工程建设项目档案管理创新

工程建设项目档案管理创新

姚敏志

中建八局，上海 200135

摘要：现阶段，工程建设档案管理工作是一项系统、专业性的工作，只有确保档案管理的科学性和规范性，才能提高工程建设项目档案管理水平，最大限度发挥出档案管理工作的应用价值，为工程建设提供真实可靠的数据，推动工程建设项目可持续发展，为城市的经济发展和精神文明建设提供助力。基于此，本文就工程建设项目档案管理创新进行简要探究。

关键词：工程建设；项目档案管理；创新

1 工程建设项目档案管理常见问题

1.1 未设置专业工程档案管理岗位

建设工程项目部工程档案管理思想意识薄弱，项目实施过程中往往比较重视工程实施进度和工程质量，而忽略了工程档案的编制管理工作，项目部未设置专业档案管理岗位，未配备专业档案管理人员，档案管理由非专业人员兼任，工程数据资料的收集、分类整理、汇总不科学，资料内容不连续，档案文件的编制、立册不规范，工程档案管理工作随意性较大，缺乏系统性、专业性、规范性。

1.2 档案管理人员综合素质不高

在工程档案管理工作中，普遍存在档案管理人员综合素质不高的现象。相关单位没有对档案管理人员进行知识和技术培训，很多档案管理人员对工程的承包方式、合同签订等知识内容一知半解，也不了解档案管理制度，这就导致承建单位的档案管理工作比较混乱。甚至还存在档案管理人员身兼数职的情况，这样档案管理人员就无法全身心地投入到档案管理工作中，进行档案管理时仅仅是收集了档案，而并没有进行整理、分类保存，加大了后续查找档案的困难，也影响了工程档案管理水平的提升。

1.3 建筑工程档案编制时间滞后，未与建设工程实施同步

随着大规模、超体量建筑的不断出现，工程建设周期越来越长，新技术、新材料的使用愈发频繁，工程实施中的各种图纸资料、技术文件、行政法规文件等越来越多，工程档案管理人员不能及时收集、分类整理和汇总相关文件资料，造成档案资料汇编与实际工程进度严重脱节，甚至出现资料遗失的严重失职行为，致使工程档案编制验收移交甚至工程竣工验收时出现工程档案资料的大面积补编，内容缺乏时效性、客观性，工程档案管理工作敷衍了事、流于形式。

1.4 仅偏重纸质档案资料的编制

由于长期对建筑工程档案管理工作的不重视，工程档案管理人员专业素质不高，业务水平较低，工程档案管理工作仍旧停留在对各种报表文件的简单收集阶段，缺少档案管理新技术、新手段的应用，习惯于纸质档案的编制，缺乏工程建设过程声像资料以及电子档案的整理留存，严重制约了工程档案管理的信息化建设。

2 工程建设项目档案管理创新措施

2.1 设置专职档案管理岗位并配备专业档案管理人员

建设工程项目部应不断提高对工程档案管理工作的认识，根据项目建设规模、建设特点等设置专职工程档案管理岗位，并根据项目实际工作需要配备相应人数的专业档案管理人员和档案库房，建立规范化、标准化、系统化的工程档案管理系统。工程档案管理人员必须经过专业的档案管理体系培训，详细掌握工程档案数据的分类采集、信息录入、编制立册等工作，熟知《建设工程文件归档整理规范》，详细掌握工程档案管理的工作步骤和工作要点，不断提高工程档案管理人员的业务水平。在完成培训工作后，应对参加培训人员进行专业档案管理技能考核，确保培训人员能够全面系统地掌握工程档案管理工作流程。同时，严格落实工程档案管理责任制，明确工程档案管理责任人，制定工程档案管理规章制度，严格工程档案资料借阅与归还制度，强化工程档案资料保密制度，确保责任到岗，落实到人。

2.2 提高档案管理人员的综合素质

首先，档案管理人员需要提高对档案管理的认识，明确自身岗位职责的重要性，严格按照档案管理制度开展工作，充分发挥自身的岗位职能，提升档案管理效率。其次，承建单位需要定期安排档案管理人员进行档案管理知识培训，培训内容围绕档案管理制度、档案管理方法、工程知识等内容开展，提高档案管理人员的专业知识水平，确保档案管理人员熟练掌握档案管理的基本操作，能够正确整理、归档、保管、使用档案。再次，需要组织档案管理人员进行信息化知识培训，培训内容围绕档案管理信息系统、电子文件、软件操作、档案信息化管理知识、计算机病毒入侵知识等展开，全面提升档案管理人员的信息化操作水平。最后，档案管理人员也需要加强自身的学习，在工作之余加强档案工作的专业学习，不仅要学习各种档案管理制度和工程专业的业务知识，还需要加强计算机知识的学习，持续提升自身的计算机操作技术，成为一个专业的复合型人才。

2.3 建筑工程档案的编制应与建设工程实施同步

建筑工程档案涉及相关工程文件资料必须随工程建设进度同步、同期形成，项目立项阶段应重视项目建议书及批复文件、项目可行性研究报告及批复文件等资料的归档；项目征地阶段应重视规划选址意见书、建设用地批准书等资料的归档；勘察设计阶段应重视地质勘察报告、环保等行政主管部门审核意见及施工图审查意见等资料的归档；工程实施阶段应重视材料进场检验文件、工程技术方案、质量进度控制文件及各项隐蔽验收文件等资料的归档；竣工验收阶段应重视规划、消防等准许文件、决算文件、工程声像资料以及竣工测量和地下管线等资料的归档；所有归档文件内容应真实有效、完整全面，真实反映工程建设全过程，严禁拖延、事后补编，始终保持档案资料与工程进度的一致性，并严格执行工程档案借阅制度，防止档案丢失或随意更改。

2.4 建设工程项目部应重视工程档案编制工作的信息化、规范化建设

建设工程档案的编制应严格遵守《建设工程文件归档整理规范》《城建档案业务管理规范》等相关国家及地方规范要求，标准化采集数据、建册立卷，纸质档案和电子档案应同步编制，工程实施过程中要重视相关声像档案的整理和留存。同时，重视档案编制新技术、新方法的应用，要借助信息技术和电子计算机技术大力加强工程档案的信息化管理，建立专业工程档案信息资料库，及时完成档案资料的修改、补充和查询，确保档案管理系统的先进性和完整性，不断优化工程档案的编制、存储和查询等工作，提高工程档案管理的工作效率。

2.5 建设工程项目部应按项目所在地城建档案馆的相关要求编制工程档案

建设工程项目部收集整理、建册立卷项目工程文件，除满足国家相关档案管理要求外，还应严格遵守项目所在地城建档案馆的相关要求，项目部可在项目立项完成阶段直接对接项目所在地城建档案馆，及时建立工作联系，统一邀请项目所在地城建档案馆相关人员对项目部所有档案管理人员进行集中培训，并确定相应联络人员，加强沟通，及时掌握城建档案移交流程中的新变化、新要求，在项目实施过程中可根据工程建设进度和重要施工节点定期、定点邀请城建档案馆相关人员进行监督检查，及时发现工程档案管理中的不规范、不合理之处；在工程档案编制验收移交工作阶段，可提前组织预验收、预移交，发现问题及时整改，确保工程档案验收移交工作的顺利完成。

3 结束语

综上所述，工程项目档案是建筑工程实施全过程的真实体现，是工程质量的重要保障措施之一，建筑工程档案全面、真实、客观、详细地静态再现了工程建设的动态过程。做好建筑工程档案的管理工作，也是建设工程项目科学、有效管理的重要举措之一。因此，建设工程项目应当重视并规范工程档案的管理工作，力求真实、客观、系统地建立工程档案管理体系，从而全面提高建筑工程的规范化管理。

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