房地产档案管理信息化的意义及改进策略

房地产档案管理信息化的意义及改进策略

任亚飞

北京市房山新城投资有限责任公司 北京市 房山区 102400

摘要：档案管理工作传统的管理模式和方法之下，管理的效率和查找档案和档案利用的速度都比较慢，在满足实际的工作需求方面存在一定的困难。基于大数据时代带来的深刻变化，各种信息、数据和资料等内容的作用变得越来越大，这为其信息化建设指引了发展的道路。在档案管理的发展过程中，出现的问题也层出不穷，如管理的安全性问题、管理的体系和制度不够健全的问题以及管理人员的能力和实际的工作需求不相匹配等。为了有效的处理相关问题，最大限度地降低或者消除这些问题带来的不良影响，巧妙地运用大数据是其中的可行策略之一。紧跟现代化社会发展的步伐，促进档案管理工作走向信息化建设的发展道路。

关键词：档案管理；管理信息化；发展趋势

引言

信息技术的快速发展是一把双刃剑，在给档案管理工作提供方便的同时，也带来了许多安全问题。所以，档案管理技术人员要认识到信息技术的重要性，不仅要对信息技术进行全面了解，还要考虑信息技术对档案管理工作的安全性，采取有效措施，解决档案信息管理的安全问题，从而实现档案管理的完整性、真实性、可靠性。

1档案管理信息化概述

信息技术几乎成为日常生活、工作、学习中所不可或缺的一部分，因此对档案管理的信息化建设工作也并不陌生。档案信息资源的用途十分广泛，几乎涵盖所有行业，例如房地产企业中有员工档案、学校中有学籍档案、建筑工程项目中有项目档案等。总体来看，档案信息资源中记录的是一个人、一件事或一段经历的历史信息，可真实且全面地还原历史事件。档案管理工作的主要目的是记录历史和保存历史，并根据目标群体的档案信息获取需求来提供个性化服务。档案管理信息化所指的是利用信息技术开展档案管理工作，将传统模式下的纸质档案载体转变为电子档案，提高档案管理工作水平的同时，将档案信息的应用价值发挥出来。在当前的新时代背景下，档案管理信息化是档案管理工作的主要载体，因此现代房地产企业务必积极利用现代化技术手段完善档案管理的工作模式。打造出符合档案管理信息化建设的良好环境，投入更多的资金来培养优秀的档案管理人才。

2房地产档案管理信息化改进策略 

2.1拟定完善的档案信息化建设计划

对档案工作展开信息化建设，能够为档案管理工作效率的提升奠定一个良好的基础。首先政府部门应当以实际情况作为出发点来开展有关的信息化建设协调工作，并且进行一个总体计划布局，以切实提升档案信息化建设的速度与效率。除此之外，相关部门还应当加强和档案馆间的交流与沟通，防止档案馆中出现刻板施行状况的出现，影响对实现档案管理工作信息化建设的整体布局。同时，各个档案馆在逐渐展开信息化建设的进程中，应当高度重视有关部门的意见和具体情况之间的联系，真正做到符合当前信息化的建设需求。档案馆在开展信息化建设的进程中，还应当贯彻施行科学发展理念，确保和政府有关部门间的有效沟通，并将其作为出发点和一部分信息化建设较为完善的档案馆展开密切的交流。而针对一部分信息化建设较为落后的档案馆，则应吸收其他档案馆的优质经验，积极改进与完善，如此才能对档案馆信息化建设起到相应的帮助，为接下来档案管理工作的有效展开奠定良好的基础。

2.2完善保障体系，为档案信息化管理奠定基础

1.积极落实解决策略，保障信息使用安全。单位要积极加强并落实档案安全管理体系，以适当的策略来完成对信息化档案管理程序和流程的优化提升，促进其科学性、规范性、标准性，使其不断升级完成蜕变，确保信息使用安全。同时，单位还要设置统一的归档标准、专职管理人员，实现措施到位、责任到位，确保档案分类得当、信息精准、系统完整。2.重视防病毒软件的安装，做好网络备份。作为档案管理人员，必须要经常对杀毒软件进行升级，以降低电脑病毒感染的几率。同时，还要不断更新软件、硬件设施，确保在档案信息化建设过程中能有足够的支撑与后盾。另外，对重要数据做好网络、本地备份也是非常有效的管理手段。该方法能帮助单位在遗失数据时以最快速度恢复数据，减少单位压力，增强单位管理的安全性。3.权责明确，双重保障。完善的责任机制是有效激发档案信息化管理优势，解决其安全问题的重要手段，单位在实际工作中做到责任到人，提高职工的权责意识，避免出现遇事推诿拖拉等现象，这样就能极大提高档案信息化管理的安全性与可靠性。

2.3档案人才队伍建设

档案工作是房地产企业管理工作中的一项专业性强、涉及多学科的基础性的管理工作，档案的收集、整理、保管、利用、鉴定和编研等工作离不开档案管理人才队伍，档案信息化建设更加离不开高素质、复合型的档案专业人才队伍。随着新时代房地产企业的数字化转型，档案工作的前端控制、全生命周期管理、知识管理对现行房地产企业档案管理模式产生了深刻的影响，房地产企业档案工作所面临的管理难度与日俱增，档案管理手段日新月异，需要我们了解掌握的各专业知识门类繁多。面对机遇和挑战，唯有建立一只政治素质好、勇于创新、敢于担当、知识结构丰富的复合型档案人才队伍，才能为房地产企业档案工作的持续发展增添不竭的动力。一是要加强政治能力建设，着力提高档案管理人才队伍的政治判断力、政治领悟力、政治执行力。二是积极引进档案、计算机、信息技术等专业人才，同时还要注重房地产企业内部专兼职档案人员的培养。三是要积极组织房地产企业专兼职档案人员深入学习档案法律法规、标准规范，要讲清讲明新时代档案事业发展的新趋势、新动向，要尽可能多创造机会让档案管理人员参加计算机、信息技术等方面的专业知识培训，丰富档案管理人员的知识储备。四是要为房地产企业专兼职档案管理人员搭建平台，帮助他们做好职业发展规划，要让他们学有所成、学有所用，提升专兼职档案管理人员的获得感、归属感、成就感和幸福感。

2.4优化房地产企业技术，强化传输管理

对于档案资料的传输问题，我们需加强重视，可以运用权限控制与监控技术进行妥善解决。对技术进行优化时，要对档案信息化管理系统设置身份认证机制，通过对单位职工设置特定的账户名与密码进行实名制登录，这样可以有效提高档案资料传输的安全性，减少非法分子传输档案资料的可能性。与此同时，还要细化用户登录等级，用户等级不同所查阅的资料核心度也不尽相同，进而保证档案资料的安全性与机密性。另外，要强化监控技术手段，依据本单位的档案信息化管理状况，建设相应等级的计算机防火墙，加密档案传输途径，制定档案资料传输协议，提升档案信息化管理的安全性能。

结语

综上所述，在如今信息化时代背景下，不仅需要高度注重单位经济结构的有效改革，还应当高度重视档案管理工作形式的创新。在档案管理工作中大力推进信息化建设，可以有效提升档案信息管理工作的整体效率，同时还能够全方面提升档案管理工作的可靠性、安全性。因此，应当加快档案管理工作的信息化建设力度，实现科学、合理的档案管理。

参考文献

[1]於欣颖,韩丽丽.加快档案信息化建设创新档案管理工作[J].办公室业务,2020(20):100-101.

[2]何云璐.档案信息化建设与档案管理的探讨[J].现代经济信息,2019(11):164.

[3]薛万祥.加快档案信息化建设不断创新档案工作[J].民营科技,2015(12):105.

[4]李丹.加快档案信息化建设不断创新档案工作[J].黑龙江科技信息,2015(27):167.

[5]孙丽珍.增强责任意识创新管理方式加快实现房地产企业档案管理信息化[J].黑龙江科技信息,2010(28):135+320.