对电子文件“单套制”归档管理趋势的分析

对电子文件“单套制”归档管理趋势的分析

孔凡莲

山东电力工程咨询院有限公司 山东省 济南市 250013

摘要：在互联网和信息技术普遍应用的大环境下，数字资料查阅和利用的便捷性和灵活性表现越来越强，电子文件的数量普遍增多。为了方便电子文件的利用，针对电子文件的管理与分析持续性深入，且有关电子文件“单套制”归档管理的具体模式受到了普遍性关注。对这种管理趋势进行分析，明确趋势发展的重要意义等内容，这对于档案管理工作的开展有显著的价值。本文对电子文件“单套制”归档管理趋势进行分析。

关键词：电子文件；单套制；归档管理

引言：文档管理对文档的具体利用至关重要，因此对文档管理工作进行分析与讨论有突出的价值。随着互联网和信息技术的普遍应用，电子文件的产出数量显著增加，针对电子文件管理展开讨论便有了突出的现实意义。就目前的电子文件管理而言出现了“单套制”管理模式和“双套制”管理模式，不同的管理模式有不同的优势，其在实践中的具体利用价值也有显著差异。现阶段，电子文件“单套制”归档管理趋势在逐渐加强，本文的分析与讨论旨在为实践提供帮助与指导。

一、电子文件“单套制”归档管理

要在电子文件归档管理实践中对“单套制”归档管理趋势进行具体分析，首先需要明确什么是“单套制”归档管理。就概念而言，“单套制”具体指的是电子设备生成的档案仅以电子方式进行保存。分析研究“单套制”归档管理发现其优势显著：一是实现了管理便捷。和纸质档案管理进行比较，电子档案的管理更具便捷性，而且在管理实践中，专业性、统一性等更容易实现，所以在电子档案管理过程中强调“单套制”归档管理符合当前的管理要求和目标。二是对于管理资源的充分利用有积极的意义。基于电子文件的管理有“单套制”和“双套制”两种，但是“双套制”要求同时管理纸质文件和电子文件，所以需要利用的管理资源比较多，且存在着一定程度的重复，这种情况会造成资源的浪费。“单套制”归档管理避免了此种情况，实现了档案资源的充分利用。

二、电子文件“单套制”归档管理趋势分析

电子文件的“单套制”归档管理趋势表现越来越突出，对这种管理趋势的产生与发展做出分析，便于进一步的认知此种管理方式有积极的意义。

1.“单套制”归档管理趋势的发展动力

在电子文件管理实践中“单套制”归档管理模式之所以能够发展成为一种重要趋势，主要是因为其存在着非常显著的推动力，首先是传统的档案管理存在着诸多的弊端，而“单套制”归档管理的优势出众，所以基于管理实践效果的考虑，“单套制”归档管理的应用普遍性在显著增强。随着应用基数的增大，“单套制”归档管理成为了电子文件管理越来越受重视的一种模式。总结过去的文件管理实践会发现纸质文件管理在很长的一段时间内都是文件管理的重点，不过这种文件管理模式需要有足够的空间，而且管理对象非常容易受到其他因素的影响，比如火灾、受潮腐烂等，所以纸质档案管理表现出了空间大、资源浪费突出且档案安全性低等问题。在电子档案出现并且得到不断的应用后，基于电子档案的管理方式获得了显著发展。“单套制”和“双套制”均是电子文件的重要管理方式，但是前者在资源节约方面明显优于后者，所以前者成为电子档案管理的重要趋势。其次是“单套制”归档管理在实践中能够解决诸多的文件管理缺陷。[4]“单套制”归档管理强调的电子文件的管理，在管理过程中不会出现纸质文档，所以管理目标清晰，方向统一；再者，“单套制”归档管理因为仅仅需要强调电子文件管理，所以在管理中仅需要构建对管理有效果的数据库便可以实施对资源的存储、管理和查阅，这不仅有效地减少了资料管理的空间消耗，而且能够实现资源的灵活化、便捷性利用，这对于解决当前的管理实践问题有突出的现实意义。

2.“单套制”归档管理趋势的影响因素

总结研究当前的“单套制”归档管理，并在管理趋势基础上对管理的影响因素做分析可知，在实践中，能够对“单套制”归档管理产生显著影响的因素主要有两个。

（1）管理体系

管理体系是影响“单套制”归档管理的重要因素。对这一管理实践进行分析可知，不管是采用什么样的管理模式，其最终的目标都是要进行信息的存储和利用，需要注意的是在信息存储和利用的过程中需要保证信息的安全。管理体系是保证信息安全的重要因素。在管理实践中，时常会出现因为管理体系漏洞而出现信息安全问题。“单套制”归档管理因为仅有电子管理这一种方式，所以在出现信息安全问题而得不到有效的解决，信息会出现无法复原等问题，这对于管理实践是非常不利的，因此在管理过程中对管理体系进行分析，同时做管理体系建设优化意义显著。

（2）管理制度、方法

在管理实践中，制度、方法等会显著影响最终的管理结果，因此需要基于管理目标对管理的具体实施制度以及方法等进行明确。电子文件的管理具有综合性，制度强调对其的重要性是非常显著的。基于管理需要和电子文件特点，对具体的制度，比如文件的存储分类制度、管理调阅制度等进行强调，这些制度的实施会让具体管理工作的开展有效性和专业性显著提升，资料管理的安全性也会显著加强。在管理过程中，管理方法利用的专业性、合理性对最终的管理实践效果影响也是显著的，所以必须要对管理的方法和管理目标等进行分析，从而确定管理工作的有效性。

（3）“单套制”归档管理的问题分析与解决

对目前的电子文件“单套制”归档管理进行具体分析会发现这种管理方式也存在着部分问题，比如在一些重要资料管理实践中会发现法律上不承认电子签名，在这种情况下，电子文件“单套制”归档管理的实际意义会显著下降。不仅如此，在电子文件的“单套制”归档管理实践中还存在着如信息泄露、信息丢失无法复原等显著问题，这些问题为电子文件“单套制”归档管理造成了显著影响，因此在实践中需要做好相应问题的分析与解决。针对“单套制”归档存在的问题具体的解决方案为以下几点：

1）通过立法或者制定规章制度对电子文件的“单套制”归档管理适用范围以及适用条件等进行明确的规定，这样利用“单套制”归档管理的文件无效管理问题会得到有效的规避。

2）需要对电子文件“单套制”归档管理的管理体系以及信息安全等进行强调，积极的进行管理体系的安全加强，使用先进的信息安全技术，这样，管理实践中的电子文件安全性显著提升，管理实际价值也会明显加强。

3）在管理实践中需要对管理人员的综合素养等进行全面提升。在管理过程中，人员水平对管理工作的实际影响也是不容忽视的，进行管理人员的培养和训练工作，使其在管理过程中更加专业，这样，综合管理实效会获得进一步的发展。

结束语

综上所述，在信息技术不断应用的大环境下，电子文件产出数量显著增加，为了便捷管理，需要采用科学的管理方式。“单套制”归档管理和“双套制”归档管理工作均能够实现对电子文件的管理，不过前者在各方面的表现优于后者，所以社会实践中出现了电子文件“单套制”归档管理趋势。对“单套制”归档管理概念进行分析，并就电子文件“单套制”归档管理趋势的发展动力以及影响因素等做讨论，同时明确并解决其中的问题，这对于实践来讲意义显著。

参考文献

[1]吴雁平,刘东斌.电子文件“单套制”归档宜称“单轨制”归档辨析——对电子文件“单套制”归档管理趋势的探讨[J].档案，2019(8)：4-9

[2]杨栋，程玉红.高校电子公务文书档案单套制管理研究[J].船舶职业教育，2019，7(6)：74-76

[3]宛志亮.电子文件单套制管理趋势下的档案“多套制”管理模式长期共存[J].档案,2019(7)：16-20