浅谈档案信息化建设的重要性及规范化管理

浅谈档案信息化建设的重要性及规范化管理

孙旭

淄博市张店区行政审批服务局，山东淄博 255000

摘要：在我国社会发展的过程中，档案是重要的信息资源，因此，我们必须要重视档案信息资源所发挥的重要作用，对档案信息化建设过程中存在的各项问题及时进行研究，针对性地提出相关的解决策略，保证档案信息化建设效率的提高，从而为人们获取大量信息提供方便，保证档案信息的及时性和有效性，推动档案管理工作的进一步发展。

关键词：档案信息化建设；重要性；规范化管理；分析

1档案信息化建设的重要性

1.1加强档案信息化的建设，有助于完善档案的传承本能

档案，是最直白最直接的印记传承，从古至今档案在各个时期各个领域都始终存在，虽不起眼，但其始终真实记载着历史和社会的发展和变迁。古时候各朝各代的卷宗、各个名家撰写的史书、代表房屋交易的地契、抗战时期一次次作战记录、学堂的毕业书等等不胜枚举，都是档案。而在社会大发展的今天，传统的档案有些时代久远，纸张和笔墨都有所褪色，利用现代化的技术将其扫描电子化储存，可以有效地防止珍贵的档案资料被时间腐蚀，也能避免一次次查阅会对档案造成损害，使档案信息化、电子化有助于本单位本企业档案对社会档案的有效补充和沟通，充实本地区的档案资料，使地方的历史更加充实饱满。

1.2加强档案信息化建设，能够大幅度提升服务效能

传统的档案管理多是依赖人工翻阅查找，在档案的利用方面存在查询慢、效率低的情况。而且一些年代久远的档案被屡次翻找，也会对档案资源造成一定的破坏，档案的破坏不可逆转，如发生档案损毁或丢失则会更加降低档案的保存和利用能力。开展和完善档案的信息化建设，可以有效保障档案的完整性，使所有的档案电子化、数据化，将所有的纸质档案封存保管，免受各种环境或人为的损害。电子化的档案可以大大提高利用的效率，只在一台电脑上就能完成往常需要往返库房反复查找的过程，直接打印出扫描版的电子档案即可，大大的节省了查询时间，提高了效率。

1.3加强档案信息化的建设，能够为大数据的发展添砖加瓦

大数据的发展在近两年成突飞猛进的态势，大数据在社会上的应用也多种多样，其以互联网为载体，将资料归纳统计后呈现于社会的各阶层、各等级的需求者面前，而档案的信息化，能够更好地充实大数据的数据库、更好地加强各领域和环节的沟通和交流，将各自单位及企业涉及社会发展、涉及人事更迭和名人事迹资料加入大数据，为其发展增添一份助力。

2档案信息化建设存在的问题

2.1档案管理人员缺乏信息化建设的素质

在传统的档案管理工作中，很多单位对档案管理人员的学历、技能和综合素质的要求都不高，大部分单位的档案管理人员不会使用计算机，或者不熟悉计算机操作，缺乏信息化技术的专业知识。在单位档案信息化建设与档案管理过程中，无法利用信息化手段对将纸质档案电子化，不能有效革新档案管理手段，导致档案管理效率低下，不利于持续稳定开展档案管理工作。

2.2单位对档案管理工作不重视

目前，很多单位的管理人员并未真正了解传统档案管理的弊端，没有充分认识到档案建设和管理对于单位发展的重要性，也没有了解到信息化技术在档案建设和管理中的便捷性和高效性，导致很多单位的档案信息化建设效果不理想。

2.3缺乏档案标准化建设体系

很多单位在开展档案信息化建设工作，只是单纯的利用现代信息技术，参考已经实行档案信息化建设的单位去模仿，并未真正结合企业自身实际，综合企业的档案使用需求，创设具有企业特色的档案信息化管理模式。在档案信息化建设的过程中，缺乏明确的归档标准，未形成科学合理的档案管理标准化体系，单位未能制定符合实际、可行有效的档案建设和管理方法或规章制度，档案信息化建设和管理无参考依据和约束条件。

3加强档案规范化、法治化建设与管理的有效途径

3.1建立健全档案资源管理体系建设

要实现档案资源的规范化、法治化管理，前提是要建立健全完善的档案管理体系，以精细化、科学化、全面化的理念为档案管理的出发点，结合当前企业的实际情况，以及档案管理中存在的不足，在制度上一一修订与完善。决策层也要高度重视规范化、法治化档案管理的重要性，发挥主导作用，制定相应的档案管理以及开发利用制度，如：根据体制机制的变化，及时修订相应的管理制度、流程，规范相关部门的管理职责，积极拓宽管理思路，确保档案管理的有效性与档案资源利用的高效性。

3.2加强培训，提升档案管理人员的专业水平

信息化时代下，档案管理的重要性越来越显著，建立完善的制度基础上还要对档案管理人员进行专业的培训，加强档案管理队伍的建设，充分的顺应时代的发展需求。相关部门必须要定期的组织档案管理人员参加各种交流培训活动，切实从理论与实践两方面来提高管理人员的综合能力，加强对档案管理法规的学习，积极借鉴优秀同行的管理理念，学习先进的管理模式，然后结合企业自身的特点进行创新，制定符合自身企业发展的管理制度，提高档案管理的实效性。此外，档案管理人员专业技能的提高也具有重要作用，必须要组织管理人员参与计算机操作和电子档案系统软件的培训，这是保证电子档案管理的基本能力，通过培训活动切实提高档案管理人员的实操能力。最重要的是，要能够合理地引进更多的专业档案管理人才，使每个工作人员养成严谨细致的工作态度，使档案发挥出最大的价值。

3.3提高档案管理信息化能力

信息社会的快速发展为档案信息化管理提供了基本保障，实际管理中必须要结合时代的发展特点，充分利用先进的信息技术、大数据技术等手段，紧跟互联网的发展需求，根据需要对相应设备和技术进行更新，充分实现档案数字化管理。其中，首先要坚持档案管理部门统一规划、统一部署、统一监督的原则；其次，需要加大投资力度，对于一些老旧的电脑、扫描仪等设备要及时淘汰，购置新型产品；第三，要结合档案管理的实际需求，依托已有的信息传输网络和平台，积极建设数字档案室，加强档案信息化管理的规范性；第四，需要不断引进先进的档案管理软件，促进网络资源的整合与共享，保证档案资源的有效利用，提升其利用价值。

3.4强化档案的安全管理

企业发展方向、重大决策都具有一定的机密性，所以，必须把档案法治化建设放在首位。法制化安全管理必须要注重制度的建立、管理人员的培训以及技术防范的加强这三方面。建立完善的档案安全应急管理制度是档案管理有序进行的基础，对于管理过程中存在的安全隐患必须要能够有效进行防护，保证档案管理系统安全高效的运行。明确管理人员的责任意识，加强其道德与法律意识。技术防范的加强对档案的安全管理具有重要意义，尤其是在信息技术快速发展的今天，必须要采取有效的措施防范安全风险。计算机网络防火墙与监控设备的应用能够有效保证档案管理的安全性，通过对访问档案的各个模块进行使用权限设置，实时监测档案管理系统的运行状态。四是对故障进行分析并及时排除，以此确保档案管理工作有序安全开展。

4结语

档案规范化管理无论是对政府、事业单位还是高校都非常重要，我们在进行高校档案管理的时候，必须认识到档案规范化需要较长的时间，其本身便是一个系统的过程，我们必须认识到其重要性，并保持耐心。高校领导及相关工作人员都必须认识到档案管理规范化对于高校发展的重要性，明确自己的责任，对于档案管理中存在的问题必须及时的发现并进行上报，严格根据相关的要求开展档案管理工作，将档案的作用更好的发挥出来，让其为高校更好的发展服务。

参考文献:

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