浅谈档案管理和利用服务的新举措

康恒

潍坊日报社

摘要：档案管理和服务是档案工作的职责和任务，正确认识档案，积极做好档案管理工作，更有效服务社会，需要持之以恒，持续强化各项工作管理，以提升档案工作水平，适应时代发展要求。本文紧扣档案管理和利用，提出自己浅显认知，以期提供基本参考。

关键词：档案管理；利用；新举措

随着社会的高质量发展，档案的价值作用也明显彰显，做好档案管理工作已经成为推动社会事业发展的基本要求，通过档案的规范管理，提供更为符合社会发展所需的档案信息，不断提升档案工作自身社会地位。档案的内容和外延范围广泛，包含了一切工作和生活的领域，只要是人们开展活动就要形成档案，因此与人们的工作生活关系非常紧密。档案管理工作就是将形成的档案收集起来，实现科学化的集中存储，并在此基础上挖掘研发，提供可利用的信息，满足工作生活的档案信息需要。

一、档案具有的几个特点

档案是社会发展的承载，他具有自身较为明显的特点：一是原始性特点，档案是各项工作活动的客观真实记录，是工作面貌的真实体现，不是事后根据记录和回忆来形成；二是文化性特点，档案记录内容涵盖社会工作各个方面，是各项实践活动的信息集合，是科技文化的结晶，在服务文化传承中意义巨大；三是价值性特点，档案具有自身的利用价值和保存价值，从中可以发掘有效信息，为社会工作提供借鉴参考。

二、档案的基本作用

档案的作用主要体现在价值方面，经过深入开发为所需者服务，档案的作用才可以最大化体现出来。

（一）传承信息文化的作用。档案存储有大量的有价值信息，是信息文化的母体，它不仅可以服务人们的现实工作，还可以有效传播社会文化信息，让前辈们的文化智慧得以传承，优良文化得以发扬。并且因为历史性原因等，档案的文化和信息存储承载具有无可替代性，因此也具有无可比拟的信息文化价值。

（二）延续社会记忆的作用。很多先人们的历史智慧是现代社会发展的重要财富，这些智慧之所以留存下来并为我们所用，是档案真实的留存了这些记忆，让我们站在先人智慧的基础上更好地服务社会，推动社会文明的传承，可以说现在很多知识文化的成果都是以档案信息的转化而得来。通过档案可以将信息永久性的存储记录，不会因为时间和年代的延长而出现的像大脑记忆一样的遗忘现象，确保了信息的安全和记忆的延续，档案也成为了一种历史记忆的主要方式和手段。

（三）服务现实发展的作用。档案是工作开展和社会生活等各方面的知识记录，在现实工作中的技术改良、科研攻关、问题研究以及个人的生活学习等方面都具有参考学习价值。档案既是一种书本式信息资料，更是一种社会发展所需的信息工具，在推进工作开展等方面的服务作用举足轻重。

三、提升档案管理服务水平的措施

（一）加强档案信息的收集管理。要把收集管理好档案资料作为档案管理服务工作的源头性工作来对待，这是档案管理服务工作开展的坚实基础。档案管理服务要依托丰富的档案信息内容才可以开展，试想如果档案资料不齐全，当工作需要查找时自然无法提供，那还谈什么有效服务，档案管理的价值作用也将会大打折扣。因此，要注重档案收集工作的开展，理清档案收集内容和范围，区分相关价值，促进档案资源的合理化管理，保存好更多的档案资源，为提供服务打下资源性基础。

（二）积极开展档案信息化管理。要把档案作为一种社会信息来认识和对待，在如今信息化高度发展的形势下，树立档案信息现代化管理服务意识，纳入社会现代化发展一体管理，提供高质量的档案信息服务。推进档案信息化管理，除了要有基本的计算机等档案管理工具之外，还要积极研发利用适合档案管理的系统平台，加快档案信息化开发，建立数字式档案分类信息库，在电子化方式下实现档案管理的高效服务。

（三）规范制定档案管理制度。档案管理服务要有制度进行依据和管理，为此在强化档案管理制度建设工作过程中，不能走形式，要严肃再认真，存在照搬照抄式的档案管理制度建立方式不可取，不负责的建立的档案制度形同虚设，既是写在纸上挂在墙上也没有任何的参考利用价值。制度的建立要以档案行业标准规范为依据，内容全面，实践执行操作性强，真正起到约束保障档案管理服务工作正常开展的作用。

（四）提升档案管理服务意识。在正确认识档案价值的前提下，作为档案管理人员要树立档案管理服务的正确认识，围绕更好服务持续开展档案管理、编研开发等基础业务工作。在领导层面要通过工作汇报，提供利用等方式引起领导的关注，增强领导的档案认识；对于单位全员也要加大引导，通过制度执行和会议布置等方式，促进全员加深档案认识，充分了解档案工作的内容，档案与自身的关系，形成齐抓共管的意识氛围，保障档案管理服务的顺利开展。

（五）提高档案人员业务素质。现如今档案管理的标准更高，要求更严，社会对档案的利用较为迫切，这对档案管理人员的素质提出了新的要求。档案人员不仅要懂档案管理的所有基本业务流程，更要会提供开发和利用。为此，档案人员要树立学习意识，增强为社会和单位发展做好档案工作的积极性，促进自身在档案信息化管理等方面的能力提升，适应新形势下的档案业务新要求。

四、结束语

总之，档案管理服务一项服务社会的保障性工作，在社会信息共享发展的形势下档案的管理服务愈发重要，要树立档案服务社会发展的新格局意识，主动提升管理服务水平，应用现代信息管理技术，提供更多有价值的档案服务。

参考文献：

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