如何做好电子信息档案管理的保密工作

如何做好电子信息档案管理的保密工作

林燕

山东省烟台市莱山广播电视中心

摘要：电子信息档案的保密就是指，国家机构或者企事业单位的信息资源档案，不会受到各种因素的威胁以及侵害。伴随着当今信息化时代的发展，计算机技术也正在不断进步，对于电子信息档案的保密工作也就成为了对档案进行安全管理的一种形式。在这种信息化时代下，一定要做好电子信息档案的保密工作，防止误操以及其他因素致使档案中的信息出现泄露。在这信息发展的时代背景下，会为电子信息档案管理的保密工作带来更高的挑战，也对其保密工作带来更加严格的要求。因此，只有做好电子信息档案管理的保密工作，才是推进档案健康发展的一大保障，从而促进企业的健康、稳定发展。

关键词：电子信息；档案管理；保密工作

引言

现代信息技术快速发展，推动着国民经济发展，促进现代化电子档案建设，更好地满足社会发展需求。信息档案建设是基于现有档案保障其内容不变的前提下，实施信息化管理，有效共享档案资料，还要注意保障其安全性。

1电子档案概述

电子档案主要以数字编码的方式将信息存储于磁盘、磁带和光介质之中，同时，计算机能够准确识别并科学处理电子档案中的信息，该信息以数字代码序列完成网络传输。如信息准确地记录于存储载体后，则成为数字化信息，并具有较强的机读性特征，存储信息的数量较大，信息内容尤为丰富。

2电子信息档案的特点

首先，电子信息档案是具有很多的优点的，它的管理方式会更加便捷，在经过计算机技术进行处理之后，它的信息内容所占据的空间是比较小的，特别容易对其进行存储；其次，电子信息档案在对数据信息进行传输的过程中，耗时比较短，更利于相关的人员对其进行查找以及使用。除此之外，在电子信息档案拥有着这些优点的同时，它也存在着一定的缺陷。首先，在极为复杂的网络环境下，如果对电子信息档案进行快速的传输，就很容易会导致信息泄露，如果资料信息泄露，就会对企业造成特别严重的损失；其次，由于受到当今科学技术发展的制约，对电子信息档案加密程度的限制就会增加电子信息档案的泄露风险。

3电子档案管理保密的重要性

3.1档案管理效率得到了提高

档案工作中，保密管理工作非常重要。传统档案管理以人工操作模式为主，人力资源投入高而且工作强度大，档案管理效率受到很大的影响。档案管理中现代数字化技术的应用，使得工作效率有效提高，电子版档案取代传统纸质载体，成本明显减小。

3.2增加档案管理安全性

档案管理是一项严肃工作，长期以来，由于在有限的空间内存放着大量的纸质文件资料，一旦由于管理不慎出现火灾等问题，将会造成重大损失。同时，当前部分档案管理工作量巨大，因此需要多人同时对档案进行管理。这种非专人负责的管理模式不利于形成有效的监督管理机制，甚至存在泄漏信息的情况，严重危害名誉以及社会的稳定性。通过档案管理信息化建设实现网络平台管理档案信息，减少人员数量，提高档案管理质量与效率，从而有力降低信息泄露情况的发生概率。

3.3提高电子信息档案的资源利用效率

对档案进行管理的工作内容是相对比较多的，而利用计算机技术来建立数据库，对信息以及资料进行统一的管理，就可以实现对信息资源的分类处理。相关部门也就可以在管理人员的授权下，对信息资源进行网络式的访问，从而大大提高信息资源共享的利用率。而且，这种共享的模式，安全性是比较好的，不仅可以发挥出信息资源的最大作用，还可以推动信息资源的进一步发展。

4电子档案管理存在的问题

4.1法律规范比较落后

总体而言，现阶段我国档案管理缺乏完善的法律规范体系，没有明确立法重点。《档案法》可确保管理工作规范进行，为管理法规、规章与实际管理制度的制定提供了依据，因而整个管理法制法规体系中其发挥着重要的主导作用。现阶段该法律还一些滞后性，电子档案管理中法律规定不完善，涉密计算机管理规定与现代计算机网络发展不相符，由此为电子档案管理部门管理规章制度的制定带来了困扰，不利于档案工作人员严格依照法律开展工作，进而影响电子档案管理。

4.2档案管理人员责任意识与保密意识薄弱

在传统职业教育与岗位教育的影响下，大多数档案管理人员都能做到对电子档案不动口、不动手。但对电子档案的保密工作缺乏应有的重视。部分档案管理人员会利用公共计算机登录系统，查阅和传输文件档案，或将未设置访问权限的档案管理系统交由其他岗位人员临时管理。殊不知这些危险行为会增大档案信息泄露的隐患。

5做好电子信息档案管理保密工作的对策

5.1对档案的资料进行规划管理

信息化的档案管理工作已经成为了当今时代发展的趋势，这也就要求电子信息档案管理人员一定要充分认识到档案信息化的重要性。这也就意味着，在短时间内会大幅度增加电子信息档案的数量，因此一定要对档案管理的优势进行合理的利用，通过互联网来对资料进行处理，从而提高管理的工作效率。由于传统的档案管理方法可能会出现资料丢失的现象，因此在对档案进行管理的过程中，一定要建立数字化的平台，并形成数据库，利用专业的设备对资料进行处理，以提高工作的效率。

5.2强化档案管理人员保密思想

电子档案保密管理中，管理人员负责管理档案资料，还要做好档案资料保密与监督，因而直接关乎到档案资料的安全性。档案保密管理中，要增强管理人员保密意识，持续做好保密培训，思想上不能放松，尽可能提高管理人员专业能力，认真负责做好档案保密管理工作，日常行为贯穿其中。还要加强自身管理，以防泄露机密信息，要将档案安全看作是自己应承担的职责与义务。电子档案保密工作中，档案管理部门要加强应用互联网技术创新管理制度与方法，全面保障日常管理工作效率及质量。同时还要重视电子档案的妥善保管，严格依照保密法标准定期检查档案是否出现误差或缺损，严禁档案内容被泄露。

5.3建立完善的电子信息档案保密制度

电子信息档案保密制度有利于确保保密工作的有序进行，同时这也是工作人员做好各项工作的重要依据和基础，有利于提升工作人员的警觉意识和责任意识。领导高度重视电子信息档案保密管理制度也成为创建完善保密管理机制的前提，有利于确保制度的全面落实。为此，领导部门应积极督促有关人员结合本单位概况，基于国家政策和制度的指导与保障，建立电子信息档案保密机制，做好电子档案信息的登记、查询、复制、保存和销毁等工作内容，明确保密信息管理人员的基本工作要求及工作规范。此外，还要充分结合单位实际和人员配置的总体目标，确定针对性的审批程序，确保档案利用的及时性及安全性。同时，在制定电子信息档案保密管理制度后，有关部门也可结合工作中遇到的问题，调整修订电子信息档案保密制度的主要内容，以增强档案的适用性。并且上级领导也应采取多种措施监督下级单位创建保密工作监管机制和专门的监管部门，做好保密工作指导及督察等工作，积极落实保密制度。

结束语

总之，电子档案管理保密工作开展时，要做好相关设备、制度等方面的工作，保证档案保密工作的顺利进行。同时需要采取相应的措施，从硬件的更新换代和人才的培养管理方面积极进行创新，并做好日常的维护管理工作确保档案信息的安全性，提升档案管理水平以及信息资源的价值。

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