供给侧改革视域下高职院校档案工作服务策略探思

供给侧改革视域下高职院校档案工作服务策略探思

谭慧 恩施

职业技术学院 湖北 445000）

摘要：新时期之下，供给侧结构性改革推进高职院校档案管理不断创新发展，从而推进档案资料工作方案的转变。现阶段，高等职业院校档案资料供给量存在信息资源局限，运用方式单一和信息内容层次不足的现象。随着供给侧结构性改革的不断深化，高等职业院校档案管理工作应在优化档案资源、供给信息内容多样性等方面进行加强。充分利用现代科学技术，合理规划，搭建供给平台，优化服务流程，更好的为广大师生提供自主创新服务策略。

关键词：供给侧改革；高职院校；档案工作；服务策略

引言：

现阶段我国高校档案管理工作存在着许多新状况，必须从供给侧结构性改革方向，对院校档案管理开展体系梳理，并研究档案管理在社会主义制度下的经济体制中，怎样达到高等职业院校广大师生对信息服务日趋增长的需求量，解决现阶段高等职业院校大数据服务的结构上的矛盾，深化加强院校档案管理工作的实际效果，能够更好地推动院校发展趋势是如今我们面临的新课题、新挑战。

1.现阶段我国高等职业院校档案工作普遍存在的问题

1.1档案资料信息资源局限性

高等职业院校的档案资料不单单是在校学生、教育、科学研究领域的工作记录，也是院校在规划和发展历程中的实际情况和历史风貌。在传统化的档案管理中，有关部门通常把行政机关当作具体的服务目标，其具体范畴是以各单位的行政职位为主导，而民生档案问题往往得不到足够的重视。尽管目前院校档案管理单位拟定的整理收集范畴中也加强了民生档案相关的内容，然而其所占的比例仍然是微乎其微。

1.2 档案利用形式单一性

中国改革开放之前，国家档案馆几乎没有开放政策，在许多人的印象中，档案资料仅仅对本单位服务，通常不会对外开放。院校内部员工要想查询和阅览档案资料，通常要通过严格而规范的审核流程：首先经过有关单位上级领导的批准，再由学院有关负责人审核，亲自到档案管理部门才能够进行查阅；外来人员要想借阅档案资料，必须有相关的证明信等证明文件到院校进行审核，才能够上门查阅，而且只限查询和复印。^[1]登门查询档案的利用形式通常耗时费力，还无法达到一定程度的高效率。

1.3 档案信息管理手段的落后性

虽然特色化的档案利用需求正处于转变时期，但是高等职业院校档案单位的发展趋势仍然迟缓，许多档案管理的规章制度、管理体系都相对落后，其管理服务形式也比较单一化。许多院校缺少档案单位的工作人员，促使档案管理水平也比较落后，对外开放的服务仍然采取登门查阅形式，然而这类古老的查档形式已经无法达到不同查档者的需求，许多查档者还是希望档案管理服务能够得到提升。

2.供给侧结构层面下高等职业院校档案管理工作的服务策略

2.1进一步增强档案收集整理，优化档案资源，使其内容更加丰富化

档案资源是档案相关单位落实档案服务的前提。对档案资源开展优化，才能够突显档案信息内容的实效性，针对性，主导性。从目前的档案需求来讲，档案管理者应精准掌握高等职业院校的查档者针对民生档案的需求，实现以民为本，并将民生档案当作院校档案服务体系的重中之重，建立与院校中档案使用需求相一致的管理体系。主要来讲，一方面，院校档案有关部门应依据学校发展趋势，重新规划档案收集范畴，把和全体师生相关的个人档案当作收集的重中之重。^[2]另一方面，采取一定的有效措施、利用监管、检验技术手段，保障民生档案管理的完整性，与此同时也提升档案的品质保障，能够为全体师生给予更好的服务保障。

2.2促进信息化规划，简化管理流程，增强供给服务手段

档案利用是档案管理最主要的价值突显。考虑到某些历史因素，高等职业院校个人档案单位会采取查档时需要大量签字证明的管理制度，进而直接影响到查档者对其办理的效率。所以，相关部门应使查询流程简单化，例如可以利用出示有效证明文件、热线办理等形式。一方面，由于大数据的迅速发展趋势，查档者逐渐从上门查询向互联网拓展。简言之，档案信息服务不会再限于登门查询、当地查询，而是往全世界扩大。另一方面，档案运用的形式也逐渐从实体查询演变为远程服务。同时，院校个人档案有关部门应在优化档案资料的前提下，促使档案管理工作数字化精细化。这样做能够对原始纸质档案原件开展现代化管理，从而实现高效率。另外，可以对利用率高的民生档案优先开展现代化的转换，例如可以利用数码填报等现代化的技术手段，开展数据库的发展，一步一步推动民生个人档案线上索引的实现。最后，学院档案有关部门应该对各种类型水平的档案需求有着自主适应性，尽量减少流程繁琐的现象，更深层次的使利用流程简单化，改革并创新档案服务形式，使供给水平和内容最大程度上丰富化。

2.3 与现代信息技术相结合，改革创新服务形式，开拓供给推广

档案管理相关部门供给侧结构性深化改革，根本在于转变和改革，应在传统服务宗旨的转变理念的前提下，依据各种目标群体，充分调动档案服务的潜在力量，推动档案服务达到最高标准化。院校档案部门应自主学习前沿技术，充分利用现代化，利用微信等平台设计规划档案互联网网站，根据这类服务平台的构建，大力推动远程服务，从而满足查档者各种需求，具体可以从下面几个领域开展：首先是推送式服务。档案相关部门可以向客户主动推荐有使用价值的信息，例如国家新发放需要了解的材料，各方面的相关规定、专题讲座等。其次是利用微信大力开展档案业务的受理服务。凡是有微信平台的档案部门，都能够充分利用微信平台完成在线预约查档。由于事先预约，可以节省查档者的时间，还可以防止由于人工服务时间久、效率低等现象。

^[3]最后是搜索引擎功能。网站可以明确设置“线上查询”“个性化搜索”模块，查档者可以在文本框里填写文件相关信息，能快速获取想要查阅的资料。

3.总结

综合上面的分析可以看出，在供给侧结构性改革视角下，我们在高等职业院校档案管理工作中与时俱进，不断创新服务策略，取得了一定成效。但在不同层面、不同管理模式及技术创新模式上还存在效率不高的问题。下一步，我们将继续努力，尽快使高等职业院校可持续发展的服务需求得到充分满足。

参考文献

[1]陈玲.供给侧改革视域下高职院校档案工作存在的问题与对策[J].教育理论与实践，2020,40(12):20-22.

[2]陈玲.供给侧改革视域下高职院校档案工作建设路径研究[J].兰台纵横，2020,10(05):70-72.

[3]颜丙通.供给侧改革视域下高职院校校史馆建设路径创新[J].黑河学刊，2019,9(02):184-185.