电力工程项目档案全过程管理探究

电力工程项目档案全过程管理探究

韩泽

国网赤峰供电公司 内蒙古赤峰 024000

摘要: 电力项目档案作为电力工程项目建设的全过程记录，是电力项目管理的重要依据和基础，也关系到电力项目进度、质量、投资、运营和安全等。应以全过程管理理念，健全档案管理制度及体系，确保电力项目档案始终处于受控状态，实现电力项目档案完整、准确和系统，不断提升电力项目档案管理质量和水平。

关键词：电力工程；项目；档案；全过程管理

引言

在近几年的发展过程中，我国部分设计企业正在逐渐向工程公司转型，在电力工程建设过程中，设计企业能够充分发挥工程设计的主导作用，同时能够对建设工期进行有效的控制，有利于保证工程质量，从而受到到很多工程团队的关注。同时，也正是由于设计企业的工程建设工期短、投入成本低、工程质量高，使得许多建设单位会优先选择设计企业。在电力工程建设过程中，应根据我国相关法律法规的具体要求，结合具体的电力工程实际情况，开展工程总承包项目的档案管理工作。

1档案管理中存在的问题

一些建筑企业对电力工程的档案管理重视不够，把工作重点放在抓工程进展和工程质量上，只注重能否按工期完成工程和经济效益，忽视了档案管理的重要性。把工程档案管理看成是闲职，在人员的安排上，缺乏统筹观念，认为只要有人承担这项工作就可以。由于工作人员的业务能力和自身素质局限，缺乏正确的档案管理意识，严重影响了档案管理工作的效率和质量。由于电力工程档案具有管理工作量大、资料来源复杂多样的特点，正确的管理有一定的难度。一些建设单位档案归档管理体系不健全，加之工作人员的责任心不强等原因，档案管理过程相对混乱，管理不规范，容易出现纰漏。一些建设单位没有把档案管理工作当作重要工作内容，责任落实不到位，沿用传统的手工操作，很难实现电力工程档案管理的专业化和规范化，造成工程档案的真实性较差。

2电力工程项目档案全过程管理

2.1建立健全工程档案管理制度

随着时代的发展，传统的档案管理方法已经无法适应现代复杂的工程施工建设的需求，因此，要根据企业的实际情况和工程档案管理工作的需求，对传统的方法进行改革创新，吸取其精华，融入现代的档案管理方法中，运用管理软件，使档案管理更科学、更高效。建立完善档案管理制度，作为约束档案管理人员管理行为、规范档案管理的依据和准则，制度要符合企业的实际情况，切实可行。比如档案的分类要有科学性，案卷标签要规范，档案的摆放要随时可以查到任何案卷，归档的材料要符合标准。建立档案借还制度、档案归档制度、档案保管制度，制定档案管理人员工作职责，通过制度的制定和实施，加强档案管理。在实际工作中，对档案管理人员执行档案管理制度的情况进行监督检查，发现问题及时纠正，把工程档案管理制度落到实处，使档案管理人员能够根据制度，规范档案资料的收集和整理工作，进而提高工程档案管理工作的质量。

2.2保证资料的整体性

对于整个电力工程建设而言，各项目之间存在着密切的关联性。鉴于此，档案管理过程中，应理清各项目之间的关系，准确把握主线。比如，在电力工程档案资料时，应同各方面积极沟通，包括电力工程的施工单位、设计部门、监理单位、生产厂家、业主等，广泛收集与了解参与建设单位的资料，促使档案管理人员对这些资料进行有效地整合与利用，结合不同项目收集相对应、有价值的档案资料。如果各单位之间沟通不畅，档案资料收集时极易出现脱节、逻辑不当等情况。例如，建设单位如果同施工单位之间沟通不到位，其建设质量目标之间则存在一定的差异，使得项目管理实施时间相对比报表审批时间更晚，同时监督规划开工时间也同工程建设管理时间存在出入。

2.3明确各个参与方的职责

在电力工程建设施工过程中，相关人员要结合工程总承包的特点，对总承包方和分承包方进行职责明确。一般来说，总承包方的责任主要分为两个方面：一方面，要采用合理的措施对分承包方的档案业务进行监督指导；另一方面，要对自身的档案材料进行收集整理，同时要接收分承包方的档案资料，并将档案资料移交给业主。分承包方应当将管理工作的内容加入到工作责任制度中，同时要将文件材料的收集管理工作纳入工程建设计划中，确保档案工作和工程建设工作同步进行。

2.4有效监控项目的实施

在工作过程中，工程项目企业的档案管理人员一定要将自身的管理监督职能充满发挥出来，积极参与电力工程建设。其主要监督工作内容包括以下几点：一是检查电力工程的档案资料整理质量是否与要求相符，资料的完善度有没有和工程要求相一致。二是引入信息技术，部分有能力全过程信息化管理的施工单位，通过网络化的自动管理监控，能够第一时间发现和解决电力工程建设过程中可能存在的档案问题，让档案管理的准确性和系统性更高。

2.5加强档案管理人员队伍建设

档案管理人员是进行档案管理工作的主体，他们的专业素质和自身修养直接关系到档案管理工作的质量和效果。因此，首先要加强档案管理人员的学习和培训，通过集中学习、网上自学、专家讲座等多种形式，学习档案管理、施工设计、财务管理、成本控制等相关的理论知识和档案管理的实践经验，提高工作人员的自身素质和业务能力，并定期进行考核，考核结果和量化考核的绩效相关联，调动档案管理人员的积极性，促使他们不断提高专业水平。多为他们提供外出参观培训的机会，加强不同单位之间的沟通交流，取长补短，运用于自己企业的档案管理实践。实行奖励激励制度，对工作认真、贡献突出的档案管理人员给予鼓励和奖励，激发档案管理人员的工作热情。在可能的情况下，聘请业内知名人士开展咨询服务，促进档案管理人员队伍建设。

2.6运用档案管理系统，保障档案案卷质量

做好电力项目档案信息化、网络化和数字化技术应用，充分发挥现代信息网络技术、档案管理软件作用，保证电力项目档案案卷质量。按照《电子文件归档与电子档案管理规范》等相关规定和要求，统一电力项目档案管理标准和模式，将传统电力项目纸质、照片等档案格式，转化成电子格式，提高档案管理质量和效率。还要规范电力项目档案卷内目录、卷内备考表、移交清单、移交目录以及相关电子表格等。积极使用电力项目档案管理系统，搭建电力项目档案信息化管理平台，统一标准和规范。各参建单位应安装档案管理系统软件，采取“边施工、边收集、边整理、边立卷”办法，做好预归档工作和相关电力项目数据录入工作，确保做到电力项目开工到哪里，项目档案管理就开展到哪里，为电力项目竣工档案验收和移交奠定扎实基础。

结束语

作为电力工程建设项目全过程记录的电力项目档案，是电力项目管理的重要依据，事关电力项目进度、质量、投资、运营和安全。需要早介入，完善档案管理制度及体系，严把档案源头质量，将档案管理渗透至建设项目每一阶段、程序和环节，确保电力项目档案始终处于受控状态，实现电力项目档案完整、准确、系统管理和有效利用。

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