企业档案管理的信息化建设分析

企业档案管理的信息化建设分析

杨童雯

新疆西部明珠工程建设有限公司

摘要：随着互联网技术突飞猛进的发展，加之企业建设进程的加快，企业的发展已经与互联网技术完成了整合，互联网技术已经普遍应用于企业发展的所有阶段。企业档案管理的信息化建设活动离不开互联网技术，以互联网技术为依托可以有效推动企业档案管理工作的开展。在企业的档案管理当中有效融入信息化技术，是现代化档案管理和企业档案管理的必然要求和发展要求，保障了企业信息、资料、数据的完整性和保密性们还为企业档案管理工作提供了时效性、便捷性和可操作性。另外，在企业的档案管理当中有效融入信息化技术，不仅提高了企业档案管理的管理效率和管理水平，也提高了企业档案管理工作人员的专业水平和职业素养，为企业档案管理的可持续发展提供了源源不断的动力。

关键词：企业；档案；管理；信息化；建设

现阶段，信息已然成为社会上一种十分重要的资源，各类型的信息服务机构层出不穷，各自掌握着自身独有的优势，进而不断开拓服务市场，为用户带来更多的便利和价值，以此达到稳步提升自身市场地位的目的。企业档案管理中储存了大量的信息和数据，所以必须要响应信息化时代发展的趋势，创建新型的信息化档案资源服务模式，在市场的大环境下与其他形式的信息服务工作存在着相互补充，相互竞争的关系，并在相互补充和相互竞争中不断发展完善。就目前的信息服务市场的发展状态来看，企业档案管理虽然存在独特个性化和服务便捷化的优势，但与其他信息服务工作和传统的档案服务工作相比较，依然存在很多自身发展中需要改进的问题，且与其的竞争关系日益激烈。从微观的角度讲，现阶段信息化的企业档案管理是与具体档案馆相对应的个体信息化档案馆，他的建立以实体档案馆为雏形和基础，是一个具有检索、保管、传递、利用、统计等多项功能的信息化档案信息管理和服务系统，代表着一种微观信息环境和具体基础设施的构建。信息化的企业档案管理与传统档案服务模式共同存在，相互影响、相互发展。就现阶段的信息服务状态来看，传统档案服务有较为完善的服务体系，已经被大众普遍接受和认可，占据市场经济的重要位置。与传统档案服务相比，信息化的企业档案管理虽然在服务响应速度上和无缝连接上占据优势，但在成本花销，用户体验等方面仍存在不足，这方面的不足直接影响着信息化的企业档案管理能否得到资源的长久投入。

1.新时期企业档案管理信息化建设的意义

1.1降低企业成本支出

开展企业档案管理信息化建设，可以提升信息资源开发利用率，拓宽开发利用范围，提升企业当前各项资源的利用效率，缩减产品开发费用，进而实现企业成本支出费用的降低，为企业的稳定、和谐发展创造良好条件。

1.2查询搜索更加便捷

在传统的企业档案管理工作中，关于有关搜索信息工作方面，档案管理人员花费的时间与精力比较多。通过企业档案管理信息化建设工作的发展，可以确保查询工作的高效完成，面对多样化的查询形式，还可以选用最优化的方式。在短时间内将所需的档案信息检索出来，不仅减少了档案管理人员的工作量，而且节约了宝贵的时间。

1.3档案管理范围扩大

在进行档案信息管理工作时，档案信息可以实现快速、精准的传输，有助于所需人员迅速接收有关档案信息，可以帮助社会更好地对企业情况进行掌握，促使服务范围变得更广，并随之提升档案管理部门的影响力，大大实现了档案的价值。

2.新时期企业档案管理的信息化构建中存在的问题

2.1重视程度有待加强

新时期，在进行档案管理信息化构建活动时，部分企业领导不能正确意识到档案信息构建活动的重要作用，其思想很难紧跟时代发展步伐，不愿意投入更多的资金与人力开展建设活动。一些企业档案管理人员年龄偏大，思想观念比较传统，惯用传统的档案管理模式，导致企业档案管理工作难以取得实质性的发展。

2.2软件硬件需要提升

现阶段，在企业档案管理信息化构建活动中存在较多种类的档案管理软件，这些软件的功能大同小异，通常可以促使档案管理的需求得到满足。然而只有极少数的软件能够与行业发展特征相适应，可以高效满足企业档案管理规定。部分档案管理软件具备较低的运行速度，很难确保信息资源共享工作的顺利完成。关于硬件方面，由于企业对档案信息化建设活动关注度较低，因而无法投入充足的资金用于硬件建设。

2.3标准规范亟需清晰

档案信息化建设的各个环节中都存在着一定的关联，各项工作的开展都会对众多的主体造成影响。所以，在进行企业档案管理信息化建设活动过程中，除了需要对技术语言进行统一之外，还应当进一步确定标准规范。然而，当前我国档案管理信息化建设标准规范比较落后，很难与企业的具体情况紧密联系起来。

2.4信息人才需要引进

在档案信息管理工作中，许多企业档案管理人员对信息化知识内容接受起来较为困难，不注重积极开展学习活动。许多企业对此项工作的关注度较低，致使档案管理人员的收入偏低，这样很难对高素质的专业人才产生吸引力，致使档案管理队伍综合素质不高。

3.新时期企业档案管理信息化构建路径

3.1重视信息化建设

在新时期，为了加快推动企业档案管理信息化构建工作的开展，相关企业应加强对信息化建设工作的重视，具体措施如下：第一，企业各级领导应正确认识档案管理信息化建设的重要作用，做到与时俱进，对传统的思想观念作出转变，认真开展相关学习工作，确保自身具备先进的档案资源信息化思想。第二，各企业应根据实际情况在档案信息化建设工作中大力开展相关的教育与培训活动，确保所有员工都能够掌握基本知识内容，促使员工的信息化建设能力和水平得到提高。第三，为了加快推动档案管理信息化建设活动的开展，企业还应加大资金投入，大力开展基础设施建设活动，依据具体情况提高档案管理人员的薪资待遇，以加大对档案管理人才的吸引力。

3.2提升软件硬件

企业档案管理信息化建设工作的开展离不开硬件与软件的支撑作用。为了加快推动企业档案管理信息化建设活动的开展，企业相关领导与部门应当对硬件的采购与配置工作给予高度关注，并投入充足的资金，同时注意档案管理软件的选择与应用。在选用管理软件时，企业应当以行业特征为依据，注重所选用软件的实用性与工作效率，立足于管理工作的具体情况，进行工作模式的改进与创新，促使档案管理工作效率的提升。

3.3明晰标准范围

在企业档案管理信息化构建活动中，档案信息化标准发挥着至关重要的作用，各项建设活动的开展都离不开一定的标准。企业可以以国家行政力量为依托，确保符合法律法规、政策与业务规范的前提条件下制定统一的标准。各个企业还应依据具体情况不断健全现行的标准规范，确保各项工作的开展都能够有据可依。

3.4引进信息人才

企业档案管理信息化建设工作具备非常突出的专业性，其对档案管理信息化人才的要求非常严格。为了加快推动企业档案管理信息化队伍建设活动的开展，企业应高度重视信息人才的引进活动。在进行具体工作时，企业可以与高等院校开展合作，从中选拔优秀的信息化人才，以确保信息人才的专业知识与素质。在正式开始有关工作之前，企业还可以开展专业技能的培训活动，确保档案管理人员掌握更多的专业知识与技能。此外，还可以制定人才激励制度，以充分调动信息人才工作的主动性。

在企业的管理活动中，档案管理属于其中重要的内容之一。新时期为了提升企业档案管理工作的科学性与有效性，各个企业正在大力开展企业档案管理信息化建设活动。在具体工作中，企业也遇到了不少问题，对档案管理工作造成了影响。这就要求企业针对档案管理信息化建设的具体情况，认真开展相关的研究与分析，对档案管理信息化制度和措施进行改进与优化，以此提升企业档案管理信息化工作的合理性与高效性，加快推动档案管理信息化工作的顺利开展。