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摘要:随着时代的发展,单位加强办公室档案管理工作,既可以对当前经营现状有更为全面且深入的了解,为其后续战略规划的制定提供参考,又有利于社会各界了解单位当前的经验成果。因此,需要通过提高重视程度以及加强档案录入质量等具体方法,加强办公室档案管理工作力度,推动单位进一步发展。
关键词:综合办公室;档案管理
引言
档案管理工作的本质是针对既有历史文件予以集中性管理。档案管理工作在持续发展以及建设期间,保障档案管理工作质量是档案管理人员关键的工作内容。档案管理工作发展期间,需要结合当前管理工作状况以及未来发展趋势,对负责档案管理工作的人员予以培养,保证档案管理工作开展的标准化,建立标准的档案管理流程,并使得档案管理工作所具有的优势得到充分发挥,对现代化发展建设而言,具有积极作用与意义。
1综合办公室档案管理工作的重要性
事业单位的文书、档案在一定程度上记录着社会的发展历程,能够反映出某一阶段社会、群体、组织的发展情况。另外,办公室的文书档案还包括会议记录、谈话与审批情况等众多资料,记载了办公室的发展历程、活动开展和日常工作。因此,文书档案是记录发展的重要资料,文书档案的收集、保管成为了办公室的日常工作内容,加强文书档案的收集、管理,能够基于此实现科学决策,作为各种活动和工作的参考。文书档案的收集、保管工作关系到办公室的发展,并且时间越长,工作量越多,那么文书档案的数量也将会随之增加。办公室文书档案的收集、归档非常耗时,对于档案管理人员具有一定的要求,需管理人员具有一定的技术性。因此,加强文书档案的收集归档,是提高档案管理质量,是促进办公室档案管理工作长远发展的重要措施。
2综合办公室档案管理工作的不足
2.1管理工作负荷比较大
档案管理在业务活动中有着不可替代的作用,其不仅可以将资源档案保存下来,还可以对此类资料进行有效利用。但档案管理工作负担较重,比如当前随着部分事业单位规模的不断扩大,相关工作变迁等现象频繁发生,增加了档案管理工作的负荷,使管理过程中的工作量随之增加,对管理人员带来了巨大的工作压力。比如简单的信息录入工作,并没有充分发挥数字化技术的作用,其原因是实际建设过程中缺乏信息化技术的应用,无法实现电子材料的转换。由此可以看出,信息化建设在档案管理中有着不可替代的作用。
2.2忽视档案管理工作
我国系统的管理学理论是近代才成型的,所以许多单位管理行政人员本身专业性并不强,甚至许多单位的档案管理处于落后状态,特别是传统大规模单位应尤为注意。部分单位的管理部门为了展现部门存在价值,并没有结合档案分析单位实际情况,即制定许多目标。从某种程度而言,使得其他部门工作压力增加。同时,许多目标由于是盲目制定,往往最终难以实现,反而导致单位浪费大量的精力、人力以及时间成本。
3做好综合办公室档案管理工作的有效措施
3.1完善档案管理系统
在新时期,必须积极转变思想观念,顺应时代发展趋势,依据方便利用的原则,利用数字化管理模式改变传统档案,利用计算机快速准确查询所需档案,实现档案管理数字化发展。在大数据时代,档案管理应结合现代化手段将评价体系不断完善,组织优质的团队定期对不同层次的工作人员进行系统化培训,以此加大档案管理力度,进一步完善评价体系,在确保档案信息安全的前提下,杜绝违规现象的出现,从而使评价体系能够切实发挥出其实际意义。
3.2提高单位重视程度
档案管理工作对我国现代化单位制度完善而言极为重要,部分单位决策者以及管理者缺少对档案管理工作的认识以及了解,认为档案管理工作并无价值,且部分单位档案管理工作人员缺乏对档案管理工作的重视以及关注,在档案管理工作中缺少应有的责任感以及职业道德,且缺少档案管理理论知识以及实操经验,对档案事业在单位发展之中的战略价值以及意义缺少了解,工作期间容易出现失位的问题。故而,单位需要加强对档案管理工作的重视,并加强宣传力度,将所有档案工作列入单位工作日程之中,以此提高相关工作人员的重视程度,并采用“三纳入”与“三同步”制度,即归入单位战略发展规划、单位管理规章制度以及有关人员岗位职责,借此提高管理人员的责任心。“三同步”指下达工作、建言工作以及总结工作相关资料必须及时归档,且保证同步。另外,单位需要专门派遣一名管理人员负责档案管理工作,同时构建完善的管理部门以及组织结构,包括组建档案工作领导小组,聘用专职与兼职的档案管理人员,积极创造良好的工作条件,确保办公室档案管理工作能够依序开展。另外,办公室应定期对档案的总量、名称等基本信息予以统计,并详细记录档案的利用情况,比如何人或是何部门调阅、调阅时间以及调阅人信息等,并定期将统计结果上报主管部门。另外,管理人员需要定期针对档案内容予以全面检验,确认是否有缺损以及字迹褪色的问题,若存在,则需要第一时间予以修复以及复制,若发生特殊情况,及时向单位领导报告,以便处理。另外,单位还需要加大对档案的保护力度,因为许多档案依旧为纸质档案,所以需要避免档案在存储过程中出现褪色、受损、霉变以及丢失等问题,针对至关重要的档案,则需要采用更为精细的防护措施,建立防盗、防火、防尘、防虫以及防强光直射等防护措施,确保档案的安全性。
3.3需要进行文书档案管理方式的创新
文档文件信息管理各个阶段的管理方式要求是不同的。从信息管理的发展水平来看,在目前的文档归档阶段,有几个方面需要重点关注:第一,进一步提高基础业务的管理水平。即使文档文件管理达到了更高的信息化水平,但这并不意味着基础业务会失去相关性或完全废弃。现阶段,完全有可能用信息技术完成数字化文档文件,然后仔细保存这些数字化文档文件,通过文件编制研究将纸质文档文件变成记忆文物。与此同时,对于基础性内容来说,也需要强调业务工作以及档案在部署、检验中的同步性发展。与此同时也需要加强自身的业务工作学习,有效实现信息化内容与目前的档案管理工作的发展。这就需要文书档案管理的工作人员,跳出传统的管理范围以及理念,更多地了解各行各业是如何进行档案管理工作的,这样才能更好地进行专业知识的学习,将更多创造性思维有效地运用到文件档案信息的管理实践当中。
3.4对文书档案管理人员进行培训,增强管理意识
优秀的档案管理人员其自身的文书档案管理意识和专业的基础知识、文书档案管理技能都是必须要具备的,只有具备专业技能才可以提高文书档案管理效率。因此,办公室需进一步提高档案管理人员的专业技能,加强对相关人员的技能培训,提高文书档案收集归档工作人员的敏感性,要求能够熟练操作标准化的文书档案收集归档流程;同时,文书档案管理人员还需要积极学习新的管理方法,如电子档案的建立等;使工作人员可以意识到自己的不足,加以改进;通过鼓励有关工作人员在业余时间自行学习,或组织开展网络学习培训、学习《档案法》、参加各种档案建设项目等,提高相关工作人员的综合素养,保持他们的责任感、促进文书档案收集归档工作的程序化、合理化以及高效化发展。档案管理人员积极参与文书档案的收集归档工作,促进管理效率和管理质量的提升。
结语
单位加强办公室档案管理工作,既可以对当前经营现状有更为全面且深入的了解,为其后续战略规划的制定提供参考,又有利于社会各界了解单位当前的经验成果。因此,需要通过提高重视程度以及加强档案录入质量等具体方法,加强办公室档案管理工作力度,推动单位进一步发展。
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