更新档案管理理念，实现档案管理科学化

更新档案管理理念，实现档案管理科学化

车宁宁

淄川区档案馆 ，山东淄博 255100

摘要:随着信息时代的到来，以计算机和网络技术的发展运用为基础的现代档案管理方式悄然兴起，并在档案管理工作中发挥着越来越重要的作用。因此，在当前的档案管理工作中，档案管理人员应认清工作形势的发展变化，通过加强各项事务的管理，不断更新档案管理理念，从而实现档案管理的科学化发展。

关键词:档案管理 ；理念； 用人服务

随着我国经济和社会的不断发展，事业单位的发展也有了很大的提升。但是在事业单位发展运行的过程中，如何加强对档案工作的管理，也是值得相关人员注意和思考的问题。因此，在进行档案管理的时候，相关人员就应该顺应时代发展的需要，从而更好地为事业单位的发展提供动力。本文就主要分析了当前形式下对档案管理的现状以及存在的问题，希望能给相关人员和行业的发展提供一些建议和思考。

一、档案管理的现状及存在的问题

(一)重视程度不够

当前有很多事业单位的领导人员以及工作人员都对档案工作的认识存在一些问题，认为档案整理只是进行简单的记录和抄写，从而在工作的时候就会出现懈怠思想。尤其是一些领导认为档案管理的工作不能够给单位创造很好的经济效益，更不会产生社会效益，这样也就在一定程度上使工作人员在进行档案管理工作时候存在疏忽，对档案管理工作不重视，不利于事业的发展。

(二)交接手续不严密

有很多事业单位的档案管理人员不是专职的，所以在进行工作调动或离岗的时候，对档案的交接手续就不够全面。交接时，一些人员也不能对当前所有的档案进行检查，也就会造成工作人员前期的档案可能会出现一些隐患。不仅如此，在进行档案交接的时候，也可能会出现错乱或丢失等问题，不利于后续的档案管理工作。

(三)管理手段落后

在当前事业单位的档案管理过程中，很多单位没有专门的计算机或者是档案管理的软件。多年来，在进行档案管理的过程中工作人员大多都会以纸质为档案的记载主体。以手抄写的方式还存在很多的事业单位中，这也就造成在进行查阅资料的过程中比较困难和麻烦。在进行档案储存的时候，大多采用的是铁皮柜，不仅占用非常大的空间，还不能对资料进行更加科学和合理的分类。在进行档案查询的时候，不能快速的查找到相关的资料。

二、如何实现档案管理现代化

（一）树立档案管理现代化理念

档案管理现代化是指运用现代信息技术，加强对档案信息资源的收集、整理、开发和利用。树立档案管理现代化理念不仅是档案工作顺应时代发展的需要，而且也是档案事业自身发展的必然选择。因此，档案管理工作人员应坚持与时俱进，做好如下工作:

首先，档案管理的现代化应建立在档案日常管理工作的标准化、规范化基础之上。档案管理部门应制定档案管理的标准和规范，明确文件材料的归档范围，使档案管理人员有章可循，克服工作中的随意性和盲目性。

其次，实现档案管理的现代化应加强档案现代化基础设施建设，全面推进档案馆和档案室网络技术的应用，加快普及应用文书档案一体化管理软件系统，做好档案信息建库入网工作，为实现信息资源共享创造条件，形成方便快捷的档案工作信息网。

最后，树立档案管理现代化理念，在管理方式上档案管理部门要实现传统档案手工管理向以计算机管理为主的智能管理的转变;在管理内容上，要从传统档案管理工作中侧重档案实体管理向侧重档案信息资源管理转变。从而，推进档案资源结构多元化，档案信息利用高效化，促进现代化档案管理体系的建立。

（二）更新档案管理用人理念

现代信息技术的发展和应用，对现代档案事业的发展起着越来越大的影响作用。要实现档案管理的科学化，要求档案管理部门应更新档案管理用人理念。

首先，档案管理部门应提高档案从业人员的准入机制。信息时代的档案管理工作，不仅要求档案管理从业人员应具备过硬的档案管理专业知识，而且还要具备较高的计算机操作水平和知识整合能力。因此，档案管理部门应提高档案从业人员的准入机制，把好用人关。

其次，档案管理部门应建立以人为本的用人机制。档案管理部门应在工作中培养“爱才之心、用才之道”意识，改变传统中对人才以使用为中心的管理方式，加强对档案管理人员的培训，做好他们的继续教育工作，使档案工作人员能及时了解档案界新的研究动态、把握档案工作的发展趋势，将现代信息技术运用到档案工作中去。从而促使他们将理论知识与工作实践相结合，不断提高自身的综合素质和工作能力。

再次，档案管理部门应引入竞争机制。随着社会的高速发展，竞争越来越激烈，档案管理部门应改变传统档案管理干部的任用方式，将任命制改为聘用制，将档案管理人员的用工选择由单项选择改为双向选择。从而，废除领导干部的职务终身制和员工的职称终身制，实现人尽其才，达到优胜劣汰的目的。

最后，档案管理部门应优化人才结构，实行全员目标管理。档案管理部门可以依据档案工作人员的专业、学历、年龄、职称等条件，将档案工作人员进行科学整合。从而，使不同层次的档案工作人员能够互相配合、互相影响，充分调动档案管理人员的积极性、主动性和创造性。

（三）更新档案管理服务理念

随着信息时代的到来，要求档案工作者能对大量的档案信息进行高效率的整合，这一要求打破了原来档案管理工作中以原始文献作为第一服务手段的传统，转而将工作重点放在发展数据库、无纸档案、电子文件、磁质、光质档案和信息技术服务上，因此，要充分发挥档案的功能，必须不断更新档案管理服务理念。

首先，档案管理部门可以充分利用单位的网站，制作自己的网页，积极组织上网数据和信息，提供公开信息服务，使档案用户可以实现档案信息的网上检索，满足档案信息用户在任何时间、任何地点都可以通过访问网站来获取自己所需信息的需要。

其次，档案管理部门可以建立“电子档案数据管理中心”，为用户提供方便的检索服务，提高信息利用率。

最后，档案管理部门可以开展在线服务，提高服务能力。信息化时代人们更注重信息的时效性，希望通过信息系统、信息网络及时准确地获得多种信息。因此，档案管理部门创新工作方式，开展在线服务，不仅能满足档案用户的需求，更是实现档案管理科学化的重要举措之一。

（四）强化责任意识

由于事业单位对档案管理工作的重视程度不够，就在一定程度上造成了大部分的工作人员没有专业的档案管理能力。对档案资料进行收集、整理、归档等业务不够熟练甚至是不会。而且大多数档案管理人员不是专职进行档案管理的，没有很大的精力全身心的投入到档案管理的工作。这也就容易造成归档的材料不能及时完善的得到补充，造成档案的不完整。因此应选择具有责任感的档案工作人员对所收集的材料进行严格的整理，在进行材料整理归档时要认真负责，确保档案的真实性。同时也应不断完善自己的工作方法，提升工作效率和准确性，从而保证档案资料的真实性和科学性。

总之，要使档案工作有新的进展和突破，就要抓住当前有利时机，加强学习、不断改革创新，冲破原有的思路、模式，形成一整套新的档案思想、档案观念，才能适应档案事业的发展，并为实现档案管理的科学化、规范化、现代化作出应有的贡献。

参考文献

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[2]叶志远.更新档案管理理念实现档案管理科学化、规范化、现代化[J].智慧健康,2018.4.

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