信息化时代下的档案管理人员要求

信息化时代下的档案管理人员要求

胥卫强

潍坊市潍城区房产交易和产权信息中心

摘要:社会发展进入了信息时代，档案的信息管理成为时代的要求，纸质档案转型升级为电子档案成为发展趋势。档案是信息的真实记录，是社会发展的历史资源。加强档案的安全高效管理成为档案工作的重点。档案管理人员工作标准和要求的提升成为基本的工作保障。为此，本文围绕档案管理工作的新要求，提出档案管理人员应具备的素质和能力，提供基本的档案借鉴。

关键词:信息化时代；档案管理；素质要求

如今，档案作为一种特殊的档案信息资源，已经与日常工作生活密切相连，时代发展需要档案工作更加科学，更加规范和更加高效。随着信息技术的发展，档案的生成方式和管理方法发生了根本性的升级，信息化手段管理档案成为一种工作常态。同时，信息化需要专门的信息技术人员才能实施和开展，这对档案人员的综合素质提出了严峻的考验，需要提升档案人员的信息操作应用能力水平，胜任档案信息化管理的要求。

一、信息时代下档案的区别和特点

档案是社会发展无可替代的信息记载，，目前，档案的基本形式除纸质形式档案外，还有信息化形式下的电子形式档案。纸质和电子档案除了生成方式不同，还有其本质的区别和不同，最是明显的是载体不同和存放方式不同。电子档案是以数字形式存储于专门的数据库之中，纸质档案保存形式是纸张。显而易见，保存形式决定了其利用方式也不会相同，并且差异性较大，电子档案借助计算机和专用系统，可实现无痕快速浏览查阅，速度和准确性较高，纸质档案要靠人工翻找目录，调阅原件，效率和质量不高。在安全性方面也各有利弊，电子档案更容易保管，通过设置权限和口令实现管理利用限制，但是其信息数据容易受到攻击，出现数据丢失和失真的现象；而纸质档案更容易安全管理，不易丢失，但是需要占用较大的存放空间，不便于大量存放档案，并且纸质档案对外界的温度、光照等条件要求较高，调节不够易导致档案损毁。

二、档案信息化管理的状况

（一）专业人员配备不足。当下，电子档案管理属于初级起步发展阶段，各单位对信息化方面的人才重视还不够，对于档案管理方面的信息化人员选配不够。现有档案工作人员受年龄等多方面影响对档案规范化管理和信息化管理积极性不够，认知度不高，甚至具有排斥情绪，导致信息化技术掌握学习欠缺，信息化应用能力不足，无法胜任新的工作要求，需要加强信息化专业人才培养，尽快实现档案管理的信息化和电子化。

（二）档案管理质量效率不高。目前，很多单位档案管理信息化程度不高，没有开展信息化建设的单位大量存在。随着档案数量的增多，档案门类的增加，档案管理的难度和压力也不断加大，在人手不足的情况下，这能应付基本的管理工作，质量很难保证，效率性和准确性不高。

（三）档案信息化专用系统建设缓慢。电子档案的规范管理需要人员素质技能的保障，更需要有专业的档案信息化管理系统来运行。目前，很多单位没有专门的电子档案管理系统，档案信息条目只是简单存放于计算机文件夹之中，没法实现数据综合利用，查找也是通过计算机实现手工翻阅。加之，领导层面关注重点没有在档案工作方面，在信息化建设的基本设施配备，人员安排、技术保障等方面还存在一定难题，影响档案信息化建设的进程。

三、信息化时代下的档案人员要求

（一）较高的专业素质。档案管理工作独立性强，专业化程度高，做好档案工作是一项长期坚持不懈，持之以恒提升的过程。这个工作过程包含档案管理中的各个工作细节，各个类目的专业要求。这就需要在岗档案人员立足工作要求，学习掌握信息化形势下的新的档案管理标准和规定，用于指导工作的开展，促进管理水平的提升。要用发展的思维，全面考虑档案的长久发展，把新的档案信息化技术学习运用于单位档案管理，高效服务单位业务发展。

（二）提高综合素质。档案工作需要认真负责，不能有一丝疏忽出现，这就需要档案人员要有较高的职业和思想素质。档案管理就是为单位发展积累经验和财富，要树立崇高的奉献思想，把档案工作作为自己的立身之本，严格执行有关制度，与不利于档案管理的事情做坚决地斗争，勇于面对和勇于克服档案管理的困难，时刻履行好历史赋予档案人员的艰巨使命。

（三） 树立创新意识。档案的发展不能满足于一时的成绩，要不断发展，紧跟形势和要求，有全新的思维考虑规划好档案发展的目标，实现突破性创新发展。在信息化形势下，档案的创新发展变得更加可行，很多现有的成熟的信息技术可以结合应用于档案管理之中。除此之外档案管理还要注意在解决问题中创新发展，存在的问题就可以理解为影响档案创新发展的问题，要用创新发展解决好工作中的障碍和弊端。可加强制度创新，标准创新以及服务创新等等，真正在思维方法、工作措施等方面达到创新的标准和要求。

（四）增强法制意识。要把档案法律法规的学习执行贯穿于整个档案管理工作之中，做到遵守档案法律法规，不突破档案管理权限，不违背档案管理原则。除此之外，还要加强对档案法律法规的宣传和解读，认识档案违纪违法的后果和严重性，增强对档案法律法规的敬畏性，杜绝档案违纪违法事件发生。

四、结束语

总之，档案管理是一项重要工作，随着社会发展档案工作的任务也更加繁重，加之信息化技术的发展，都对档案管理工作提出了更新要求。这就需要档案人员立足本职，全力以赴投入档案工作之中，用专业扎实的工作态度积极做好档案的管理服务工作，发挥档案服务单位的作用。

参考文献

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