园林绿化工程建设档案管理存在的问题及对策

园林绿化工程建设档案管理存在的问题及对策

答光

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摘要：就目前园林绿化工程档案管理工作情况来看，还是存在一些问题的，比如，园林工程档案管理制度不完善，档案管理人员综合素质不足，档案资料缺乏规范性和完整度等，不仅无法为后期的绿化工程建设提供详细的数据参考，也无法全面提升园林绿化工作水平。因此，需要采取有效的对策解决园林绿化工程建设档案管理中存在的问题，切实做好绿化工程建设档案管理工作，提高档案管理水平，更好地为绿化工程建设提供服务。

关键词：园林绿化工程；建设档案管理；问题；对策

引言

随着经济社会的不断发展，我国城镇化建设不断加快，大型、园林绿化工程不断涌现，建设周期跨度不断加大，工程建设涉及的图纸资料、文件文档、影像视频资料越来越多，给园林绿化工程档案管理带来了极大的挑战，园林绿化工程档案管理涉及工程建设的项目审批、项目立项、招投标、工程实施、竣工验收及交付使用后的全过程，是工程建设过程最原始的资料积累，也是后期建筑运行维护管理的重要依据，更是城市园林绿化工程建设和管理的重要参考资料。

1园林绿化工程档案管理的重要性

通过对园林绿化工程档案实现合理化管理，能最大程度的规避风险。通过园林绿化工程档案的合理建设之后，参照原有的数据进行工程设计、施工和运行为主，园林绿化工程建设可以导致真实和科学的数据，并且以真实的数据作为支撑，能避免工程建设盲目进行。此外水利工程档案的落实能规避很多风险，在控制园林绿化工程建设成本的时候，提升了园林绿化工程建设的效益。通过园林绿化工程档案的合理管理之后，能提升档案的查找几率。由于文件资料比较多，传统的档案文件存在补录难度大的现象。在实施中进行园林绿化工程档案的合理化管理，以单子文档的形式进行存储，能避免数据信息丢失，在异地工作的时候，数字化档案管理发挥出重要的作用，能减少中间手续，整体管理高效快捷。

2园林绿化工程建设档案管理存在的问题

2.1缺乏完善的园林工程建设档案管理制度

在实际的园林绿化工程中，很多单位还是依靠传统的管理方式，由工作人员口头传授各种绿化工程资料信息，绿化工程档案的收集、整理、保存、使用等方面没有制定与此相关的档案管理制度。有的单位虽然制定了各项档案管理制度，但是缺乏完善性和可行性，档案分类整理的标准缺乏科学性和严谨性，导致档案管理工作开展困难重重。再加上档案管理人员经常变动，一旦变动管理标准就会进行相应的调整，从而导致档案查找速度慢，工作效率低下。此外，绿化单位没有制定档案保密制度，没有明确规定档案保管期限。

2.2未设置专业工程档案管理岗位

园林绿化工程项目部工程档案管理思想意识薄弱，项目实施过程中往往比较重视工程实施进度和工程质量，而忽略了工程档案的编制管理工作，项目部未设置专业档案管理岗位，未配备专业档案管理人员，档案管理由非专业人员兼任，工程数据资料的收集、分类整理、汇总不科学，资料内容不连续，档案文件的编制、立册不规范，工程档案管理工作随意性较大，缺乏系统性、专业性、规范性。

2.3档案整体不全，缺项、缺失、漏项严重

园林绿化工程档案的文件归档工作存在的问题表现为下面三点:一是收集档案时没有明确与确认工程项目的五类文件资料，最终使得文件资料被遗失与弄错;二是有些文件资料会随着时间与施工情况做出及时调整，收集文件材料及时性差，未能随时收集;三是职责不统一与不协调，中间会存在灰色地带，无人去管理。收集档案资料由建设管理单位去做，而施工一方只负责施工的各项工作，两单位的很多规章制度、管理制度、工作理念等各不相同，因此文件在收集过程中工作存在困难与漏洞。

3园林绿化工程建设档案管理的有效对策

3.1制定科学完善的园林工程建设档案管理制度

园林绿化单位需要根据内部实际情况制定科学完善的绿化工程建设档案管理制度，确保绿化工程建设档案管理工作的顺利开展，同时确保各项工作有制可依、有规可守、有序可循，严格规范工作人员的行为。园林工程建设档案管理制度需要涉及档案管理人员的工作职责、档案借阅、档案归档、档案保密措施、档案工作考核机制等各项内容，确保管理制度的全面性。用严格的管理制度对园林档案管理程序进行有效规范，确保各种信息类别、各种信息载体的档案能够实现集中归档管理、集中保管、集中回收利用、集中销毁，各个关键环节都能进行安全规范、高效率管理，提高园林绿化工程建设档案管理水平和管理质量，为园林绿化工程的设计规划和施工建设提供高质量的服务。

3.2实现数字化档案建设

在当前管理阶段，园林绿化工程档案管理部门要积极开展档案创新，园林绿化部门必须不断的培养自身综合素养，转变传统的纸质档案管理方式，提升档案管理质量。此外需要定期的邀请专业信息技术人员到园林绿化工程部门中，开展讲座活动，明确园林绿化工程档案无纸化管理存在的问题。通过对档案进行信息化管控之后，明确文书档案资料、工程土地征用资料、环境保护资料等，通过构建数字化档案管理系统，优化档案管理方式。后期管理中，要发挥电子版形式的作用，通过电子版的管理形式，能实现资料的及时管理，从而提高档案资料的完整性。

3.3确保园林工程建设档案资料的真实性和完整性

园林绿化单位需要做好绿化工程建设档案资料的收集归档工作，提高档案资料的真实性和完整性，为后续的各项建设活动开展提供有效参考。首先，绿化单位的领导层需要发挥带头作用，从自身做起，引导档案管理人员、技术人员肩负起自身的职责，在园林绿化工程建设的各个阶段全面收集档案资料，所有的档案资料都需要书写规范、笔迹图样清晰工整、盖章手续齐全有效。其次，在园林绿化工程建设过程中，园林工程建设与档案资料整理需要步调一致进行，不能出现建设活动完成后再补充档案资料的情况，从根本上提高档案资料的完整性。。最后，档案管理人员还要经常深入绿化工程施工现场，检查各施工单位档案资料是否真实、完整、规范，确保各参建单位能够高质量、高标准地记录好工程档案资料。

　3.4加强档案管理培训，提升职业素养与能力

对档案管理期间存在的问题进行细化，强化基层员工与专业技术人员的工作技能的培训，以提升其管理水平。通过管理流程与业务项目的强化训练提升员工业务能力保证档案管理质量。培训方向的重点在流程管理与质量监督方面。不同于基层工作人员，管理人员除需具有一定的鉴别能力与管理能力，还应具有一定的应变能力，尤其是在问题发生期间，应能正确处理并根据实际情况进行补救。积极引进先进技术手段与高新技术人才。

结束语

综上所述，园林绿化工程建设档案管理工作是一项系统、专业性的工作，只有确保档案管理的科学性和规范性，才能提高园林档案管理水平，最大限度发挥出档案管理工作的应用价值，为园林工程建设提供真实可靠的数据，推动园林绿化工程可持续发展，为城市的经济发展和精神文明建设提供助力。因此，绿化单位需要加强对园林工程建设档案管理的重视，切实做好档案管理工作，不断提升园林工程建设档案管理效率和质量，确保园林绿化工程建设活动的高效有序进行。

参考文献

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