事业单位档案管理规范化及档案利用效益分析

事业单位档案管理规范化及档案利用效益分析

栾爱强

安丘市中医院 262100

摘 要：随着当今社会的不断发展和进步，事业单位需要负责更多的事务，对人才的需求量在不断地提高。事业单位的档案管理工作是事业单位管理中重要的组成部分，由于档案管理工作具有保密性以及公共服务性等方面的特点，在其发展的过程中容易受到各方面的限制。然而档案管理工作具有无可替代的作用，因此在档案管理工作中，还需要根据时代发展进行创新，使得档案管理更加规范和正规。本文将对事业单位中档案规范化管理的重要性进行介绍，讨论如何对事业单位档案进行规范化管理，让档案利用效益得以提升。

关键词：事业单位；档案管理；规范化；档案利用效益

在事业单位的档案管理中，必须要进行规范化和标准化进行管理，使得档案管理能够进行可持续的发展。当前很多事业单位在档案管理方面存在着认识不足，管理不到位的情况，这对于档案管理工作质量的提升非常不利，只有积极的采取措施，对档案管理工作进行创新和改革，积极推进规范化档案管理工作流程的建设，才能让事业单位档案管理工作的质量可以获得明显的提升，让档案能够最大程度的发挥其价值。

1. 事业单位中档案管理工作的重要性

档案是对过去发生事件的真实记录，能够真实的反映出一个人的过往，是非常具有参考价值的历史记录，对于事业单位来讲，档案管理工作的重要性不言而喻，通过管理档案，能够了解员工过去所经历的事件，能够让单位领导对员工进行更准确的判断，同时档案还为事业单位的建设与发展提供了重要的参考资料。通过汇总事业单位的信息和资料，能够让事业单位更加长期稳定的发展，通过合理的应用事业单位的档案，可以为单位内部员工的管理工作提供重要的依据，通过对单位员工的档案进行查询，可以更加准确的判断员工的素质和能力，使得单位领导可以更加客观的对员工进行评价，使得优秀的人才有更多的发展机会，让单位内部的岗位可以合理的进行调整。

能够看出，做好档案管理工作对事业单位来说具有非常重要的意义，通过规范化的档案管理，能够让事业单位持续发展，使其工作质量在一定程度上提高，对提高员工工作积极性来说具有非常显著的作用。随着我国事业单位的发展，需要管理的档案数量只会持续的增多，档案管理的难度将会越来越高，为了让事业单位的档案管理工作能够更好的和时代接轨，适应社会的现代化发展需求，必须对档案管理工作进行规范化处理，只有这样才能保证事业单位更加稳定和健康的发展。

2. 事业单位进行档案管理过程中常见的问题

1. 对档案规范化管理的认识有失偏颇。档案规范化管理能够推动事业单位向着现代化、科学化管理的方向进行发展，能够让单位的工作质量和效率在一定程度上得到提高，然而有一部分事业单位对档案规范化管理存在认识不足的问题，认为档案规范化管理并不足以为单位带来经济效益，单位的领导对档案管理方面重视严重不足。还存在一些事业单位由于人力和财力等方面存在着不足，使得规范化档案管理的工作难以贯彻落实^[1]。

2. 对规范化档案管理缺乏认识。很多人都错误的认为档案规范化管理是没有必要的，认为其难以让单位获得更高的收益，这都是对档案规范化管理认识不足而形成的观点，这使得一些事业单位的领导对档案管理工作的重视程度不高，将其当做后勤工作，这就会让单位档案管理岗位变成闲职，工作人员的积极性不断下降，导致出现档案管理敷衍了事的情况。

3. 加强事业单位档案规范化管理的措施

1. 改变事业单位领导对档案管理的看法

想要让单位中能够规范化进行档案管理，首先应该扭转部分领导对档案管理抱有的态度。事业单位的领导是对单位内各项工作进行管理的决策者和指挥者，只有事业单位的领导能够转变思想，重新认识和重视事业单位的档案管理工作，才能让单位的档案管理工作有效、规范的展开。事业单位领带必须要加强对档案管理工作的指导力度，将其看做单位发展的任务和目标之一。

其次事业单位的领导应该对档案管理人员进行重视，了解档案管理工作人员的工作内容，对其工作中遇到的实际问题，例如人才需求、资金需求等进行解决。事业单位应该加大力度引进具有档案管理专业技能的人才，提高对档案管理工作的资金投入，更新现代化档案管理设备，争取在短时间内将档案管理工作成传统管理转向现代化管理。

最后单位领导应该重视档案管理的法制化建设，加大对《档案法》的宣传力度，坚持依法建档、管档、用档。在对员工进行绩效考核的时候，单位领导需要将档案管理的科学化和规范化纳入对档案管理人员的考核当中，让档案管理人员能够加强依法管档的重视，使其明确档案管理的重要性。

总之，想要让事业单位的档案管理能够建设的更加规范，就需要让事业单位从根本上改变对档案管理的固有认识，提高单位领导对档案管理的重视程度，从思想、行为和政策方面，对单位档案管理工作进行全面的支持。

2. 将档案规范化管理的制度进行完善

传统的事业单位档案管理工作制度存在着很多的问题，这会使得档案管理程序非常混乱，标准化和规范化程度不足。在新时期，建立健全的事业档案管理相关的制度，能够让单位档案管理更加科学与规范。

首先，在进行档案收集的过程中，就必须要建立相关的制度和标准，对入档的资料内容进行明确的定义划分，这样可以保证档案录入准确和有效；其次，在对档案进行录入的过程中，需要建立相关的制度标准，让档案录入可以更加规范和完整。在将档案入馆的时候，需要有相关的制度对档案其进行规范，让档案可以依法按时的归档，让符合标准的数字化档案和纸质化档案统一进行入馆。

除此以外，还应该对档案管理的服务水平进行规范化，让档案管理人员的服务制度可以更加完善，用相应的制度提高档案的利用效率^[2]。

3. 加强事业单位对档案管理人员的管理

档案管理工作的规范和程度和档案管理人员的技术水平与素质存在着必然的联系，如果档案管理人员足够优秀，事业单位的档案管理将更容易实现规范化。在新时期下，事业单位对档案管理提出了新的要求，需要提高档案规范化管理的水平，应该重视对档案管理人员进行培训，使其具有主动学习的意识，更加积极的参与到相关业务知识的培训以及法律制度的学习当中，尤其需要加强对现代化信息技术的加强和应用。新时期下档案管理工作人员必须抱有足够的危机感，认识到只有具有优秀管理能力的档案人才才是事业单位发展所需要的，要鞭策自己和单位发展的步调相一致，用更高的标准来约束自己的言行。

4. 事业单位档案利用的效益

档案的价值主要体现在利用方面，能够将档案进行高效的运用，也是体现档案管理水平的重要方面。加强事业单位档案广泛化管理的最终目的，就是为了能将档案更加高效的进行运用，只有能够将档案的利用效率进行提升，才能让事业单位中的档案更好的为事业单位发展提供帮助，为单位内部生产、科研和决策提供服务。从目前来看，我国很多事业单位并没有将档案进行充分的利用，应用水平还处于相对初级的阶段，在需要查询档案信息的时候，难以在最快时间内检索到需要查找的内容，这就使得档案资源被浪费。当前事业单位应该加强对档案检索工具的更新，将过去的人工检索模式转化为智能化检索，让档案检索的速度得到提升，提高档案的利用率，使档案管理的服务水平得到提升，让档案能够为事业单位的发展提供更多的服务。

结束语：

在如今信息化的时代下，事业单位不需要加强对档案管理的重视程度，规范化进行档案管理，提高档案的利用效率，这样才能科学调整单位内部岗位结构更加充分的利用人才。

参考文献：

[1]刘洋.关于提高事业单位档案管理规范化水平的探讨[J].黑龙江档案,2021(04):216-217.

[2]瞿庆玲.事业单位档案管理规范化及档案利用效益研究[J].城建档案,2021(01):70-71.