信息化背景下档案管理工作存在的问题及对策建议

信息化背景下档案管理工作存在的问题及对策建议

刘才源

哈尔滨市松北区人才交流中心 黑龙江哈尔滨 150000

摘要：中华人民共和国政府的7次国务院政府机构改革对档案管理提出了更为严格的要求，为了保证档案管理在信息化时代的顺利进行，本文首先分析信息化背景下档案管理工作中存在的问题，进而针对问题提出解决方案，进而促进档案管理工作的规范发展，提升办事效率。

关键词：信息化；档案管理；问题研究

政府机构的大幅改革给档案管理带来了巨大的挑战，不仅在原有的完整性、准确性上提出了更为严格的要求，更是要求档案管理跟上信息化时代的脚步，为政府工作、人员流动以及群众办事提供便利。因此，研究信息化背景下档案管理存在的问题及解决措施具有很强的现实意义，是中国社会正常发展的必需。

当前社会发展已进入信息化时代，档案管理的信息化进程使得管理难度有效降低，信息化在极大程度上降低了人们对纸质档案的依赖程度，但同时档案的信息化发展也带来诸多弊端，这为人们正常的生产生活工作带来不便，对档案的信息化工作加强体系管理迫在眉睫。

1 档案信息化内涵及意义

建立档案是保管有效资源的重要方式，档案能够确切记录人们的生产生活及商业、科研等信息。对档案进行信息化录入，随时供需求方查录翻阅对加快我国经济运行效率具有重要意义。档案信息化是指通过信息数字科技，将规模庞大的档案信息存储录档，存储在电子设备中。这一技术极大增大了档案的储备量，将信息的存储精度进一步提升，档案信息化技术的广泛应用对档案储存工作而言具有重大意义。使得档案的完备储存和实时调用成为可能，进而提供给政府、企业等信息管理部门进行实时处理。以有效提升政府企业等组织的工作效率，从而加快我国经济运行过程中的信息流通速率。

2 信息化背景下档案管理工作存在的问题

首先是档案信息利用率低的问题，伴随我国经济社会的飞速发展，数字信息科技的迅速迭代，档案存储方式同样转为信息化储存模式。档案信息化虽然给人们带来诸多便利，但相应弊端同样不容忽视。虽然档案信息化工作开展迅速，不过由于地方政府重视不足、资金拨付不及时等原因，导致部分地区档案信息化未达既定目标，同时由于地方档案管理人员较为落后的思想认知，使得有关配套设施缺乏，档案信息化的服务质量低，档案信息的利用率普遍不高，引起档案信息管理系统难以发展的困局。其次则是由于网络黑客入侵等原因，使得档案安全性得不到有效保证。由于网络同时兼具开放性及机密性，故而互联网常常处于不设防状态，网络信息安全时常受到冲击，档案信息泄露、篡取、损坏现象时有发生。再加上网络的不稳性及复杂性，使得信息缺陷及漏洞较为明显。而伴随档案信息对网络的依存度逐渐抬升，档案信息遭篡改、丢失的情况愈发严重。信息化背景下档案管理工作同样存在着人才培养不合理的情况，当下信息化档案管理人才匮乏，而档案管理人员年龄普遍偏大，导致信息化档案技术不能被充分发挥，由于档案信息化工作需要大量的资金投入，而政府管理人员往往对此认知不足，使得人才培养、设备投入方面资金不足的情况时有发生。

3档案信息管理过程的有关对策

3.1 开展档案管理“新基建”建设

首先应确保档案的信息安全得到保证，应当不断提高档案信息管理人员的安全意识，在思想认知层次让管理人员意识到档案维护的重要意义，并基于此设立科学的教育培训体系，并进一步增强使用人员的安全意识，建立完备的操作流程规范。我国人口目前已超过十四亿，其中多省人口数量超出一亿，这对档案保管提出了严格要求，不仅要求有足够的空间确保所有实体档案得到有效储存，同时要求保存期限的长效性，这对档案管理的相关基础设施提出了高标准。故而为确保档案管理工作的高质量展开，应由档案工作主管部门向当地人民政府请示经费及人员、技术支持，以确保档案管理工作的平稳有序进行，同时展开档案管理信息化新基建的相关建设工作，以此保证信息化背景下的档案管理工作协调发展。

3.2档案管理技术优化

建立与档案安全相关的防火墙、杀毒软件等复合防范体系，并以级段控制方式为不同级别用户设置不同访问权限。在互联网普遍发展的当下，档案管理软件的效用设计应与人民群众的关切需求相符应，如让群众在家便能有效完成档案信息的上传及验证。软件后台则能有效对相关信息进行精确处理，以实现人工用度的有效缩减，为政府、机构、个人带来体系便利性。而各省市间档案信息彼此阻隔的原因之一是信息管理软件的不尽相同，这要求有关技术团队着力开发全国通用的档案信息管理系统，以加快档案信息调动、互通效率，新系统应兼顾信息搜集、处理、搜索、应用的复合功能。

3.3 全国统一规范化管理

在档案信息化管理过程中，政府部门应出台全国统一的有关规范，对档案缺失情况的处理、记载、归类做出有效规定，并即时组织相关档案管理人员进行实时学习。对档案管理细则进行实践解读，以使工作人员对细则如何实施有着充分了解。并对工作人员学习过程中的交流做出积极倡导，可以总结经验并在会上做出汇报，以集思广益，切实解决管理过程中发生的重难点问题。上级部门应即时答复有关问题，以此推进档案的规范化管理进程，从而为信息档案的全国统一性管理体系建立打下基础。与此同时还应加强管理队伍建设，对相关管理人才进行专业化培训工作，这要求在人员招聘过程中提高入职审核标准，并要求掌握一定信息处理能力等必备技能。在人员编制上应逐步趋于年轻化，招收富有创新精神的相关人才，以助力档案信息化工作领域探索的进一步展开。

3.4建立档案管理信息化制度，提升档案信息安全管理水平

在实现档案管理信息化建设的同时，相关档案管理人员需要明确一点,即档案信息安全。如果不能够保障所有档案信息的安全，那么各单位所为档案管理工作付出的努力则会归之于零。如果想要切实保障档案信息化安全，相关档案管理人员可以结合国家相关法律文件来进行档案管理信息化建设制度，例如，可以结合国家新近颁布的国家标准《电子文件归档与管理规范》来进行档案管理信息化建设制度的制定与完善，以此来保障档案资源信息安全。对那些尚未取得授权、通过非法途径获取相关档案信息资源的用户进行严格惩罚，必要时追究其法律责任。

3.5 加大档案管理信息化建设资金与硬件投入

确切来说，信息化档案管理建设是一项复杂且长期的工作，并不是立刻就能够成功的，是需要大量时间、大量资金、人力资源以及各种信息化技术设备的投入才能够保障的。在实际档案管理工作中，相关档案管理部门应与国家相关部门进行深入沟通与协商来获得专项财政资金拨款用于档案管理信息化建设。除此之外，档案管理部门可以充分发挥社会群众的力量，引进社会资金来促进档案管理工作信息化建设。当然，在实现档案管理信息化建设的过程中，相关档案管理人员需要注意到一点，那就是档案管理人员的配置，除了基本档案管理专业人员之外，还需要注重技术人才的引进。

结语

总而言之，信息化时代背景下，档案管理工作的信息化的发展与建设是必然趋势，也是时代发展的必然结果。因此，在日常工作中，各档案管理单位或机构都应该结合自身档案管理实际情况，积极采取有效解决措施，注重信息化技术与设备的引进与应用，从而才能够促进档案管理信息化建设的良好发展。

参考文献

［1］杨银霞.信息化背景下档案管理工作现状与优化策略［J］.商品与质量，2019(30):41.

［2］施颖.信息化背景下文书档案管理工作的对策［J］.青春岁月，2019(32):465.