医院电子档案管理的应用性研究

医院电子档案管理的应用性研究

吴善锋

山东第一医科大学第三附属医院（山东省医学科学院附属医院）山东济南 250031

摘要：伴随着医院的发展和医院信息化建设的不断推进，日益增多的电子档案在医院管理中的作用日趋显现。当前，对于如何做好医院电子档案管理工作，更好地发挥它的效能，已成为业内人士普遍关心的问题。本文结合医院实际，从电子档案管理存在的问题以及改进措施和有效利用等方面作如下探讨。

关键词：医院电子档案管理 存在问题 改进措施 有效利用

随着现代化医院改革的深入，电子档案管理在医院各项管理工作中逐渐发挥起更重要的作用。有效的电子档案管理工作有利于提高医院管理水平以及工作效率，但目前多数医院电子档案管理工作存在专业性和规范性欠缺的问题，因此，如何真正做好医院电子档案管理对医院管理规范化而言成为急需解决的问题。

1. 存在问题

　1.1 人员结构不尽合理。目前来看，医院档案管理人员普遍存在专职工作人员偏少，整体年龄偏大以及缺乏相关的专业知识和管理技能等问题，特别是在信息化技术方面存在着明显不足。另外，医院对于档案工作人员的投入不够，导致人员流动性大，且大多数在岗人员电子档案管理的专业知识不足，导致医院电子档案管理存在诸多待完善问题。

1.2 工作制度不够健全。档案管理工作缺乏详细规划、工作流程和制度管理，使得工作人员管理意识不强，在档案使用的过程中规范性不足，可能出现任意取用以及收纳不及时等问题。首先，对于医院档案管理人员应当加强制度规范，及时进行制度更新。其次，应当按照制度规范给予补充专业知识及专业技能培训的机会，为落实工作制度提供良好环境。

1.3 管理标准不够统一。在形成较为健全的工作制度的基础上，如无法形成统一有效的档案收集和管理标准，则可能造成档案管理效率和档案使用效率双双低下的问题出现。比如，收集要求、编码技术、检索口令、浏览平台、音频格式等标准不一，会造成档案积累在源头上开始混乱。一旦档案资料收集标准不一致，则会出现即使花费大量财力物力对资料进行整合，却无法自如使用的困境，最终造成档案资料失去留存的意义。

1.4经费投入明显不足。电子档案的管理相对于其它档案管理经费投入比较大，往往需要比较完善的网络平台和硬件设施。计算机、扫描仪等硬件设施和档案管理系统平台等软件的配置，以及这些软硬件设施的质量维修、后期保养以及软件平台的维护等都需要支出相应经费。

1.5工作职责不够明确。从医院档案管理的现状来看，行政和党务档案的管理通常是由行政办公室的综合档案室负责，医疗病例管理则由病案室负责，人事档案管理由人事科负责，电子病历和日常业务电子信息由信息科负责管理，其他档案则由各科室自行管理，这样就形成了多个部门、多头管理的现象。这一现状反映了当前档案管理线条凌乱，各科室工作职责不明朗，致使档案管理工作缺乏职责规范化化管理。

2. 改进措施

2.1加强学习，培养队伍。首先，要进一步加强对档案管理部门工作人员的培训力度以及专业人才的引入力度，及时掌握医院信息技术、网络安全技术和医学方面的知识，不断提高档案管理人员的业务能力。面临电子档案新需求，应当尽快打造一支专业化、现代化的档案管理人才队伍，确保专职人员数量，高效完成电子档案管理工作。其次，还应当加强医护工作者对电子档案管理基本知识的了解，多做宣传宣讲，提高院内工作人员对档案的重视程度，继而在日常工作中及时收集和保存相关电子文件资料，以便于日后工作的总结和信息整合。

2.2 建章立制，规范管理。电子档案在收集、归档、保管等各个阶段的工作制度亟需加强。医院应当依照实际情况制定医院电子档案动态管理制度，明确电子档案的保管权限和保存期限，让档案管理的方式更加规范化和标准化。从电子档案的收集、立卷到归档、分类都要制定统一标准，使电子档案从立卷到归档、检索、使用全流程都能够有章可循。

2.3 健全组织，加大投入。首先，成立工作小组并由分管领导任组长，加强协调，形成统一的医院档案管理体系，解决多头管理的混乱现象，以保证电子档案管理的安全性和系统性；要落实档案管理责任，不断强化综合档案室的管理力度，努力发挥其辐射和带动作用；针对人事档案和病案管理的特殊性，要强化监督，加强培训，指导其做好电子档案的管理工作；要加大电子档案管理所需硬件和软件的投入，配备性能和质量水平较高的电子硬件设备，选用安全性较高的系统软件，以保证电子档案管理工作的效率和安全。 　

3. 有效利用

在强化管理的同时，要充分发挥电子档案的优势，使其更好的服务于医院建设和发展。其利用主要有以下三种方法：

（1）提供拷贝利用。电子档案具有优于传统纸质档案的复制性和传播性，管理人员可以将电子档案拷贝到移动硬盘、U盘等存储设备以提供给信息使用者。在进行拷贝利用时应当注意电子文件是否以标准格式储存，以便使用者在常见的显示软件中投放使用。

（2）网络传输利用。就是通过计算机网络直接进行传输，利用者可以通过这种方法比较直观的获得电子档案；医院的远程会诊就是通过这种利用方式获取视频、图片、语音等电子信息；由此可见，通信与计算机技术的结合，无疑为我们提供了广阔的网络环境空间，极大了的方便了利用。

（3）直接取得利用。档案使用者通过档案部门的网络或平台直接查询电子档案。直接使用的方法要求有一定的设备技术支持，但其也具备其他两种利用方式所不及的优点，即档案需求者可以获得提供方的技术支持，当检索设备出现问题时还可以申请检修，实现一份电子档案多位读者同时共享的效果，充分节约档案管理的时间和空间。

在电子档案的利用过程中，首先，应当做好电子档案使用权限的认定及审核，对档案资源设定申请权限，要求使用者在没有上级申请的情况下只能查阅本人权限以内的电子资料。其次，要加强电子档案的保密管理。存储电子档案的设备应标明档案的密级，不同密级的电子档案需分类保存，对于内容不是完全开放的电子档案则应当限制移动存储，对于确需提供拷贝的情况，必须在有效监控下进行。最后，对于电子档案数据库应当做好集中管理，加强密钥检查，定期对数据存储设备的防盗性和安全性进行测试与检查，及时更新病毒库以防攻击。

　 4. 结束语

医院档案管理是医院管理中的重要组成部分，而加强医院电子档案管理工作是做好医院档案管理工作的关键。新时期电子档案的管理和使用对医院和档案管理工作人员提出了更高要求，医院应该立足自身实际，不断完善电子档案管理的机制体系，加大信息化软硬件投入及专业人才的培养和引入，使医院电子档案管理实现不断规范化、标准化、系统化。档案管理工作人员要努力提升自身素质和业务能力，不断更新学习电子档案管理知识，进一步促进医院电子档案管理工作的发展，从而更好的服务于医院的建设和发展。

参考文献

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