新时期的档案信息化

新时期的档案信息化

张芝慧

永州职业技术学院 湖南永州 425000

摘要: 随着时代的飞速发展,档案信息资源的开发利用,引发对档案的大量利用,因此更需要加强对档案的保护。档案信息资源的开发和利用会促进档案信息化。所谓档案信息化，就是档案管理模式从以面向档案实体保管为重点，向以档案实体的数字化信息这种主要形式向社会提供服务为重心的转变过程。本文从档案信息化与档案保护和利用开发等方面探讨了几个问题。怀念档案事业的开拓者曾三先生。

关键词:档案信息化/服务能力/网络安全/高校/曾三

随着时代的飞速发展,档案信息资源的开发利用,引发对档案的大量利用,势必给档案保护工作带来难度。如果不加强对档案的保护工作,天长日久就没有档案可以利用。档案的保护是为了延长档案的寿命,其目的是为了开发利用档案信息资源，为社会做出贡献。档案信息资源的开发和利用会促进档案信息化，档案信息化建设是档案事业适应时代和社会发展的必然趋势,是加速档案管理现代化的客观要求,是提高档案工作服务水平的必由之路。

所谓档案信息化，就是档案管理模式从以面向档案实体保管为重点，向以档案实体的数字化信息这种主要形式向社会提供服务为重心的转变过程。档案信息化建设最终将实现，一是档案信息的数字化、网络化；二是档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化；三是档案信息高度共享；四是将引发档案管理模式的变革。虽然电子文件大量产生和应用，但它的法律作用和凭证作用尚未取代纸质文件的地位，按照国家档案局的要求，电子文件必须与相同版本的纸质文件一同归档。在档案信息化建设的同时，我们不能忽略的重要问题是确保网络安全。一是机密档案信息的安全保密问题，应设置访问权限、身份识别等；二是计算机系统运行的安全问题，应采取相应的措施。如安装防火墙和实时更新的杀毒软件，对归档信息定期进行下载备份等。下面围绕档案信息化来具体研究讨论几个问题 ：

一、如何推动档案信息化与经济社会发展相融合

党的十八大报告指出：“大力推进信息化与工业化融合，促进工业由大变强。”我国信息化发展开始进入全方位、多层次推进的新阶段，各行各业、各个领域的信息化迅猛发展，信息化已成为我国国民经济与社会发展的必然趋势。档案作为信息资源，面对信息化的发展潮流，档案信息化也必然成为档案事业发展的战略选择，这是时代赋予档案事业的要求，攸关档案事业的发展前途。同时信息化也是档案事业创新发展的契机，无论是国家信息化中对于信息资源建设作为核心内容的要求，还是先进的信息技术为手段为档案各项事业的发展所提供的技术支持和保障，都是档案事业实现改革与发展的重要契机，档案部门必须紧紧抓住这一重要发展机遇期，适应时代发展的要求，积极作为，科学谋划，夯实档案信息资源作为国民经济与社会发展的战略性基础信息资源的地位，通过档案信息化推动档案事业的跨越式发展。档案信息化这就意味着，大家将来利用档案，不用再亲自到档案馆来查阅卷宗，而是可以通过网络查阅利用开放档案，不受时间、地域和文件数量的限制，档案信息资源的共享，以适应经济社会发展。

2. 如何提升档案信息化的公共服务能力

随着社会发展和档案意识的不断提高，人们对各类信息的查询需求不断增加，高校学生查阅录取审批等学历证明非常之多，政府在进行社会管理和经济建设中对档案资源的利用要求也越来越高。档案信息是系统的、有序的信息集合,通过对档案信息的开发,可以有效的实现利用的目的,而且档案信息属于公共资源,通过提高档案信息资源的公共服务能力,可以使档案信息资源更好的与当前时代发展要求相适应,实现档案信息资源的有效利用。提升档案信息化的公共服务能力我认为有以下几点：1、档案集中保管，为提升服务能力提供资源保障；2、建设档案电子查阅中心，为提升服务能力提供高效平台；3、加强档案数字化建设，建设档案综合信息中心；4、举办档案展览，展示我市历史文化发展及社会发展成就，推进我市文化县市建设；5、提高档案人员整体素质，为提升服务能力提供人才保证。

三、如何防范和应对档案信息化工作的网络安全风险

现代信息技术飞速发展，各行各业都积极推进信息化建设，档案信息化建设也自然成为了大势所趋。与传统的档案利用方式相比，档案信息化有利于实现档案信息资源跨越时间与空间的限制，通过网络传输与共享机制，更快更广泛地为公众所用，因此防范和应对档案信息化工作的网络安全风险成为重中之重，应做到如下几点：1、制定完善的保管与使用制度。保证使用载体与硬件设施的兼容性；更新病毒库，扫描系统漏洞，发现漏洞应该及时修复，避免不法分子有机可乘；2、预防病毒侵扰。专机专用，只负责保管等功能的计算机，严禁连接外网。对于需要共享的档案信息，要按相关规定操作，档案系统管理部门严禁无关人员进入，定时进行系统扫描，确认安全才可以使用，采取有效的技术手段，构建档案信息的安全防护体系，降低安全风险等。

四、如何加强高校档案信息化建设

档案管理是高校教育管理的重要组成部分，档案信息化建设已成为高校档案工作的当务之急。档案信息化建设是一项系统工程，内容主要有加强收集和编研工作，实行文档一体化管理，加强档案行政管理体系的建设首先要加强信息化基础建设和网络建设。高校档案信息化需要有计算机、网络等硬件设施和相关的软件、技术等基础条件，档案管理网络化建设和维护都需要大量的资金，学校应加大投入力度，把网络化建设纳入数字化校园建设的总体规划和预算之中,为高校档案管理信息化提供基础和保障。其次是坚持电子文件管理， 积极推进档案信息安全保障体系建设。最后还要加快档案人员队伍建设。档案事业要发展，人才是关键 ，建设一支高素质、复合型的高校档案人才队伍对高校档案事业的发展至关重要。一方面，要加强培训和继续教育，提升档案工作者的综合素质。档案工作人员必须努力优化自己，使自己具备较全面的知识结构以及敏锐的信息意识、良好的信息道德、较强的信息能力。另一方面，要引进既懂计算机技术、通信技术、网络技术，又精通档案业务的复合型人才，以适应档案管理信息化和高校档案事业发展的需要。

档案事业的迅速发展，让我们不禁想到一个不可不被档案工作者铭记的名字——曾三先生。今年是曾三先生诞辰110周年，他是新中国档案事业的开拓者和领导者，不仅见证了新中国档案事业由起步走向成熟的曲折历程，还在工作实践中形成了一套有中国特色的档案事业发展思想。他作为我国档案事业的第一代领导者,凭着对党和国家档案事业的忠诚与执着,为新中国档案事业的建立与发展做出了杰出的贡献；他的道德思想、工作作风堪为师表,培育了一代档案工作者。他的学术思想、治学风格是我们的宝贵财富；他的档案学思想,内容十分丰富,涉及到档案学的方方面面。对于新中国档案事业的工作者来说，曾三是一个不可不被铭记的名字。

参考文献:

1、何玲，档案信息化建设相关问题的探讨《档案学通讯》2004年第五期：37-40

2、梅雪伟，如何更好的提升档案公共服务能力《黑龙江史志》2014年第九期

3、晶晶、何郑涛，关于高校档案信息化的探讨《科技情报开发与经济》2011年第21卷第14期：117-118