电力改革下电网基建项目档案标准化管理模式研究

电力改革下电网基建项目档案标准化管理模式研究

吴超明

国网浙江省电力有限公司江山市供电公司 浙江省江山市 324100

摘要：基建档案是电网工程项目建设过程中形成的、有价值的图纸、文字以及音像和电子文件等资料。近年来,随着现代化技术和信息化水平的提高,加强电网工程建设基建档案整理,对于提高电力企业服务质量和水平,具有非常重大的现实意义。

关键词：电力改革；电网基建；档案标准化；管理模式

一、电网建设基建档案整理的作用

对电力企业而言，电网基础设施档案的整理主要是指从立项、施工到最终竣工、申报过程中形成的需要整理归档、具有保存价值的图纸、文字、音像等文件。基础设施档案作为档案的重要组成部分，反映了电网建设项目管理的真实情况，为单位和事业的发展提供了重要的参考依据和基本条件。电网建设和基础设施建设是一项发展性的基础性工作。根据基础设施建设规律收集、整理、保存的完整、准确、完整的基础设施档案，成为基础设施项目管理人员和技术人员的知识成果，对提高电力企业的发展水平起着非常重要的作用。

电网项目建设全过程记录在电网建设基础设施档案中；同时，它也真实反映了电网项目管理的真实面貌，基础设施档案的使用寿命比电网项目实体的使用寿命更长。准确、规范的基础设施档案已成为电网项目运维、管理、使用、改扩建的重要凭证和依据。

二、电网建设中档案管理出现的问题

1）对电网项目建设档案重要性认识不足。一些施工单位盲目要求施工进度，供电企业只负责建网，忽视了档案收集和管理对电网工程建设的重要性，造成档案收集不全，直接导致责任不清、资料不全，为今后的再开发和维护留下严重隐患。2）有些项目有施工档案，但由于收集不全，缺乏准确的电缆走向和系统综合状态图，给以后的维护带来了一些麻烦。3）档案管理不是一个流行的行业。许多档案管理队伍严重落后，缺乏与时俱进的意识，缺乏人力资源，缺乏新的信息来源。技术培训和业务发展能力已成为当前亟待解决的首要问题。4）施工方档案管理缺乏责任制的制定，缺乏经济约束和处罚手段，导致档案不完善、不准确或直接缺失，直接导致企业的经济损失甚至各种损失。5）标准和规范难以实施到位。电网建设项目多为省级以上重点建设项目。因此，国家档案局、国家电网公司和省档案局对这些项目档案的管理发布了相应的规范和标准。但在这些标准的实施过程中没有很好的监管措施，普遍存在事后控制和文件资料收集不全的问题，难以保证项目的安全有效实施，尚未形成有效的全过程监控档案管理体系。

三、电网基建项目档案标准化管理措施

（一）强化档案数据共享

档案是企业的数据仓库，档案管理平台是企业各类资料和数据的最终归集点。在档案信息化建设的基础上，应充分挖掘档案信息管理平台目录检索、全文检索、自动推送以及辅助开展研编等功能。扩宽档案查询利用覆盖范围，在全公司系统实现档案数据共享，充分发挥档案价值，解决信息孤岛问题。

（二）形成基建档案管理体系

一个管理体系一般是由几个部分构成的,形成一个基建档案管理体系可以由网络以档案室、基建管理部和监理单位档案三个部分组成。以档案室为圆点,向各级部门扩散,逐一分配好职责,形成一套完整的基建档案管理体系。电网的建设比较复杂,电网立点多且铺的线路长,覆盖范围广,如果不对其规范管理和严格把关,造成的后果将是无法言语的。当电网建设在进行时,对其质量和安全进行监控,而这些都要明确职责到各部门,甚至责任到人。电网建设要做好上下衔接的档案管理工作,形成完整的基建管理系统,电网建设中的基建档案管理工作是基建档案管理中重要的一步,保证电网建设安全有序的进行。

（三）加强领导重视,提高员工对档案整理工作重要性的认知

在电网工程施工建设过程中,应当制定相关文件、档案材料的收集与管理机制,并且制定领导责任制度。在电网建设过程中,一旦领导调整,均需严格按照档案法、档案管理条例以及档案整理规范等,及时呈送档案资料,及时交接档案工作。同时,还要加大宣传和培训力度,全面提高兼职档案管理人员的综合素质和业务技能。如可以邀请专家对兼职档案人员进行教育和培训,使他们掌握收集电网建设中的相关文件材料,使电网建设基建档案的成套性不被人为破坏,并且保持单项工程项目档案之间的联系性;对档案管理人员进行实地培训、实地交流,采取取长补短的方式,使他们互相促进,提高整体档案管理工作的水平。

（四）明确归档职责任务，确保档案完整

应用智能整编等方法，提升档案归集效率。制定下发年度档案归档计划，覆盖全部类型和专业，建立重大事件、重要人物的专题档案，明晰各单位归档职责、任务和归档期限，理清职责界面不清的局面，全面提高公司档案资料归档的完整性。

在档案平台文书档案方面，探索开展智能化业务研究，重新梳理原有档案归档模式，反复比对，重复查找，以“收文、发文及线下文件”三大类型为着眼点，归纳总结不同类型的归档流程。树立以“电子指导实体，线上指导线下”的理念和思路，应用智能整编技术，在省市县三级开展试点，基本实现了线上文书档案自动分类、自动鉴定、自动装盒的功能，极大简化人工操作，提升归档效率。

在电网建设档案归档侧，探索基于神经网络算法的工程项目档案智能组卷。通过TF-IDF算法提取特征向量，搭建神经网络对其进行训练，实现案卷与文件之间的映射，提升组卷的合理性。

（五）电网建设基建档案管理工作的整体提升

加强电网建设基建档案管理工作的整体水平是为了整个电网建设能安全高效的进行。电网建设基建档案管理每个部门有不同的工作,但是很多工作人员在工作多的情况下,人手会有不足或者一人多用的现象,造成工作的整体效率降低。这种现象其实是可以规避的,比如档案的存放等简单的工作可以交给某个人负责,较复杂的工作多人负责,正确的对档案管理工作进行分配就是可行之法。

（六）查缺补漏、以点带面

新时代背景下的电网建设基建档案整理过程中,应当注意查缺补漏,确保应归档的材料完整、齐全。从某种意义上来讲,基建资料的收集工作直接关系着电网工程档案的完整性。因此,应当对电网工程项目施工单位整理、移交的档案资料,需进行认真的核对,如果存在欠缺的材料,则需要仔细核对、查缺补漏,做好收集和补充工作,加强电网工程竣工验收文件、图纸收集,使档案资料更加完整。

同时,要抓点带面,按照电力企业档案分类方案、案卷编号规定以及竣工图和验收文件等排列。重新整理不规范材料,同一单项工程档案材料是一个有机整体,同一案卷内的文件材料具有一定的联系,其价值应放到同一单项工程的案卷中去衡量。

四、结论

在电网建设不断发展的今天,大量的基建档案累积。复杂繁琐的基建档案管理工作要坚持在现有的模式上进行创新,只有基建档案管理工作进入了现代化、系统化和规范化,才不会阻碍到电网建设的发展。电网建设基建档案管理工作是工程项目管理的重要组成部分之一,是一项对行为负责,为人民服务,替他人着想的工作。在电网建设事业的发展中,应该进一步加强电网建设基建档案管理,应不断的完善、健全档案管理制度,做到及时总结,研究电网建设基建档案管理工作中出现的问题、难点、疑点,积极推动电网建设的发展。

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