浅谈如何做好综合办公室档案管理工作

浅谈如何做好综合办公室档案管理工作

韩卫卫

滨州市疾病预防控制中心 山东省滨州市 256600

摘要：随着时代的发展，单位加强办公室档案管理工作，既可以对当前经营现状有更为全面且深入的了解，为其后续战略规划的制定提供参考，又有利于社会各界了解单位当前的经验成果。因此，需要通过提高重视程度以及加强档案录入质量等具体方法，加强办公室档案管理工作力度，推动单位进一步发展。

关键词：综合办公室；档案管理

引言

档案管理工作的本质是针对既有历史文件予以集中性管理。档案管理工作在持续发展以及建设期间，保障档案管理工作质量是档案管理人员关键的工作内容。档案管理工作发展期间，需要结合当前管理工作状况以及未来发展趋势，对负责档案管理工作的人员予以培养，保证档案管理工作开展的标准化，建立标准的档案管理流程，并使得档案管理工作所具有的优势得到充分发挥，对现代化发展建设而言，具有积极作用与意义。

1综合办公室档案管理工作的重要性

事业单位的文书、档案在一定程度上记录着社会的发展历程，能够反映出某一阶段社会、群体、组织的发展情况。另外，办公室的文书档案还包括会议记录、谈话与审批情况等众多资料，记载了办公室的发展历程、活动开展和日常工作。因此，文书档案是记录发展的重要资料，文书档案的收集、保管成为了办公室的日常工作内容，加强文书档案的收集、管理，能够基于此实现科学决策，作为各种活动和工作的参考。文书档案的收集、保管工作关系到办公室的发展，并且时间越长，工作量越多，那么文书档案的数量也将会随之增加。办公室文书档案的收集、归档非常耗时，对于档案管理人员具有一定的要求，需管理人员具有一定的技术性。因此，加强文书档案的收集归档，是提高档案管理质量，是促进办公室档案管理工作长远发展的重要措施。

2综合办公室档案管理工作的不足

2.1管理工作负荷比较大

档案管理在业务活动中有着不可替代的作用，其不仅可以将资源档案保存下来，还可以对此类资料进行有效利用。但档案管理工作负担较重，比如当前随着部分事业单位规模的不断扩大，相关工作变迁等现象频繁发生，增加了档案管理工作的负荷，使管理过程中的工作量随之增加，对管理人员带来了巨大的工作压力。比如简单的信息录入工作，并没有充分发挥数字化技术的作用，其原因是实际建设过程中缺乏信息化技术的应用，无法实现电子材料的转换。由此可以看出，信息化建设在档案管理中有着不可替代的作用。

2.2忽视档案管理工作

我国系统的管理学理论是近代才成型的，所以许多单位管理行政人员本身专业性并不强，甚至许多单位的档案管理处于落后状态，特别是传统大规模单位应尤为注意。部分单位的管理部门为了展现部门存在价值，并没有结合档案分析单位实际情况，即制定许多目标。从某种程度而言，使得其他部门工作压力增加。同时，许多目标由于是盲目制定，往往最终难以实现，反而导致单位浪费大量的精力、人力以及时间成本。

3做好综合办公室档案管理工作的有效措施

3.1完善档案管理系统

在新时期，必须积极转变思想观念，顺应时代发展趋势，依据方便利用的原则，利用数字化管理模式改变传统档案，利用计算机快速准确查询所需档案，实现档案管理数字化发展。在大数据时代，档案管理应结合现代化手段将评价体系不断完善，组织优质的团队定期对不同层次的工作人员进行系统化培训，以此加大档案管理力度，进一步完善评价体系，在确保档案信息安全的前提下，杜绝违规现象的出现，从而使评价体系能够切实发挥出其实际意义。

3.2提高单位重视程度

档案管理工作对我国现代化单位制度完善而言极为重要，部分单位决策者以及管理者缺少对档案管理工作的认识以及了解，认为档案管理工作并无价值，且部分单位档案管理工作人员缺乏对档案管理工作的重视以及关注，在档案管理工作中缺少应有的责任感以及职业道德，且缺少档案管理理论知识以及实操经验，对档案事业在单位发展之中的战略价值以及意义缺少了解，工作期间容易出现失位的问题。故而，单位需要加强对档案管理工作的重视，并加强宣传力度，将所有档案工作列入单位工作日程之中，以此提高相关工作人员的重视程度，并采用“三纳入”与“三同步”制度，即归入单位战略发展规划、单位管理规章制度以及有关人员岗位职责，借此提高管理人员的责任心。“三同步”指下达工作、建言工作以及总结工作相关资料必须及时归档，且保证同步。另外，单位需要专门派遣一名管理人员负责档案管理工作，同时构建完善的管理部门以及组织结构，包括组建档案工作领导小组，聘用专职与兼职的档案管理人员，积极创造良好的工作条件，确保办公室档案管理工作能够依序开展。另外，办公室应定期对档案的总量、名称等基本信息予以统计，并详细记录档案的利用情况，比如何人或是何部门调阅、调阅时间以及调阅人信息等，并定期将统计结果上报主管部门。另外，管理人员需要定期针对档案内容予以全面检验，确认是否有缺损以及字迹褪色的问题，若存在，则需要第一时间予以修复以及复制，若发生特殊情况，及时向单位领导报告，以便处理。另外，单位还需要加大对档案的保护力度，因为许多档案依旧为纸质档案，所以需要避免档案在存储过程中出现褪色、受损、霉变以及丢失等问题，针对至关重要的档案，则需要采用更为精细的防护措施，建立防盗、防火、防尘、防虫以及防强光直射等防护措施，确保档案的安全性。

3.3需要进行文书档案管理方式的创新

文档文件信息管理各个阶段的管理方式要求是不同的。从信息管理的发展水平来看，在目前的文档归档阶段，有几个方面需要重点关注:第一，进一步提高基础业务的管理水平。即使文档文件管理达到了更高的信息化水平，但这并不意味着基础业务会失去相关性或完全废弃。现阶段，完全有可能用信息技术完成数字化文档文件，然后仔细保存这些数字化文档文件，通过文件编制研究将纸质文档文件变成记忆文物。与此同时，对于基础性内容来说，也需要强调业务工作以及档案在部署、检验中的同步性发展。与此同时也需要加强自身的业务工作学习，有效实现信息化内容与目前的档案管理工作的发展。这就需要文书档案管理的工作人员，跳出传统的管理范围以及理念，更多地了解各行各业是如何进行档案管理工作的，这样才能更好地进行专业知识的学习，将更多创造性思维有效地运用到文件档案信息的管理实践当中。

3.4对文书档案管理人员进行培训，增强管理意识

优秀的档案管理人员其自身的文书档案管理意识和专业的基础知识、文书档案管理技能都是必须要具备的，只有具备专业技能才可以提高文书档案管理效率。因此，办公室需进一步提高档案管理人员的专业技能，加强对相关人员的技能培训，提高文书档案收集归档工作人员的敏感性，要求能够熟练操作标准化的文书档案收集归档流程；同时，文书档案管理人员还需要积极学习新的管理方法，如电子档案的建立等；使工作人员可以意识到自己的不足，加以改进；通过鼓励有关工作人员在业余时间自行学习，或组织开展网络学习培训、学习《档案法》、参加各种档案建设项目等，提高相关工作人员的综合素养，保持他们的责任感、促进文书档案收集归档工作的程序化、合理化以及高效化发展。档案管理人员积极参与文书档案的收集归档工作，促进管理效率和管理质量的提升。

结语

单位加强办公室档案管理工作，既可以对当前经营现状有更为全面且深入的了解，为其后续战略规划的制定提供参考，又有利于社会各界了解单位当前的经验成果。因此，需要通过提高重视程度以及加强档案录入质量等具体方法，加强办公室档案管理工作力度，推动单位进一步发展。

参考文献

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