区块链技术在文件档案管理中的应用探讨

区块链技术在文件档案管理中的应用探讨

何颖 黄洁萍

大亚湾核电运营管理有限责任公司 518124

摘要：区块链技术是信息时代的重要产物，由于其具备极强的加密性能与多样化功能，应用在档案管理中，能够为档案文件建立十分安全的环境，并进行更好的管理。基于此，本文介绍了区块链技术对于文件档案管理的重要作用，并结合现阶段区块链技术应用的不足之处，进一步探讨区块链技术应用在文件档案管理的方式，以此提升应用效果，为相关人员提供一些帮助。

关键词：区块链技术；文件；档案管理

引言：区块链技术的发展，为文件档案管理提供了良好的基础，以及全新的管理方式，由于区块链技术的分布式存储、点对点传输、更好的安全程度等优势，是未来文件档案管理的主要方式。因此，相关人员应不断加强对区块链技术的应用研究。

1区块链技术在文件档案管理中的具体应用

传统的文件管理存在较多的安全问题，而将区块链技术应用在文件档案管理中，能够有效地解决现阶段文件档案管理存在的诸多难题，是未来文件档案管理的重要发展方向。

1.1保障文件档案存储时效

根据文件档案的法律的相关规定，使用电子文件档案和纸质文件档案具有同等的审查、凭证和存留价值。其中电子的签名，印章等作为信息时代的电子防伪技术，关键的核心主要在于数字证书，其是在合法的证书管理中心进行颁发，可以在极其复杂的网络中及时发现并将证书进行锁定。此外，文件档案应用区块链技术，会给予文件档案的不同节点相同的权限，文件档案中的各个节点数据信息的记录与发布会与其他节点内容同步更新转变。而所有节点的数据信息在认证时，共识机制应设置为全部节点参与，进而实现所有节点数据信息有效核实，保障文件档案的有效性，能够有效防止文件档案在利用时发生篡改的情况。同时由于区块链中的文件档案采用立分布式存储方式，促使各个节点文件档案数据信息得到强力的保护，实现多节点，多重备份的效果，即使区块链中的任一节点受到攻击或损坏，其他节点还能够提供完整的文件档案信息，保障了文件档案存储的时效性^[1]。

1.2加强文件档案全程管理

文件档案的前端管控与全程监控是现阶段信息时代的文件档案管理全新理念与模式。文件档案管理过程中，在系统设计以及文件的逻辑起点就应开始开展严格的管理。以区块链技术为基础，将其中的“区块”作为区块链基础组成部分，而“区块”的起始部分详细记录文件档案的受理部门、地点、时间以及人员等文件元数据信息，在“区块”主体上记录上一区块到本体区块的文件档案主要信息内容，例如：文件档案的签批内容、办理过程等文件档案主要过程信息。同时，这个存储信息的区块生成哈希值，与下一区块有效相连，进而让文件档案能够全面有效追溯，全程能够科学管理，实现文件档案与元数据有效融合在同一区块中。除此之外，将文件档案的详细内容存储在区块中，能够促使文件档案与元数据信息形成固化状态，进而构建静态元数据，成为无法修改的数据信息。由此可见，采用区块链技术可以促使文件档案实现全生命周期的管理，全面保障文件档案的安全管理^[1]。

2.3不同文件档案的应用管理

2.3.1人事档案

区域链技术在人事档案管理中，记录人员的个人信息与简历，能够在技术的增强下，转变传统管理方式的弊端。区域链技术能够在整合业务、设备等方面同时进行档案管理，并且还能够同时进行区域链技术的维护与更新。

2.3.2会计档案

区域链技术在会计档案管理中，能够构建会计形式账簿，在区域链技术的管理下，会形成加密效果的数字化记账，同时能够保障各个不同站点与位置的人员进行数据库信息共享。在整个档案管理中，所有的账簿参与人员都能够得到真实的数据信息，使用共用的钥匙或签名得到控制账簿的权利，其中不允许单人用户进行修改，若是数据信息存在问题，需要进行更改，修改人员应在公开状态下所有参与人员统一下进行修改，以此保障数据信息安全合理性。

2.4区域链技术其他应用

采用区块链技术的文件管理方式与传统的纸质档案管理相同，其中存在较多的敏感和个人隐私类数据信息，特别是一种重要部门的人事档案信息以及财务数据报告等，是取证的重要记录信息，其中一些文件档案具有极强的保密性质。而区块链技术可以分为公有链、联盟链和私有链等，不同种类的区块链所服务的对象存在差异，其中公有链主要是应用在不存隐秘的文件档案管理，以此服务于所有人的信息需求。联盟链主要应用在机构或部分一起参与的管理工作中，在一定范围中开展信息数据共享。私有链主要应用在个体的部门或个人，具体的文件档案不对外开放，只应用在内部群体。

2区块链技术应用于文件档案管理中的不足

区域链技术应用于文件档案管理，能够转变传统的文件档案管理模式，实现数据环境与管理方式相融合，增强管理工作的效率，不过由于这种方式处于起始阶段，仍存在一些问题。因此，在实际应用中，应结合实际情况，科学的利用区块链技术。

2.1存在风险问题

区块链技术主要运用数字与网络逻辑开展文件档案的管理，而在计算机的存储中，文件档案被篡改的风险大，防控难度大。在篡改时，计算机难以全面记录修改的时间、原因、内容、人员等，并且在篡改后，原本的档案信息管理人员极难发现，这也是现阶段区块链文件档案管理最需要解决的问题之一。

此外，现阶段应用区域链技术在计算机电子文件档案管理中，一些网络黑客在特定的情况下，就能够对这些存储的重要文件档案进行获取、下载以及修改，在一些文件档案管理机构和部门，虽然设置了相关的管理系统，不过由于管理系统无法对文件档案的修改，查询或删除做出具体的内容记录，因此，缺乏一定的可靠性，而文件档案的管理人员缺乏足够的安全防范意识，管理密码极易被他人获取，使用管理账号与密码的登陆形式在一些非法人员手中如同虚设。而在文件档案管理过程中应用区域链技术，若是私密钥匙丢失，这样会造成文件档案丢失等问题出现，直接形成不可估量的损失^[2]。

2.2稳定性不足

目前区域链技术在档案领域中已经发挥了作用，不过仍处于起始阶段，需要不断地进行探索，在实际应用中还是无法具备充足的稳定性，主要表现在以下几点：第一，在应用中极易出现文件档案丢失的情况，由于现阶段技术的限制与影响，进而对文件档案管理缺乏精准性，稳定性需要进一步提升。第二，在实际应用中，不能有效解决电子档案的应用性问题。在区域链技术对文件档案进行处理，能够快速的进行数据信息等资源共享，不过由于缺少综合数据搁置等应用，导致电子档案出现无法读取的问题，直接降低了文件档案的实际作用。基于此，需要结合各种技术不断完善区域链技术的缺陷。

2.3缺少高效动力

区域链技术的动力不强主要表现以下几点：第一，使用区域链技术进行文件档案管理需要基础的配套设施，并且需要专业的人员管理，这种情况需要大量的资源，文件档案管理部门若是投入大量资源进行管理，不利于区域链技术的创新发展，严重限制区域链技术研发速度。第二，区域链技术在文件档案管理中处于起始阶段，大部分单位不具备区域链技术的相关专业能力，这样极易受到一些风险性因素影响，造成文件档案不可控问题出现。

结束语：综上所述，区块链技术是信息时代一种全新的技术手段，应用在文件档案管理过程中，仍存在一些需要解决的问题，不过其具备多种优势与文件档案的管理要求高度契合。因此，文件档案管理应用区块链技术拥有良好的发展空间，相关部门应积极应用这种技术，在不断应用中逐渐完善，以此为文件档案管理提供更好的管理效果。

参考文献：

[1]刘越男,张一锋,吴云鹏,等.区块链技术与文件档案管理:技术和管理的双向思考[J].档案学通讯,2020(1):4-12.

[2]蒋文亭.区块链技术在文件档案管理中的应用初探[J].现代经济信息,2020,000(001):52-53.