大数据环境下文书档案管理及其信息化利用路径研究

大数据环境下文书档案管理及其信息化利用路径研究

赵爽

内江市人事考试中心 641100

摘要：在档案管理工作中，文书档案管理是一项重要的构成部分，机关与事业单位中的文书档案，记载了各项经营管理活动的详细信息，其中包含着文字、图片与音频等。伴随着现阶段信息化技术的不断发展，云计算与大数据等信息技术已经广泛的应用在了社会的各个领域中，在文书档案管理中融入信息化技术，能够提升文书档案管理工作的便捷性与管理效率。本文分析了文书档案管理工作中信息化的具体内容与应用路径，仅供参考。

关键词：大数据；文书档案管理；信息化

文书档案记录着机关单位中日常管理活动的详细信息，包含了决策、通知等信息资料，不仅是单位历史信息的重要载体，与单位的未来发展也有着紧密地联系， 现阶段有很多单位在文书档案管理中应用了信息化技术。信息化管理能够在档案记载与共享方面发挥出优势，为文书档案管理提供跨越式的发展平台。但事物的转变需要一个长期的探索与实践过程，因此在利用信息化技术进行文书档案管理时，还存在着很多的细节问题需要探索。

一、大数据环境下文书档案管理的重要性

伴随着互联网中数据规模的不断增长，进一步的促进了大数据技术的进步与发展。大数据的体积量庞大，难以及时的获取并对这些数据进行加工处理。大数据技术能够筛选出有价值的数据，并对其进行专业处理，以提升数据资源的价值。大数据环境下所带来的信息风暴变革，极大程度的改善了人们的生活习惯，同时也增加了文书档案的数据量。

文书档案是单位在经营管理过程中累积的具有保存与应用价值的原始文书记录信息。文书档案中包含了文字、图像、影像等多种形式载体。文书档案的信息化利用是借助现代化的信息技术，对文书档案进行收集、管理、开发与应用，进一步的增加文书档案的应用价值。在大数据环境下文书档案管理与信息化利用能够进一步的提升文书档案的应用价值，为单位提供更加全面的服务，并延长文书档案的使用寿命。

文书档案信息化管理主要包含； 数字化管理、网络化管理与安全化管理。传统的文书档案大多数为纸质档案，在对这一类型的档案进行管理时，管理人员的工作强度非常大，并且这一工作具有一定的专业性与复杂性，同时收集纸质档案需要占据大量的储存库房。在大数据环境下的文书档案管理，能够简化文书档案管理流程，降低档案管理人员的工作强度，节省档案储存空间。通过数字化处理之后形成的文书档案，需要借助计算机网络才能实现在不同时间、不同地点，对不同类型、不同权限的用户提供档案共享服务。由此可见，文书档案网络化是实现文书档案共享的重要措施。

一、大数据环境下文书档案管理的内容

大数据技术虽然能够为档案管理工作带来极大的便捷，但是却无法在一定时间内使用常规软件对数据进行捕捉、归纳与处理，因此需要结合新的处理方式，这样才能够提升洞察力、决策力与流程优化能力，实现信息资产的多样化与高增长率^[1][2]。在大数据技术的背景下，为人们的生活带来了极大的变化，将其应用在文书管理工作中，增加了文书档案的数据量。文书档案是在单位生产与经营过程中形成的具有应用与保存价值的原始文书信息，主要包含了文字、图片与影像等信息资源。信息化的文书档案管理是借助信息技术对档案进行归纳、整理、利用，将档案由传统的纸质形式转化为数字档案形式，为档案的收集与应用提供便捷，并延长传统纸质档案的使用寿命。

（一）数字化管理

在传统的文书档案中纸是主要的载体，档案管理人员的工作任务繁重，强度也较大，同时归纳与整理档案时，需要占据大量的储存空间。在大数据环境下，通过计算机技术与网络技术，将文书档案中的文字图片资料转换为数据信息进行电子管理。与传统的文书档案管理模式相比，信息化文书档案管理能够极大的缩减管理人员的工作强度，而且能够节省管理成本与储存空间。基于大数据的文书档案管理，在查阅档案时，只需检索对应的电子档案，即可完成查阅。

（二）网络化管理

基于大数据技术下的文书档案管理，要依托于网络平台才能够实现在不同网络范围内，针对不同类型用户对档案的共享与应用。管理人员在对文书档案进行归纳收集整理时，可以对档案资源进行详细的分类，用户在查询档案时，只需要在档案管理系统中输入关键词，搜索引擎就会自动地检索相关内容，实现便捷化的档案查询与信息化的资源共享^[3]。文书档案网络化管理主要有以下几项功能：网络检、网络分类、网络隔离、网络借阅与网络复制等。

（三）安全化管理

基于大数据技术下的文书档案管理，档案的安全性是一项重要问题，伴随着当前网络技术的不断发展，网络安全风险也在不断增加。管理人员要在日常工作中优化技术，强化保密措施，避免由于工作人员的操作失误或是网络故障与恶意攻击等，造成文书档案的丢失与损毁。

二、大数据环境下文书档案管理信息化存在的问题

伴随着当前信息化技术的不断发展，档案管理的信息化建设也在如火如荼地进行，改变的传统的档案管理的方式方法。但由于部分人员未学习过信息技术，可能导致其无法灵活地运用信息化系统。文书档案资料通常保存在单位的档案室中，纸质档案限制了档案资料查阅的效率，同时也限制了文书档案管理工作的信息化建设。当前有很多单位或机关还在使用传统的文书档案管理模式，这种档案管理模式的档案储存量是非常大的，档案管理人员的工作量很大，工作任务也较为复杂，同时管理成本较高，缺少信息化文书档案管理系统，会导致档案查询困难，对文书档案的利用效率产生的限制

^[4]。除此之外，信息化档案管理缺乏相应的配套制度。在对文书档案进行信息化管理时，存在着档案滥用的情况，同时文书借阅的细则也存在着漏洞。如有员工多次传阅文书档案，数字档案在传阅的过程中可能会造成损毁或泄露，甚至有一些工作人员，在未得到授权的情况下擅自下载单位内部的文书档案，会对单位文书档案管理的严密性与管理质量造成影响。

三、大数据环境下，文书档案信息化的利用途径

（一）对文书档案进行加工处理

文书档案管理信息化是利用信息技术的强大处理能力，为用户提供更加便捷全面的服务。文书档案拥有不同的价值，这也是文书档案进行信息化建设的根本目标，将文书档案进行信息化处理，能够形成数字化的文书档案，如单位的产品宣传课件与音频视频资源等。对文书档案进行信号处理，能够实现档案全方面可选择性的检索，能够明确文书档案的具体类型与时间^[5]。文书档案的分类归档中包含的单位内部与对外联系，可以将其分为会议与历史等不同类型的档案。在文书档案数据库中涵盖了文件、劳动报酬等方面的文书档案数据，通过区域范围内的网络连接进行文书档案的共享，网络范围主要包含了互联网、城域网与专用网络等。

（二）拓展文书档案，信息化服务功能

文书档案能够为单位在生产管理工作中提供依据与参考，为用户提供档案服务。借助现代化的信息技术，能够为用户提供多样化的服务，例如通过短信或电子邮件为用户提供文书档案查询，通过互联网共享为用户远程传输档案资料，利用地域范围网络为用户提供产品档案信息跟踪服务，最大化地发挥出信息化技术的开放性功能，并转化为自身的服务优势，为用户高质量、全方位的服务，提升用户的体验与满意度，并进一步地发挥出档案资料的价值。

（三）提升文书档案管理人员业务水平

借助大数据构建的信息化文书档案管理模式，虽然提升了档案管理的便捷性，但是在一定程度上增加了工作难度，要求管理人员具备一定的计算机基础知识。在日常管理中电子文件可能出现一些故障，要求管理人员要具备基础的计算机操作技能，能够处理一些简单的系统故障。想要实现从传统的纸质档案向电子档案的转化，就要不断地进行探索与创新，优化电子档案的管理与应用方式，改变传统的档案管理模式，以适应信息化时代对文书档案管理工作提出的需求^[6]。档案管理人员要主动的了解单位对档案管理工作提出的需求，不断地提升自身的综合业务水平，对档案进行多样化的处理，满足单位与档案使用者提出的各项需求。

4. 建立规范化的信息管理模式

文书档案管理信息化模式能够不断的进行优化与创新，以便于更好的落实文书档案的信息化管理工作。具体来说要按照具体步骤对文书档案项目内容展开分化管理，规划文书档案管理方式，包含数字化建设项目开发等。通过项目管理来规范信息化管理模式。除此之外，在网络平台下载借阅文书档案时，都要按照规范化的操作流程，以实现文书档案的安全管理。例如当员工需要下载档案时，员工首先要填写下载请求资料来获取文书档案下载权限。下载请求中主要包含了档案的用途、档案使用时间以及档案销毁手段等。员工若需再次下载档案，则需要重新提交申请。

结束语

综上所述，在大数据时代档案工作也要加强信息化与数字化的建设，这也是单位或机关为了适应时代发展而必须要进行的一项举措。信息化的文书档案管理能够提升单位档案管理的工作效率，为单位在经营、生产、决策、管理等方面提供依据与参考。在进行文书档案信息化建设时，要配备相应的硬件与软件设施，促进单位生产管理决策体系的有效运行，这也是大数据时代下文书档案管理工作发展的必然趋势。

参考文献

[1]纪媛媛. 信息时代文书档案管理工作现状及创新路径[J]. 黑龙江档案,2021,(04):262-263.

[2]郑慧丽. 事业单位文书档案管理效率的提升策略分析[J]. 黑龙江档案,2021,(04):322-323.

[3]孟爽. 信息化背景下优化事业单位文书档案管理的措施研究[J]. 数字通信世界,2021,(08):241-242.

[4]钟群,张畅. 机要文书档案管理的案例分析[J]. 电子技术,2021,50(07):122-123.

[5]孙英. 试论文书档案管理信息化建设利用率与安全保护[J]. 科技风,2021,(13):113-114.

[6]孙海霞. 大数据时代文书档案管理及信息化应用途径研究[J]. 信息记录材料,2021,22(05):190-191.