国企档案管理信息化建设分析

国企档案管理信息化建设分析

韩爱涛

山东高速德州发展有限公司晏城收费站 山东 251100

摘要：在我国科技发展的伟大进程中，国有企业的管理存在着很多弱点。许多国有企业墨守成规，不懂得完善和创新，采用陈旧的方式进行管理，尤其是在档案管理的工作中，并不了解信息化管理的优势，无法将国有企业的档案管理和信息化建设统一起来，这样的事情造成了档案管理费时费力，而且占用的空间比较大，查找起来相当困难等。现代化信息技术要能有效的实现高效化管理，势必要档案管理员的档案管理效率。在提升效率的进程中，唯一能够做到的就是尽量简化工作内容，改善工作空间，改善查找困难大等缺点。所以，要加快国企档案管理的工作效率，必须采取信息化管理建设，从而实现信息集约化，准确化。本文就以国企档案管理为例，为大家梳理信息化建设的优势，希望对大家有所帮助。

关键词:国有企业；档案管理；信息化建设

在互联网技术发展突飞猛进的当下，我国企业实现了无纸化办公，根据办公的要求，实现了高效率的网络办公，就连网络视频会议都能做到，这是很不容易的大发展趋势。而随着企业的不断发展，国有企业建立档案已经成为大趋势了。由于国有企业背后靠着国家的经济支持，因此有做百年企业的愿望。百年企业就要尊重历史，而成就历史的正是这些档案。所以档案管理对于国有企业来说具有特殊的意义和价值。但是在档案管理方面，也具有一定的难度和压力，比如年代越久，档案越多，查找起来相当麻麻烦，费时费力而且还不容易找到想要的档案。这就造成了有些珍贵的历史资料很难发挥它们特有的价值。

一、目前企业中档案管理上存在的问题

（一）企业对档案管理工作的认知不清晰

国有企业在档案管理的工作中要注意档案管理的信息化建设进程，这些容易受到来自于多方面的因素影响。信息化技术档案的管理工作应当需要及时普及，而得不到普及的重要原因，就是国有企业受到传统管理模式的影响比较大，所以在档案管理的过程中非常缺乏认知。对于企业而言，大家重视的是经济效益，所以对于档案管理的科学化、信息化和现代化很少关注，因为许多企业并没有看到档案管理对企业发展有什么重要的意义。许多档案管理的信息化建设重视度不够，也就不会投入更多的资金了。这就导致了许多档案在进行信息化建设的时候，重视度不够，许多设备由于资金有限得不到购买。这样就会导致档案的利用价值大打折扣。

2. 档案管理人员缺乏信息技术管理知识

许多档案管理人员在工作的时候采用传统的纸质记录方式，没有习惯用信息技术进行记录，所以也就对档案管理无法实现高效率，高质量的管理。再加之在企业中没有机会进行系统的培训，许多档案管理人员的水平非常优先，有的档案管理员甚至年龄已经很大了，对现代化的信息技术根本不够了解，所以导致了企业在投入档案管理的时候存在认知问题，这样就让企业的档案管理信息化发展陷入了困境。

2. 企业档案管理的相关制度不完善

企业档案在管理过程中，会遇到制度问题，要遵循一点，管理的方式方法要在制度之内。所以任何管理工作的执行，都要遵守管理制度。目前许多国有企业对于档案管理没有足够的重视，所以在制度体系上并不完善。在目前这样的信息技术飞速发展的时代。要对企业档案的管理建立信息化档案是非常重要的。为了加强对档案管理方面的保障，就应当完善各种体系，根据体系要求，制定档案管理的具体方针。要求制度成为每一个档案管理人员的工作规范和准则。在我国，大多数的企业管理都没有对档案管理制定相应的管理制度，这是不符合信息化管理模式的要求的，这将大大的阻碍了档案管理信息化的体质建设。

二、企业加强档案管理信息化建设的措施

（一）企业领导要认识到档案管理的作用

在国有企业的运营过程中，领导是决策者，所以也是国有企业的核心，他们具有决策权，所以在某些问题上，档案管理也应当得到企业领导的重视，要将档案管理信息化的建设提上日程。举例说明：某投资有限公司承载着广东省的高速公路机电、监控以及收费系统单建设，是一家成立于2000年的老牌公司了。21年的发展历史，承建了许多城市建筑，具有划时代的意义。所以该公司的档案就很有价值。而在这21年间，档案的管理工作一直没有停下，这就是因为公司的领导非常重视公司的档案工作。从公司原有的OA业务，到目前自行开发的档案管理模块，在这个发展期间，投入了大量的精力、财力和物力。在2021年，我们完成了“企业档案工作目标管理达国家二级标准”荣誉申报，积极采取了许多信息化管理的档案管理标准，这样一来，企业领导对档案管理的态度也越来越重视，这对我公司档案管理信息化的建设来说，影响是很大的。

2. 传统管理方式与信息化管理方式相结合

档案管理是有方法的，通过一个模式，转化成一个过程，然后再通过一个过程转化成一套巧妙的工作方法，在这期间需要一个探索的过程，摸索的过程。整个过程是传统的档案管理模式和信息化档案管理模式相结合的。是可以实现纸质档案像数据化档案过度发展的。为了适应这一要求。信息化档案管理必须在建设初期，就要以传统的纸质档案为标准。实现信息化管理的转化要求。这样可以确保档案信息呈现出有条不紊的转化，确保了在转化过程中的准确性，避免因为求速度而产生的档案丢失或者混在一起难以区分的现象发生。

2. 加强档案管理人员的业务培训

档案管理的信息化处理，说到底是对企业历史的管理，是对历史的尊重，也是对企业品牌的强化。所以档案管理作为一家企业来说，如果要想做成百年企业，这是不容忽视的。档案管理人员是档案管理工作直接的参与者，而且是责任人，所以他们的业务水平直接影响到档案管理工作的水平，这是需要对历史负责的。但是作为员工来说，总有推陈出新的一天，或者退休，或者离休，或者下岗，总之员工对于企业来说，具有很大的不确定因素。所以，信息档案管理在建设过程中，如果要追求完美，势必需要注意对员工责任意识的培训和指导。

加强工作人员的整体管理水平和个人素质修养是很有必要的，档案管理往往是以团队为基础。所以，为了能够提升管理人员的业务水平，必须在企业中展开一些培训活动，这样可以提升档案管理人员的素质修养和业务管理水平，极大的为档案管理提供服务。在这期间，要注意的是，培训活动一旦开战，就需要提前对档案管理人员说明情况，这样就可以实现根据档案管理员对档案的熟悉情况进行针对性的培训，并且制定好培训计划，有计划的开展培训活动。其次，所以企业而言，为了能够有效的提升员工对于档案管理的积极性和参与度，必须要由企业领导适度的做一些考核制度和奖惩制度。这样就可以印证培训活动的效果。

3. 结语

现如今，信息技术的发展是突飞猛进的，日新月异的网络技术使人们的生活变的绚丽多彩。但是作为企业而言，要充分利用网络实现对档案工作的整理，这是很重要的。要充分认识到档案本身的重要性，要认识到企业的发展必须经历信息化建设。这是必然的，也是企业档案管理所存在的问题关键。企业档案的管理，采用信息化建设是有利于管理人员工作效率提升的，这样可以降低管理人员的工作压力，使之形成一种系统的管理模式，使工作内容变的有条不紊。这样就能极大的提升企业档案的利用率，也能促进企业的可持续发展，是企业与时俱进的重要保障。

参考文献

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