期对网络日志进行筛查，及时发现存在的信息安全隐患，并进行处理。我们应当正确认识并重视档案管理信息化中存在的安全问题，更好地通过完善的安全体系建设保障档案资料的信息安全。

2.5 提升管理人员专业能力

在进行档案管理的过程中，管理人员的管理能力会直接影响到管理的质量。所以，事业单位应该不断使得管理人员专业能力得到增强，通过定期为事业单位管理人员进行培训，在培训过后对这些人员进行阶段性的考核，然后针对管理人员考核成绩有针对性地对其进行奖励或者惩罚，这样能够提升管理人员的积极性。同时事业单位可

以联合一些高校进行人才的培养，通过高校为事业单位培养更多专业的档案管理人才，实现事业单位的信息化档案管理工作，这样能够保障有足够新鲜的血液流入到事业单位的档案管理工作中，保障档案管理的科学性以及精准性。此外，事业单位与事业单位之间也可以组织档案管理人员交流大会，在交流中将当前阶段事业单位面临的问题进行解决，在交流中管理人员的专业能力可以得到更大程度地提升。

3、结语

在信息化时代背景下，各个行业都应该对自身的工作效率以及工作方式进行反思，并利用现代的信息技术来提高工作效率。对于档案管理工作来说在信息时代下，就要积极的利用信息化的管理手段来提升档案管理的效率与质量，提升档案管理的服务水平。

参考文献：

[1]中国档案管理体制改革研究述评 [J]. 曾静怡. 山西档案. 2019(05)

[2]“互联网+”时代档案管理工作中存在的问题与对策 [J]. 李文.办公室业务. 2017(24)

[3]档案管理工作面临的问题及对策 [J]. 闫涛. 人力资源管理. 2017(07)

[4]互联网时代信息化建设上面临的问题及对策——基于档案管理工作 [J]. 张丽波.现代商业. 2017(18)