国际EPC工程总承包项目文件的控制与管理分析

国际 EPC工程总承包项目文件的控制与管理分析

王月

中国建筑第八工程局有限公司华北分公司 天津 300450

摘 要：项目文件容纳项目所有信息数据，作为项目管理的重要部分，有着重要的参考价值，保证项目文件的科学性、可行性、合理性、规范性，才能发挥其在项目管控中的价值，本文主要探讨国际EPC工程总承包项目文件的控制与管理，对其特点和应对措施进行了详细论述，希望可以为EPC工程项目文件管理工作提供些许参考。

关键词：国际EPC工程；总承包项目；文件；控制管理

前言

在改革开放逐渐深入的市场背景下，我国综合实力不断增强，国际EPC工程总承包项目是以技术输出为主的海外项目，由于跨国工程的特殊性，项目文件的管理和控制就十分关键，项目文件管理作为工程项目管理的核心部分，体现了项目策略、特性、计划、工艺、技术等所有内容，项目文件管理和控制不仅直接影响工程质量和企业形象、国家形象，更影响直接影响经济效益，在国际EPC工程总承包项目文件的管理和控制过程中，应该从文件特性入手，合理控制，避免风险和问题的产生，从而提升整个国际EPC工程总承包项目的效益。

1 国际EPC工程总承包项目文件的特点

1.1来源广泛

国际EPC工程项目文件范围来源十分广泛，有工程业主、设计单位、施工建设单位、材料设备供应商、总包单位等，在研究分析方向，要对国际EPC工程总承包项目文件的可行性研究、设计、招标投标、施工、竣工维修等不工段的不同工程环节进行研究，通过对以上几方面的研究和控制，才能保证工程质量、投资合理，也才能按照合同要求保证工程进度^[1]。国际EPC工程总承包项目文件来源的多元化直接影响了文件形式、内容的复杂性，所以管理难度极大。国际EPC工程总承包项目文件，一般业主会对项目文件的管理列举出具体的要求，如果分包单位是国内企业，还要依照国家、行业相关规定进行实施，此外一些文件需要重复准备，加大工作量和难度。

1.2处理要及时

国际EPC工程项目文件的处理一定要及时，不管发出还是接收，工程文件处理的是否及时直接影响工程进度、成本，如果文件处理不及时，会加大工程成本。例如，如果确定的施工方案没有及时送达，会影响后期工程的开展，加大工期和成本，在国际工程环境中，处理文件的时效性更严格，不得有任何延误，否则会拉长工期，所以，在国际EPC工程项目文件的管理和控制中，应该依托更加完善的文件处理标准、流程处理文件。

1.3形成更系统

国际EPC工程项目文件是经过一定时间才形成的，考虑完善，和项目进展息息相关，国际EPC工程项目文件的收集、加工、传递和检验是一个闭环的控制流程，不能中断，不能有任何差错，所以国际EPC工程项目文件具有系统性的特点。

1.4内容更加专业

国际EPC工程项目文件的管理过程是一项系统工作，涉及到的内门多，且范围广，知识层面也深，所以文件的管理要专业标准，例如，某燃煤电站项目，就包括土建、汽机、电气、热控等十几个专业，所以专业性极强，在管理项目时要从设计、采购、计划、施工、安全管理等多个方面进行管理，十分专业，且这些内容的关联性极强，不用工作环节都有连接之处。国际EPC工程项目文件的这一特点就决定了文件管理人员要具备更多的专业知识，不仅要掌握专业的文件、档案管理等相关知识，还应了解不同的专业知识。

1.5载体更多样

国际EPC工程项目文件多以纸质载体的形式来保存，但是为了保证项目文件的完整性、安全性，也为了能够记录项目工程的全貌，除了要重视纸质文件的管理，好应该形成电子文件或刻录成光盘，在文件内容上对工程原貌、施工程序、工艺特色等内容也应该全面囊括。新时期，国际EPC工程项目文件应不仅仅局限于纸质载体，可以以文字、语音、图表、视频等多种形式记载于计算机中，当下计算机技术得到了快速的发展，为国际EPC工程项目文件的记录和管理提供了技术支持。

2 国际EPC工程总承包项目文件的控制与管理分析

2.1重视文件管理

要有效控制国际EPC工程项目文件，合理管理国际EPC工程项目文件，首先要从思想上重视工程文件的管理，认识到文件控制的重要性，很多实际经验和教训告诉我们，在对接项目文件时，应该将文件资料作为沟通谈判证据，并对其加以重视。新时代背景下，应该统一

认识国际EPC工程项目文件，通过高效宣传提升文件管理人员的重视程度，以国际EPC工程项目文件的执行过程为核心，凸显项目文件中宝贵的文件材料的价值，对于国际EPC工程项目文件而言，通过文件管理不仅仅是为业主提供竣工验收资料，更重要是合理保存国际EPC工程项目文件，为后期的业务开展提供参考，通过前期的项目经验，保存最完整、系统海外工程信息资源，可以推动后期工程业务的开展，并且可以持续提升国际EPC工程项目的品质，提高企业的市场竞争力^[2]。

2.2构建全员参与的文件控制体系

国际EPC工程项目文件的管理控制体系的建设，可以保证每一环工作的顺畅衔接，减少问题的出现，可以建立以项目领导为总负责人，项目文件管理成员为主体，其他部门成员为辅助的全员性文件控制管理体系，鼓励全员共同参与国际EPC工程项目文件管理，提升全员参与的意识，共同朝着一个目标而奋斗，保证国际EPC工程项目文件的规范合理，完整高效。

2.3建立高效的管理制度

为了提升国际EPC工程项目文件管理的效果，可以建立标准化、规范化、流程化的文件管理制度，确保文件管理制度的灵活性、操作性，其内容主要涉及文件的编码程序、文件的过程控制程序、管理程序、竣工管理程序等，通过以上程序的建立，保证每一个工作环节有序衔接，同时要建立标准的文件管理准则，将工作程序制成正式文件，并抓紧实施，通过培训保证所有人员都能掌握，才能避免工程管理出现差错。在项目管理制度的基础上，应加大对项目文件管理人员的培训，项目文件控制管理工作细节多，工作中要有充足的耐心，并要以小心谨慎，通过对项目文件管理者以及其它工作人员的针对性培训，提升全员的工作素养和技能，培训内容包含文件、档案管理，文件管理控制程序，文件管理标准，保证所有人员掌握规范的项目文件管理流程，并明确工作范畴，同时也要重视人员职业素养的提升，提升全员的管理意识和档案意识。

2.4招评标

在国际EPC工程项目的投标环节，应该重视合同谈判和投标文件的编写，保证文件和合同的规范性，结合业主的要求、意见、评价，进行合理调整，一般在分包招标过程要对主合同中的文件要求进行贯彻和优化。

2.5签订合同

订合同签作为国际EPC工程项目文件控制的首要环节，十分关键，要保证文件管理人员都要参与合同的制定、修订，对合同中的数量、工艺、时间、工程进度等不同方面，要明确职责，做好分工，保证合同的法律效力，合同一旦签订就不能修改，如有特殊情况，需要合同双方协调商定。

2.6过程控制

对合同文件的完整性的检验要安排专业工程师对进行质量控制，在过程控制中，要做好及时的催报、审查工作，对不规范的内容要加以修改和调整。文件管理者在对文件规范性进行控制的过程中，要以文件的程序要求、标准编制文件，尤其要重视文件的流转。在这一过程中要做好督查检验，对不符合实际情况的要及时调整。

2.7费用控制和竣工验收

在国际EPC工程项目文件的经费控制过程中，可以结合经济杠杆能动原理，保证分包单位在管理资料时的规范合理，提升各分包单位对资料的管理力度，对经费金额要进行约定，以作为项目进度款的资料保证金，支付保证金时，要做好审核才能签字。在竣工验收时，要将不同单位形成的项目文件进行汇总，通过可行性分析，规范的审查后，才能编制归档，并移交给业主，从而办理移交手续。

3 结 语

综上所述，当下信息的价值越来越明显，文件作为支撑国际EPC工程项目实施的重要因素，要重视其编制、过程控制，确保文件的规范合理，才能推动项目平稳实施。

参考文献：

[1]朱亚祺. 我国石油企业国际EPC工程总承包项目控制研究[D].对外经济贸易大学,2018.

[3]孙超凡. 国际EPC工程总承包项目内部控制问题研究[D].首都经济贸易大学,2017.