信息化管理在医院档案管理中的运用探讨

信息化管理在医院档案管理中的运用探讨

冯妍妍

南京医科大学第四附属医院 江苏南京 210000

摘要：突如其来的新冠疫情，给医院档案管理工作也带来严峻的

挑战。档案是医院医疗服务和医院管理等各项活动的真实记录，是一

个医院发展历程的重要信息资源。本文阐述了医院档案管理工作的现

状，并通过对目前医院档案管理现状进行分析，找出其中存在的问题，

提出相关建议。

关键词：新冠疫情；档案管理；大数据运用

1、医院档案管理工作现状分析

1.1、档案资料保存不够全面

目前，医院档案资料归档内容主要包括（1）党群、行政方面：

包括各类文件、计划、总结、报告、开展活动情况等；（2）医疗管理

方面：包括医疗、护理方面的相关制度、流程、质控检查情况通报等

工作情况；（3）医疗科研方面：包括课题立项通知、课题合同书、重

点专科资金相关文件，论文发表等；（4）设备仪器方面：包括采购申

请、认证性报告、招标记录、相关协议合同等；（5）基本建设方面：

包括基本建设改造请示、批复、招标记录、相关协议合同等；（6）经

济管理方面：包括全年经费预、决算情况和其他财务报表等。由于以

上有些工作在完成后，不留底、不存档，或资料归档不全，给后期的

查阅利用工作造成了一定的困难。

1.2、档案管理制度不够完善

严格的规章制度才能保证档案管理工作顺利进行，制度的重要性

可以在档案资料的价值中得到体现。但是我国目前在档案管理上的制

度尚不够成熟，无法全面的为档案管理工作提供依据，约束性较差，

因此部分档案管理人员没有认识到管理的重要性，在资料保存的过程

中往往出现保管不全或者遗漏丢失的问题。

1.3、档案管理人员素质参差不齐

新冠疫情防控期间，医院档案中所保存的资料是日常工作的真实

记录和反映，具有重要的历史价值，且能够为今后的医疗救治工作提

供依据和方向，科研价值很高，只有很好地保存起来其作用才能够有

效的发挥，并被发扬和继承。但是根据现状来看，目前我国医院从事

档案管理人员的素质普遍不高，在人员招聘中随意性较大，其所具备

的素质水平不能充分认识到档案管理工作的重要性，在有些资料被提

交到档案管理室时，一般情况下管理人员只是做到了分类存放，但是

日常检查工作经常被忽视。

2、医院档案查阅利用管理中存在的不足

2.1、医院服务种类复杂，档案管理费力

由于医院的服务范围在不断扩大，服务种类复杂，使得医院固有

的信息存储压力增大。医院科室较多，如门诊、病区等，这些科室对

病人的体检、检查资料有些仍为纸质版，在查阅之时较为麻烦。另外，

医院的行政档案和人事档案，也多是以纸质形式保存。这些资料在保

存时很容易被损坏，对于破损的档案，则需要大量的人力来将这些档

案重新备份，在这一过程中，医院成本必会增加。再者在查阅资料之

时也会耗费大量的时间。

2.2、档案管理缺乏专业性与系统性

一些医院中的档案管理人员基本上没有参加过系统的学习培训，

大多数都是从其它岗位中途转岗从事档案管理，严重缺乏档案管理专

业知识，这就造成很多的管理问题。这些问题具体归结为以下两点：

一是由于不是档案管理的专业人员，并且没有经过专门的档案知识学

习培训，对档案信息管理方法不熟悉，在收集整理档案信息资料时，

导致档案信息混乱，因此往往出现事倍功半的效果；二是由于缺乏档

案管理专业知识，在工作中仅仅停留在简单的归类资料上，难以创新

管理思路，管理的成效相对较差。

3、运用大数据管理医院档案资料的可行性

3.1、有助于信息共享

在新冠疫情发生以后，由于疫情防控工作的特殊要求，给档案管

理利用工作造成了不便，在一定程度上影响了各项工作的高效运行。

因此利用互联网具有的共享特性，将医院可以公开的档案信息资料存

储于互联网之上，实现网上实时共享，更方便查阅利用，同时也降低

了人群间交叉感染的概率；对于部分不能公开查阅的信息资料也可以

由档案管理人员负责录入专用计算机，提高档案查阅速度，缩短查阅

人员在档案室逗留的时间，从而减少交叉感染。

3.2、利于档案保存

受到医院档案室存储空间、存储条件等因素的影响，纸质档案存

放不当会造成破损。如果使用信息化管理，那么医院的档案数据就存

储在数据平台之上，不用考虑存储的空间以及他人使用时被破坏，极

大的节约了成本。当然，档案管理从传统的提供案卷检索变为网络信

息化服务，这也是信息化时代档案管理发展的必然趋势。

4、运用大数据查阅医院档案信息的实施方式

4.1、建设信息数据平台

大数据为档案管理提供了方便，众多的数据可以通过计算机实现

共享，同时还实现了优质的存储。但是如果没有良好的信息数据平台，

对各种信息进行筛选，那么就不能很好的进行信息管理。大数据最终

是要为人服务的，利用其分析能力实现其效用最大化，而不单单只是

一个存储软件。故而医院使用大数据时，应建立信息数据平台，以加

强对各种数据的管理及分析。

4.2、培养高水平的档案管理人才

云计算与大数据相辅相成，云计算需要大数据提供的庞大数据，

而大数据则依靠云计算来找出数据中的规律，使用者依照规律制定相

关的政策方针。对于医院而言，在使用大数据的同时，也应当借助云

计算对自己所存储的数据进行整合，从而提升对档案资料信息的管理

水平。鉴于此，医院需要培养大量高水平的信息化档案管理人员，能

够对云计算有所了解，在存储各种档案信息时可以充分发挥主观能动

性，可以在原有的档案存储的经验基础上加强对信息化的利用，如对

档案保管期限、类型、归属及内容等等均可利用信息化来管理，从而

提高档案管理的效率。

结论

总而言之，档案管理是医院重要的信息资源，领导应将档案管理

工作放在重要位置来抓，支持管理，重视管理，提高管理效益。新冠

疫情带来了新的挑战。医院档案管理必须健全制度，提高专业人员素

质，提升管理人员业务能力，加快档案管理信息化，充分挖掘和开发

档案信息资源，最大限度地提高档案的利用率，实现档案信息资源的

共享。另外，档案管理人员要培养档案管理的自觉性和主动性。脱离

只看管，不分析利用的老旧方式，促进医院档案管理人员对档案信息

资源、信息整理和分类的科技使用能力，将资源与科技更好的融合在

一起。

参考文献

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[2]殷航.医院档案管理的重要作用[J].办公室业务,2020(03):119-120.

[3]张晨. “互联网+”环境下医院档案管理的创新[J].兰台内外,2019(31):31-32.

作者简介： 冯妍妍 ，女 ，生于 1987 年 10 月，籍贯： 河北盐山，汉族，硕士学历，目前职称： 中级 ，研究方向： 档案