浅谈项目全生命周期档案管理现状及对策

浅谈项目全生命周期档案管理现状及对策

马魁

山东省淄博高新技术产业开发区人民检察院办公室副主任 山东省淄博市 255000

摘要：随着时代快速发展，我国各个行业都开始进行了改革和优化，在互联网技术逐渐深入的今天，我国项目管理行业面临着新的挑战和机会。因此，在开展项目管理时相关管理人员必须要转变思想，融入信息化技术，找出其中存在的问题并有针对性地进行解决，这样才能提升档案管理的时效性和质量。对此本文进行了细致的分析，以供参考。

关键词：项目管理；全生命周期；档案管理现状；解决对策

在项目管理过程中，档案管理是较为重要的环节，具体来说档案管理的主要方向就是记录建设工程的各个项目，且记录的内容也是建设工程后期开展运行及扩建工作的基础。因此想要确保档案管理的质量，相关人员必须要抛弃传统的思想，紧抓项目全生命周期管理工作，以此提升项目管理的质量。

一、项目全生命周期简介

项目全生命周期具体来说就是从立项开始，包含建设工程新建的项目、改建扩建等进行有开始和终止时间，且能达到规定关联项目的一个过程，在这样的过程中也包含建设的调研、勘察、设计、招投标、采购、运行验收等各个环节。相比其他档案管理，项目全生命周期属于较为重要的一个组成部分，其在档案管理中的主要工作就是对项目各个过程所涉及的文件资料和数据进行管理，这里的文件资料和数据可能是文字、图片、表格、计算内容等等，而档案管理就是对这些文件进行收集、分辨、归档存储等工作。

二、开展档案管理存在的问题

1.过于重视结果，忽视了过程

我国档案管理工作的主要方向就是记录施工项目的各个环节，同时要确保记录的准确定，但总体来看在实际管理过程中，相关管理者过于的重视结果，忽视了管理的过程，大部分是在工程验收时临时抱佛脚，弄虚作假，加之现有项目档案资料缺少专业人员的管理，管理流程不标准，档案节约没有对应的流程体系，致使现有档案管理制度形同虚设，为日后工程建设造成了影响

2.现有档案管理体系较差，缺少一定安全性

其次就是现有档案管理体系较差，大部分档案资料管理还在使用传统的管理模式，缺少信息化技术的融入，导致在寻找资料时较为困难，且效率较为低下^【1】。即便部分企业将档案资料放置在了电脑中，但因缺少定期的维护，极容易被黑客攻击，导致档案资料的丢失，严重的还会被不法分子加以利用，为公司利益造成损失。

3.档案管理环境较为落后

最后，传统的企业档案资料大多属于人工图，其图纸的大小有 A2、A3、A4型号等，此类图纸经过装订后较为厚重，加之纸质的档案数量较多，体积比较大，存储需要较多的人力物力和财力，且我国也没有明确档案资料的管理方式和环境，这些资料无法被放置在恒温环境中，极容易对资料字体及纸质造成影响。

三、档案管理工作存在的特点

1.档案资料价值较高

档案管理工作最主要的特点就是其资料自身价值较高，如在众多项目全生命周期档案资料最终均保存着对整个项目的真实记录，其中包括项目建设施工工艺标准、施工机械操作方式等等，这些都具有一定的应用价值，需要相关管理人员标准化、科学化的对其进行保存，并细致地记录施工工艺、技术应用方式及设备操作方式等内容，以便为日后项目建设工作顺利开展奠定基础。

2.工作内容较为复杂

目前来看，在档案管理工作开展过程中，通常会涉及较多的资料文件，这些资料文件在管理时异常的繁琐，需要管理者耗费较多的时间去收集、整理以及归档存储^【2】。特别是在项目全生命周期管理过程中，其包含的是从项目一开始到项目结束的全部文件，这些文件资料相比一般档案管理更为庞大，甚至在一些大型的项目中，其建设时间将达到一年或者数年，在此期间形成的文件和资料更多。因此开展项目全过程档案管理工作，首先就必须转变思想，找出各个文件资料的不同并有针对性地进行分类，这样才能从根本上解决资料较多，整理复杂的情况。最后在较多较为重要的项目建设中，其涉及的文件专业性较高，大部分档案管理人员因自身问题无法完全掌握资料内容，需要提升此方面的技术知识。

四、优化项目全生命周期档案管理的对策

1.在档案管理中应用信息化技术

目前来看，随着时代快速发展，信息化技术的出现逐渐进入到了人们的日常生活中，在档案管理过程中，管理的方式不断更新，有效地提升了管理的质量和时效性。如在现有项目档案管理过程中，CAD等设计软件的应用极大地提升了工作的效率，更方便于资料的存储和管理，在此背景下，相关档案管理人员必须要转变思想，加强信息化技术的使用，有针对性地选择档案管理软件，制定完成的收集、分析、归档存储流程，提升现有档案管理的水平，切实实现档案管理自动化^【3】。

2.改进现有管理体系，提升管理人员素质

具体来说，在项目全生命周期档案管理过程中，相关人员必须要重视项目的前期和后期管理工作，如在项目管理前期，相关管理者要明确项目的全部内容，制定对应的档案管理体系，同时要提升管理人员的管理能力和素质，确保管理工作顺利开展。如相关档案管理人员必须要根据档案管理的内容制定相应的档案工作管理体系，明确档案管理所需要的人员，其中包括管理人员及其负责的工作内容、管理的主管人员等等；第二就是要制定档案管理条例，将档案管理工作融入企业的日常工作，定期对现有档案管理人员开展培训工作，提升其管理能力和素质，要严抓上岗人员，必须要接受特定的培训才可上岗，以便让其掌握档案管理致使，明确工作的内容。最后就是要选择较为优秀的人员，此外在管理人员上岗一段时间后相关部门也要组织上岗人员技术培训，强化其管理能力。

3.加大现有档案管理资金投入，提升安全性

相比其他管理工作，档案管理有着一系列的工作体系和流程，需要建立在项目的实际需求智商。但随着时代的发展，信息化时代的来临，在此背景下要求档案管理人员顺应时代的潮流，跟随时代的发展而发展，抛弃传统的固有思想，拥有超前思维，在确保工作完成的基础上积极使用信息技术预判档案管理未来的工作^【4】。如相关管理者可以创建云端化管理，降低信息化管理的成本，相关部门也要加大档案管理的投入资金，借助国家颁布的优惠政策，改变不符合未来发展的体系，以便在提升档案管理安全性的同时促进档案管理持续发展。

4.改进优化现有项目档案管理方式

在项目开始实施后，相关管理人员就必须对档案进行收集，在此过程中必须不断地改进和优化现有项目档案管理方式，这样才能提升档案管理的质量和水平。如在开展档案管理工作时对于合同的签订要明确档案管理的要求，确定保障和滞纳金的缴费情况。此外因档案管理是贯穿在整个项目中的，因此必须要做好档案的收集和整理工作，对于档案收集来说，主要要求相关档案管理者保存好档案资料的完整性，并细致记录归档情况。最后对于验收方面的项目管理工作相关档案管理人员必须要参与验收会议，并在会议中对档案验收情况和资料收集情况进行总结，以便为日后查阅奠定基础。

结束语

由此可见，想要有效地提升档案管理工作的质量和实效性，首先就必须紧抓项目全生命周期管理，做好建设工程各个阶段的项目管理工作，同时也要改进和优化现有档案管理方式，积极应用先进的信息化管理模式，以此从根本上提升档案管理的水平。

参考文献：

1. 蓝晓燕. 基于建设项目全生命周期的档案管理途径探讨[J]. 城建档案, 2020, No.253(10):61-62.

2. 程阳. 浅谈基建项目档案管理现状及优化对策[J]. 办公室业务, 2019, 312(07):68.

3. 王善华. 浅谈工程项目档案管理难点及对策[J]. 科技与企业, 2015, (020):43-43.

4. 高婷. 浅谈建设项目档案管理工作中存在的问题及对策[J]. 科学与财富, 2016, (007):209.