回顾干部档案历史，积极应对新形势下的人事档案工作变化——以南京脑科医院为例

回顾干部档案历史，积极应对新形势下的人事档案工作变化——以南京脑科医院为例

王 艺

南京脑科医院 江苏 南京 210029

【摘要】在我党百年华诞开展学习党史活动之际，简短重温干部人事档案的历史，从而践行党中央学史明理、学史增信、学史崇德、学史力行的要求。通过人事档案发展史的变化来理解发展是硬道理这句话的意义，从而通过总结近年的人事档案工作变化，来进一步思考工作创新。

【关键词】人事档案；新形势；干部档案历史；档案电子化

一、人事档案的历史形成过程分析

人事档案的起源是我国历史初期的相关人事管理活动，即最早形成于我国的官吏选拔活动当中，是当时选拔官吏时候的最为重要的凭证之一^【1】。

历经抗日战争、解放战争、新中国成立，人事档案逐步发展。1956年8月，第一次全国干部档案座谈会上制定了我国第一部干部档案工作法规----《干部档案管理工作暂行规定》。1980年2月第二次全国干部档案工作座谈会上，讨论和制订了《关于加强干部档案工作的意见》、《干部档案工作条例》、《干部档案整理办法》等纲领性文件，我国干部档案工作步入正轨^【2】。

伴随着社会经济的高速发展，以及信息化技术的不断革新，人事档案管理工作也需要积极的做出变革与创新。在这样一个新形势下的时代背景中， 2014年颁布了《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》，《意见》中指出了档案工作在新形势下面临的主要问题：面对新形势、新任务、新要求，档案工作还存在一些不适应的地方，档案干部队伍素质需要进一步提高^【3】。

由此可见，人事档案管理工作人员的工作理念革新，以及工作方式的现代化创新都是必不可少的，以下笔者将针对新形势、新任务、新要求下人事档案管理工作的发展和需求进行阐述。

二、人事档案管理工作所面临的新形势

1．信息技术应用下的管理手段变革

在信息技术高速发展的这一新形势社会背景下，我国的人事档案管理工作也随之迎来了电子化管理。而所谓的电子化管理，就是充分利用电子信息技术，包括电脑等硬件以及系统等软件来对人事档案的信息进行录入、统计与管理。相较于传统的人工纸质管理，电子化管理更加高效，同时不易形成信息丢失的问题。具体而言，人事档案电子化管理的工作形式主要可以归结为以下两个方面，首先就是档案整理工作的电子化，其次就是人事档案信息的电子化。

（1）人事档案整理工作的电子化是大家非常熟悉的一种电子化管理工作形式，即通过电脑的使用来进行人事档案信息的录入。这样一种工作形式相较于传统的人工手抄形式更加快捷，同时更不容易出现错误，是一种进化型的工作形式，更加高效、更加精准。

（2）人事档案信息的电子化，同样是当前人们都较为熟悉的一种电子化管理形式。其通过以人事档案的原始材料为蓝本，充分利用信息维护系统来进行相关信息的录入，从而建立起一套完整的、精确的人事档案信息管理数据库，或者是个人档案信息电子表格。在这样一个数据库或电子表格当中，所包含的基础信息通常有职工姓名、性别、出生年月、学历、入党团时间、参加工作时间、职务、职称、工资、离退休时间等，均属于日常常用信息。

2．人员流动扩大下的管理模式变革

自上世纪50年代，我国人事档案管理工作出现以来，为保障其高效、高质运作，国家有关部门出台了一系列的规章制度与法律法规来进行规范管理。例如在1996年7月修订的《中华人民共和国档案法》中曾明确指出：人事档案作为国家档案的重要组成部分之一，其所有权归国家所有，同时其管理手段为强制性的归口管理。基于这样一种管理制度，我们可以明确得出结论，我国的人事档案具有以下三个特性，分别是强制性、严肃性和唯一性。

（1）基于严肃性和唯一性的特点，人事档案利用工作的开展更具多样化

在当前市场经济高速发展的全新形势下，人事档案管理的政治化和神秘性相对变低，人事档案管理开始以多样化的形式走入寻常百姓生活中，更多的为广大职工攻读更高学历、职称晋升、乃至财产、住房继承公证等等诸多事宜提供原始证明材料。

（2）基于新形势下的人事制度改革，人事档案管理工作的开展愈发社会化

自改革开放以来，我国众多传统意义上的企事业单位开始步入市场，其有效的促进了社会经济的发展和社会竞争模式的变化。由此，在这样一个全新的形式之下，越来越多的“单位人”开始下海转变为“社会人”，激增的流动人员对人事档案管理工作提出了全新的要求。

笔者对本院2000-2020共计20年的档案转出情况进行了统计分析，从数据图表中能更明晰的看到这种变化趋势。

图中的横坐标为年份（2000年—2020年），最后一项坐标为各项“转档原因”20年的合计数

在流动人口激增的新时代环境背景下，为了加强对无业人员的管理与保障，国家出台了多项社会福利与保障制度。例如规定辞职或者失业的具有城镇户口的居民在未找到工作的情况下可以将人事档案转回户口所在地，以灵活就业人员身份自主缴费参与城镇居民社会保险，其中包含有养老保险与医疗保险两项保险类别。这些举措为未就业人员提供了最基本的社会保障，解除了劳动者的后顾之忧，从而对维护社会稳定和促进劳动力合理流动、促进城镇化发展有着重要作用。

三、人事档案管理工作所面临的新任务

如今，全新形势下的人事档案管理工作所面临的新任务就是人事档案的电子化工作，它是时代发展下人事档案管理工作的一种全新工作形式与手段。

1.首先，是人事档案信息的电子化。其工作内容实际上就是将传统纸档的电子档案通过人工录入的方式或者电子扫描录入的形式转化成为电子档档案。通过完成电子档案的录入，更有利于档案的管理和信息的检索，可以显著提升人事档案管理工作的效率与质量。

2.其次，是人事档案材料的电子化。在人事档案材料的管理工作中，由于是纸档档案材料，所以其对于存储库房有着一定的要求，包括防火、防盗、恒温、恒湿等等。除此之外，人事档案材料管理工作人员还必须要具备非常良好的工作防范意识，包括防火意识和防水意识等。而通过人事档案材料的电子化，可以在相关意外事件发生的时候最大化的降低档案信息损失程度，因为就算是遇到火灾烧毁了硬件设施，还是可以通过备份档案进行信息重建。

四、人事档案管理工作所面临的新要求

人是人事档案管理工作中的主要力量，为此，积极强化人事档案管理工作人员的素质素养至关重要，是人事档案管理质量提升的基础保障。

1.积极培养高素质复合型人才

无论社会如何发展，以及人事档案管理制度如何创新，档案原始材料的保管都是档案工作的根本。为此，在提升档案管理工作人员信息化能力的同时，还需要全面加强人事档案管理工作人员对实质档案材料管理的严谨性和专业性。

2、强化各管档部门人事档案的同质化管理

（1）有的机构做事很规范，拿到档案后先核对目录，然后核查重点的和必交的材料，未归档的先要求去补齐，实在补不到的，做出备注让辞职者签字，这是一种符合规范、同时也对委托者负责的工作方式。

（2）有的机构则不然：档案不拆封、不核对、直接入库。这样，接手的下家如果发现档案中缺材料，也跟他们不相干。对这种工作方法的优劣不做评判，但是绝不能算对委托者负责任。

（3）曾经还遇到过：档案拆封后，柜台工作人员让委托人拿着自己的档案，将每份材料的标题抄录在白纸上，并签上自己的名字，算是形成档案目录且委托人核对认可了。这是严重违背档案管理规定的：当事人不可以接触自己的人事档案。何况有时候服务柜台上人多时，还拿到远离工作人员视线的地方去抄录，使档案承受风险。

因此，充分强化各管档部门的人事档案同质化管理意义重大。

结论

目前，上至中组部下至省、市、县组织部门都在逐步开展“干部人事档案专项审核全覆盖”工作，是全社会人事档案管理同质化的最好推手。其标准统一、覆盖面广，可促使从事干部人事档案工作的审核人员经过统一标准的培训来进行同质化的工作，从而有效促进人事档案的高效化、人性化以及社会化管理。

参 考 文 献

【1】《谈人事档案模式的发展——社会化、开放式管理》 庄永红、黄晓艳《中国科技信息》 2005年

【2】《谈人事档案模式的发展——社会化、开放式管理》 庄永红、黄晓艳《中国科技信息》 2005年

【3】《人才弃档现象印发人事档案工作的几点思考》 张新芳 《中国科技信息》2005年