浅谈网络管理机制中档案信息资源的收集与保存

浅谈网络管理机制中档案信息资源的收集与保存

杨婧婧

北大荒集团黑龙江格球山农场有限公司

【摘 要】在信息时代背景下，人们生活、工作中网络技术的应用越来越普及，对网络信息的重视度也越来越高。档案信息在此背景下也越来越多，如何对海量的档案信息进行收集和利用逐渐成为目前业界研究的重点。本文结合档案信息网络管理特征，分析了网络管理机制中档案信息资源的收集与保存技巧。

【关键词】网络管理；档案信息；档案收集；保存；档案管理

档案信息是社会发展的主要凭证，是人类历史信息的主要记录。在网络时代背景下，档案信息资源逐渐成为网络信息的重要组成，具有明显的历史文化、凭证以及情报价值。可以说网络技术的应用给档案信息化管理奠定了扎实的物质和技术基础，为档案事业的发展指明了新方向。但是在网络环境下，档案部门在工作中该如何科学的利用网络技术推动档案事业的发展，其还需要进一步的研究。这里主要就网络管理机制中档案信息资源的收集与保存做了分析，旨在为今后同行工作提供参考。

一、档案信息网络管理背景

随着信息技术的普及，资源共享已成为当今社会发展的主旋律，此时档案信息收集和利用逐渐由传统的静态文件保管改变为虚拟档案管理，成为一个集档案信息收集、分类、整理、归档和利用为一体的多种信息组合中心，无需要对档案信息统一进行管理，取而代之的是信息收集快速、可靠并且循序给需要人群提供利用的过程。但是在当前档案管理工作中，仍然有不少企业采用传统的档案管理方法，这种人工手动档案措施很大程度上无法满足信息化发展背景下的档案信息需要，为此实现档案网络管理机制下的信息收集与利用已成必然。

特别是在近几年，随着人类生活、工作和学习方式的改变，人们对档案信息的关注更多的是时效性、安全性和可靠性，更多的希望能够通过信息技术、网络技术和电子技术及时的了解到多种不同的信息。因此，被动的、手工的档案管理模式必然会被现代化档案服务措施所替代。网络信息本身存在更新快、传输范围广、准确度高以及利用率高的优势，因此被档案管理人员广泛的关注，但是在工作中还要明确，网络信息技术在给档案管理带来众多优势的同时，也带来了一定的不良影响，那就是网络本身属于开放性的，使得档案信息在传输的时候容易出现失真和篡改，为此在档案信息收集和利用的时候必须要高度重视这方面问题，确保档案信息的在真实性和可靠性。

二、网络管理机制下档案信息收集和利用要点

1、档案信息收集范围与保存时间的确定

相对于传统的档案管理模式而言，网络机制下的档案信息收集速度非常快、范围非常广，在具体开展的时候需要高度重视档案本身对应信息的综合性和全面性。在这个信息收集的时候，需要充分考虑档案归属和分类，由于信息种类和分类的不同，档案信息整理和优化措施也不尽相同，此时就涉及到一个多元化、参考性和价值性的问题，需要科学甄别档案信息是否存在有用价值，是否能够在收集完之后被用户利用。在档案信息收集的时候，对于那些对社会发展有很大参考和研究价值的文件，应该由国家档案部门专门进行保管，这样不仅能够达到提高档案信息安全性和可靠性的目的，而且方便了用户查阅。

另外，在档案信息保存的时候，还要深入分析档案信息自身的保存时间，按照档案信息的价值进行分类，同时要结合档案保存软件自身的特点进行全方位描述和分析。通过几年的档案信息化管理工作发现，目前不少企业档案管理的时候对收集和处理时间都做了有效的设定，从档案信息数据、重要文件以及档案保管的角度对网络管理信息资料做了辨别，制定出了科学有效的档案信息模式，这样保证了档案信息收集速度的同时，大大提高了利用效率，让档案保管问题得到了有效的解决。

2.档案信息收集和保存要求

网络档案管理顾名思义就是采用网络技术、信息技术对档案信息进行收集、保存和利用的过程，其应用大大提高了档案信息的功能，使得档案信息更好的为社会经济的发展提供服务。但是在网络信息不断普及的新时期，网络安全问题也越来越明显，为此在档案信息收集和利用的同时，还要重视档案完整性、可靠性和安全性。在实际工作中除了需要采用适当的方法保障档案信息自身完整性和稳定性，还需要保证在进行实际工作的时候能够对档案自身规律和特点做出有效控制，使得其自身存在的特点和相关要素能够充分的体现出来，并为网络档案的保管提出有效的参考依据。在对档案实施有效管理的过程中还需要对档案自身涉及的变化性因素有一个全面的考虑，主要因为不同的档案在类型和功能上也存在着很大的差异，这种情况就增加了档案管理的复杂程度。因此在实施网络档案管理大的时候就需要按照相应要求进行档案管理，从根本的角度上促使网络档案管理更好的进行。

3网络档案信息资源的收集保存策略与技术

当前我国的网络技术越来越强大，同时在档案机构运行的过程中所面对的环境也比较复杂，技术方面的要求也越来越高，所以在这样的情况下，要想为网络信息资源的收集和保存提供更多的唯一性指导是非常难的，在技术层面我们主要可以采取以下几项措施：

3．1对象驱动

这种方法在应用的过程中侧重点主要是利用对象和与之相关的元数据，这种方法比较适合使用在HTML文档的集成工作中，同时它也不需要借助互动性的网站作为其发展的平台。采用这种方式可以很好的对网络资源实际的变化情况进行适当的了解，同时还能够对一些独立的网络资源进行实时的了解，同时在工作中还可以根据实际的需要去重建网站。

3．2“快照”

“快照”通常是在某一时刻生成的完整准确的网络资源文件拷贝。我们可以将该“快照”收集到机构文件保管系统，并根据利用时间的长短来决定其保管期限。当我们对网络资源集合进行快照时，必须尽可能地确保对网站及其构成网页进行不问断处理的能力。这意味着各机构应该努力保持通过技术平台复制网站内容、层次和功能，同时没有损害数据完整性的能力。该策略通过开展风险评估来确定生成拷贝和归档的频率，具有较强的可操作性。“快照”属于对象驱动方法，它对于静态网络资源特别有用，而不应该将它用于保管高度互动的动态性网站或资源(数据库、事务处理服务)。该方法的不足在于，一个“快照”只能提供某个网站在某一时刻的“照片”。如果捕获的“快照”缺乏其他网络活动文件的话，它就不可能完整重建某一时刻的网站及其功能。由于这种收集保存方法无法使机构准确确定何时能够获取网站资源，因此，采用“快照”策略的机构还需要生成和保管两个“快照”之间的网站资源变化日志。为了确保能够完整地重建网站功能，一个“快照”应该包括网站的所有方面，即包括脚本、程序、插件和浏览器软件等所有能够使“快照”充分有效的组件。

三、结束语

在现在社会科技技术的不断发展过程中，网络技术在我国档案管理上也发挥了非常重要的作用。但是在采用网络技术进行档案收集和保存的过程中还需要结合管理人员自身转变思想，这样对促使档案管理更好的进行起到非常重要的作用

参考文献

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