浅析大数据时代背景下档案管理的改进对策

浅析大数据时代背景下档案管理的改进对策

陈莉

五峰山通工程建设有限责任公司 湖北宜昌 443000

摘要：当今时代是一个信息量爆炸的时代,大数据技术的横空出世使信息科学往前迈进了一大步作为新兴的信息科学技术,大数据技术已经成为世界各国相互竞争的一项前沿技术。能否在数量十分庞大的信息大海里快速、准确地找到对自己有价值的信息是当今计算机科学界十分关键的问题。为了顺应社会发展,档案管理工作应该进行改革,改变传统的管理方法,还要重视对管理理念的改变,在日常的工作中使用先进的信息技术进行档案的管理,提高管理工作效率以及质量,同时,也有利于降低管理人员的工作压力,促进档案管理工作向信息化方向发展。

关键词：大数据；档案管理；措施

引言

近些年来，随着科学与技术的不断发展，人民生活以及各个行业所产生的数据越来越庞大，大数据处理已经成为全人类亟需解决的问题。

1开展档案管理工作时利用大数据的优势

信息化技术已经属于人们日常生活所不可或缺的一部分，各大企事业单位、各级政府等均在日常工作中利用信息化技术不断进步，同时这也产生了庞大的信息数据。传统调查方式已经无法适应现阶段的工作需求。因此，在总结、概括、分析档案数据时通过对大数据的利用能够有效提高档案管理的工作效率。例如在企业业务方面，大数据时代使企业数据量成倍增长，利用大数据优势管理档案已经成为目前大部分企业数据管理的重要方式，且随着时代的发展具备一定管理优势。

2当前档案管理工作存在的问题

2.1 档案管理水平有待提高

在实际的档案管理工作中，缺乏完善的档案管理体系，管理工作基本上是各自为政，规范性有待提高。同时，随着信息技术的快速发展，信息技术便捷的优势让人们获取信息的渠道更加多元化，这对于还停留在传统的档案管理模式中的管理工作带来挑战。因此，档案管理人员必须要实现纸质档案向数字档案的转换，满足人们多元的信息需求。

2.2 档案管理队伍建设不足

多数的档案管理人员缺乏专业技术知识，对于档案管理的基本原则和制度了解不够深，对于档案管理工作的认识不足，认为只是将档案收集起来，进行分类保存就可以了，档案信息的价值不能很好地发挥出来。此外，档案管理工作多是中老年人员，对于现代的新技术接受能力比较差，对于档案的编研工作研究不够深入，而且人员的流动性比较强，很难保证档案管理工作连续的开展。

2.3 档案管理设施建设不足

随着大数据时代的到来，数据信息的猛增，档案的管理工作越来越复杂，工作量越来越大。因此，要做好档案管理工作还需要借助现代信息技术来完成，这就需要加强对于基础设施的建设。当前存在的情况是，多数单位对于档案的基础设施建设投入不足，导致一些档案管理的设备、场地配备不足，老化的设备也不能及时更新，出现档案资料丢失或是损坏的情况。

3大数据时代背景下档案管理工作的创新

3.1转变档案管理工作的观念

通过对互联网优势的利用服务于档案管理工作，信息数据管理服务于档案管理工作，转变档案管理工作的观念具体表现为以下几个方面：利用计算机在档案管理日常工作中对相关档案信息进行归档处理，存储工作中各种信息数据，梳理分类归档意识；提高处理加工档案信息的能力，形成认知各种事物的意识；强化计算机技术能够对档案数据信息提供最佳处理，为档案管理工作提供更好的服务。例如在企业业务信息管理上产生的大量数据，利用大数据理念管理这些信息，能够摆脱传统信息管理的模式和观念，将企业业务数据以全新的形式存储和管理，并且管理更加便捷，存储量也不会受到限制，企业业务信息管理工作将得到简化，更有利于企业业务信息管理的优化。

3.2档案管理工作结构的创新发展

不同的大数据分析随不断深入开展的档案信息管理工作而不断更新所适用范围，为了进一步提高档案管理的工作效率需要对档案信息管理结构进行定期更新，具体表现为以下几个方面：对档案管理相关工作人员就信息管理分析能力开展培训，提高档案管理相关工作人员对档案信息数据的管理能力和运用能力；定期更新与处理企事业单位的档案信息数据，将传统以人工管理档案信息的方式改变为信息化管理档案信息的方式们对于档案信息管理结构的更新具有重要作用；提高科学运用和管理档案信息数据的工作，通过对大数据的利用开展具有科学性的归类，为档案数据信息的准确性、科学性、完整性提供保障，从而通过大数据对档案信息进行分析具有可靠性的科学依据。

3.3构建档案管理大数据收集利用体系

档案管理工作在大数据时代的背景下进行创新需要转型和更新相关的硬件设施，确保为产生大数据提供相应的事实依据，具体表现为以下几个方面：档案管理工作的革新需要通过互联网大数据的接入而有效对档案数据信息进行管理，在确保档案管理的工作效率能够有效提高的同时还能够对财力、物力、人力做到有效节约，对现代化档案管理工作的发展起到促进作用；充分掌握现代化档案数据信息管理系统，通过对大数据的利用开展档案的管理、统计、收集、存储等工作，提高社会生产力；开展档案数据信息管理工作的基础性前期在于对一手可靠信息的收集，因此，档案管理相关的工作人员需要对档案数据信息集散地做出明辨，如档案数据信息的容量、大小、类型等。确保科学性收集档案数据信息，提供较为可靠的数据用以支持大数据的分析。

3.4通过大数据的利用对提升档案管理工作服务效率的促进作用

更好的服务于企业、政府、社会是管理档案信息最终目标，创新管理大数据服务类型能够提高服务，具体表现为以下几个方面：充分掌握大数据的服务对象，按照其需求特点的不同，构建适合的档案数据信息分析模型，通过大数据分析与归纳后获取数据分析的详细情况，交流方案在制定时充分考虑客户需求，提高工作效率；确保大数据档案信息具有可信度与科学性；促进各种大数据的交流与分析，提供各大企事业单位工作方案正确指引方向。例如在企业业务档案信息的管理当中，大数据可以通过对信息的分析总结出适合企业当前情况的数据，为企业业务的开展提供情报，并且由于大数据的准确性和便捷性，在设置好相关需求范围之后，大数据档案信息管理所提供的数据完整性和可靠性都能够为企业接下来的业务开展提供充足保障。

3.5大数据档案管理促进信息沟通

在传统的档案管理工作中，由于统计数据具有较大的难度和严密性，因此对档案的信息管理沟通效率较低，大数据时代背景下能够促进档案管理的信息沟通，具体表现为以下几个方面：各行业信息因大数据平台而汇聚，促进各行业间的合作交流；融合管理档案信息，便于挖掘和存储更有价值的信息数据；大数据为档案管理工作提供方法论指导，服务于社会发展方向。例如企业业务发展方面，企业可以利用大数据构建信息交流平台，通过对互联网当中各类有效信息的汇总与分类，融合各行业之间的信息交流，为企业业务发展筛选和提供有效的信息数据，将为企业的可持续发展提供助力。

4结束语

总而言之，大数据时代的来临改变了我国档案管理工作方式，优化了档案管理工作的结构。为了适应新时代发展的需求，我国档案管理人员应具备创新创造意识，将大数据技术与档案管理紧密结合在一起，制定出严格的档案管理制度，构建安全的档案管理平台，丰富档案管理工作的服务内容，培养出专业的管理人才，建立起一支高素质的管理团队，从而促进档案管理的信息化发展。

参考文献：

[1]齐金月.大数据背景下档案管理模式变化探析[J].就业与保障,2020(14):189-190.

[2]鲍瑜,习浏.基于大数据背景下档案资源利用发展的探究[J].智库时代,2019(01):139+143.