档案信息化建设与档案管理的思考

档案信息化建设与档案管理的思考

曲世玉

吉林省送变电工程有限公司 吉林省长春市 130033

摘要：现阶段，开展事业单位档案管理信息化建设不仅能够有效提升档案管理工作的速度与质量，还可以为事业单位后续工作目标的制定提供辅助。十四五”期间，档案管理模式将正式进入单套制管理模式，档案收集整理将从“用手”到“用脑”；档案管理将从“有形”到“无形”；档案利用将从“有限”到“无限”。其中的重点是理顺电子文件和电子档案管理业务流程，管好、用好电子文件和电子档案，档案管理的作用将进一步凸显，档案工作人员的价值将进一步升华。本文主要介绍了将信息化管理应用到事业单位档案管理工作中的优势、当前应用过程中存在的问题以及优化管理的方法，希望能够为事业单位档案管理工作的优化提供指引。

关键词：档案；信息化建设；档案管理；思考

中图分类号： G276 文献标识码：A

引言

档案管理工作作为每一个单位之中的基础管理工作内容，是每一个单位在发展进程中的必要基础工作，如果档案管理工作没有起到应有的作用，则容易导致档案出现丢失以及信息数据泄露的问题，进而造成对单位或个人的消极影响，严重影响着单位以及个人的工作节奏。基于此，有关单位需要高度重视档案管理工作，并且将档案管理工作的具体情况和如今社会发展的趋向进行结合，加快档案信息化的建设，以此提升档案管理工作的实际效果。

1现阶段档案信息化建设的必要性

1.1促进档案工作现代化

现阶段，我国社会经济的发展速度越来越快，对于档案工作现代化管理的需求逐渐增加。其根本原因是由于近年来信息化技术的发展为传统档案管理模式带来了极大的压力。根据信息技术的运用情况来看，若是将档案工作和信息技术进行密切的结合，能够呈现出更佳的效果。在进行档案工作管理中，采用信息技术融入模式，能够让相关档案内容以信息化形式进行储存，存储范围不仅包含文字档案，还能够涵盖视频、音频类档案内容，对档案进行统一有效的信息化形式储存能够更加安全高效。而且，加快档案信息化建设，还能让档案信息管理的整体效率得到有效提高，对加强档案管理工作的质量提供有利的帮助，真正提升相关档案管理工作的作用，同时有效降低档案福利工作的人力资源成本，让档案管理工作可以更加稳定地发展。

1.2推进档案工作标准化

实施档案信息化管理创新，对推进档案工作标准化将起到十分关键的作用。主要在于进行档案管理工作过程中能够最大程度地发挥科技的优势，因此应当制定一个相对完善的档案标准，推动档案管理信息化建设的进程，以此促进档案标准化建设工作的完成。

2推进档案工作信息化建设的有效对策

2.1推进文档一体化管理

以往的档案管理工作主要是以分离式管理形式展开。但是根据如今的具体情况，这一档案管理形式已经无法满足现今工作的要求。在传统档案管理模式下，档案管理和文档管理之间实际上是互不影响且互相脱离的状态，这种档案管理形式的主要不足体现在 ：常常会造成档案管理工作重复进行的状况，这会使整个档案管理工作出现大量的人力、物力的浪费。因此，依据信息化创新建设的发展需求，通过档案信息化建设持续推进文档一体化管理则成为关键所在。其中，应当将文档一体化管理作为档案信息化建设的关键工作来开展。在此过程中，档案馆可以通过计算机技术真正实现档案管理及文档管理的云端储存，继而再安排档案管理人员凭借信息化储存真正完成档案一体化管理。

2.2提高管理意识，科学组织规划

增强意识，科学组织是机关事业单位档案管理信息化建设的基础，只有提高认识，才能认真思考，科学研究，强化落实。一是自上而下做好档案信息化建设工作的宣传和动员，提高对于档案管理工作的重视，引导、促进档案信息化工作推进，明确数字档案室建设任务，落实传统载体档案数字化工作、电子文件归档工作、电子档案管理工作，强化档案数据化、单套制和数据挖掘目标。二是结合《机关档案管理规定》，综合考虑，科学组织，统筹推进。做好信息化建设的长期规划和短期计划，结合机关事业单位信息化建设的基础情况和推进情况，适时调整进展计划，保质保量完成信息化建设。

2.3培养符合档案管理信息化建设的人才

人才是维持一个事业单位运转活力的关键，在信息化时代推进的过程中，为保证事业单位档案管理信息化建设进程的有效落实，提升档案管理人员的专业素质成了一项极为重要的工作。事业单位若要实现档案管理信息化建设，在提升档案管理人员综合素质的过程中，就必须使工作人员具有一定的信息处理技术。但我国事业单位中部分档案管理部门工作人员信息处理技术水平偏低，对档案管理信息化建设进程的推进造成了阻碍。为切实解决这一问题，事业单位可以通过对档案管理人员进行专业信息技术培训以及面向社会招聘大量具备档案信息管理专业技能人才的方式，提升事业单位档案管理信息化建设的质量。

2.4提升信息化档案管理的安全技术

现阶段，事业单位在构建信息化档案管理体系的过程中，不仅需要依据自身的实际情况，为档案管理部门添置部分软硬件设施，还需要通过制定档案信息安全管理制度、设置信息化管理平台防火墙等方式，提升档案管理工作的安全性。首先，在构建档案管理信息化平台的过程中，事业单位可以在考虑到自身工作内容、社会信息化发展水平等信息的基础上，搭建管理软件安全防火墙，通过这样的方式进一步提升事业单位档案信息管理的安全性。其次，事业单位可以由专门的工作人员定期对档案管理部门计算机进行检查，保证计算机能够正常运行，如果在进行检查的过程中发现计算机内出现了木马或者病毒，必须及时进行清除。最后，由于事业单位的档案管理工作存在着一定的特殊性，因此，为进一步提升档案管理工作的安全性，档案管理部门需要依据自身的工作情况，建立科学有效的计算机使用制度，举例来说，事业单位方面可以通过要求档案管理部门的工作人员在电脑操作的过程中，严禁使用电脑连接外网、禁止外界U盘与存放档案信息的电脑相连接等方式，保证档案管理工作的安全性。

2.5借助信息软件形成特色档案管理

通过大量的实践证明，综合档案管理系统非常有利于对一部分具备特色的数据档案展开管理。在具体操作过程中，相关人员可以依据信息档案的具体情况构建特色电子档案索引目录数据库，并将一部分符合有关要求的档案数据加入到数据库中。而且在将录入到数据信息库展开云储存时，档案馆可以运用计算机信息技术方便档案馆工作人员对这部分数据展开查询。如此既有利于对重要的档案信息进行保管，又可以有效提高档案馆工作人员的整体工作效率。而且通过这种信息化的档案管理形式，还可以全方位推进档案管理信息化建设的进度，有效减少人力资源的浪费，从而让档案管理工作能够有效地展开。

结束语

总之，在事业单位工作过程中构建信息化的档案管理体系，不仅能够提高档案管理的效率，还能使事业单位的整体运转质量得到有效提升。综上所述，在如今信息化时代背景下，不仅需要高度注重单位经济结构的有效改革，还应当高度重视档案管理工作形式的创新。在档案管理工作中大力推进信息化建设，可以有效提升档案信息管理工作的整体效率，同时还能够全方面提升档案管理工作的可靠性、安全性。因此，应当加快档案管理工作的信息化建设力度，实现科学、合理的档案管理。

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