高校学籍档案管理工作的问题与对策思考

高校学籍档案管理工作的问题与对策思考

郭玮

天津滨海职业学院教学管理 300451

摘要：学籍档案时高校档案管理工作的重要组成部分，是评价学校教学管理水平的重要标准。本文将从现阶段高校学籍档案管理存在的问题角度出发，探讨高校学籍档案管理如何实现学籍档案管理的制度化、规范化和信息化，使其发挥相应的作用，以便更好的为学校改革发展提供服务。

关键词：档案管理；学籍档案；问题；措施；

引言

高校学籍档案涵盖了学生从录取、教学、毕业等过程中形成的原始资料，主要包括学业考核、在校表现、奖励处分情况等方面的记录，是高校学生在高校求学阶段的重要信息，同时也是学校教学管理工作的重要部分，具有查考保存价值，因此规范和加强学籍档案的管理工作。

1．现阶段高校学籍档案管理面临的问题

1.1学籍档案管理工作的规范性有待加强

由于高校在档案管理方面的人员配置不均衡，工作人员在学籍档案材料的填写过程中存在缺栏少目现象，书写及装订不规范，随意更改等现象，进而不能反映档案的真实性及查找的便捷性，也影响到档案的长期保管和使用，削弱了高校档案的凭证作业。例如学生档案内容只记载其学习成绩及政治表现等，而社会实践、组织创新能力等综合素质方面的材料却没有反映；同时因学籍档案形成时间长、来源分散、工作量大、缺少规范管理，导致管理职责范围不清，部门间的相互协作欠缺，造成学籍档案管理不严谨。

1.2学校领导对档案管理工作不够重视

学籍档案在学校管理中不能发挥直接作用，且存在一定的滞后性，容易被高校领导忽视，但其在可追溯性方面有着重要作用；故因档案管理工作普遍未得到领导的重视，导致档案办公设备陈旧、办公存档区域不足、业务经费缺乏、档案管理人员配置及专业性不足等。

1.3档案管理人员综合素质仍有提升空间

学籍档案作为档案管理的重要部分，具有专业性和综合性；多数高校逐步采用信息化的学籍档案管理，此时对学籍档案管理人员的综合能力提出了新的要求，在具备高校学籍档案管理经验和运作流程的同时还需适应快速发展的信息化档案管理方式。目前档案管理人员队伍结构配置不合理，存在偏老龄化现象且缺乏专业培训和主观能动性，导致档案管理队伍缺乏档案管理的专业知识和理论素养，导致不能及时按照档案管理工作需求收集、整理、分类、归档材料，进而使学生档案资料残缺不齐，制约这学籍档案管理工作的高效发展。

1.4学籍档案缺乏深度开发且缺乏后续管理

传统的学籍管理工作仅限于收集、整理、归档，缺乏后续管理，未真正对档案信息进行深度加工，未将其进行系统化的整理和开发利用，不利于学生档案的整理和长期保管也增加后续查询难度；由于受到学籍档案管理保密性及工作效率的制约，档案的利用率不高，存在一定局限性，查询手续的繁琐性及查询面较窄等问题，造成学籍档案的利用度不高，不能更好地为教学管理、领导决策等提供有效的服务。

1.5档案管理模式落后，缺乏创新，信息化水平低

在学籍档案管理中，现代化信息技术的使用度有限；手工录入不但容易出错，而且信息涵盖不全，对于年久的档案，查找与管理耗费时间，无法提高学籍档案的综合利用率；然而，随着招生规模的扩大，学籍档案数量大增，对学籍档案的管理质量提出了更高的要求，即便辅助以计算机管理，也仅限于学生基本信息及简单检索查询事物，未能达到无纸化电子档案、图像、声音、文字三位一体的立体化档案效果，故传统管理手段已不能满足现阶段的发展要求，高校档案信息管理系统的有效实施也势在必行。

1.6缺乏规范的学籍管理制度

高校学籍档案的管理是一项系统工程，其时效长、学生数量多、信息量大、信息来源广、高校各部门均对学籍档案具有职能上的管理职权。因此，很多高校在学籍管理这方面缺乏统筹兼顾与行之有效的管理制度，进而造成档案缺失、信息错误、记录不规范、职责界限不清等问题，此类问题的出现是由于未能建立有效的管理制度、考核及追责机制进行规范，进而给学籍档案的管理工作造成不良效果。

3. 加强学籍档案管理工作的对策措施

3.1改进学籍档案管理观念

由于学籍管理工作内容的复杂性，人为的倦怠心理等诸多因素，亟待加强学籍的管理理念，增加创新思维。高校领导层应充分发挥“头雁”作用，给与高校档案管理充分的重视和支持，做到全员有认识、全员有参与，打破传统理念，树立“以学生为本”的学籍档案管理新观念，通过现代化信息技术，重塑管理网络，提高档案管理效率。

3.2引进学籍档案管理人才资源并加强在岗档案管理队伍的专业能力

高校管理层首先应加强档案管理人员筛选及录用环节，引进优秀的技术人才进入档案管理队伍，补充新鲜血液，带动团队的工作积极性，同时充分发挥优秀的档案技术人员的技术优势，将管理体系与信息技术相结合，构建完整、健康的学生学籍档案管理体系，为高校的管理工作提供技术手段；对于在岗档案管理人员应并定期开展专业技术能力等方面的培训，有效地激发档案管理人员的责任心、事业心和技术能力，达到最终提高档案管理队伍综合素质的目的。

3.3加大信息化技术的利用，建立并优化档案信息管理系统

信息化的学籍档案管理管理系统的建立和应用，可以有效地提高学籍档案管理的高效性、准确性。信息化技术的应用，可以加大学籍档案的开发利用度，对相应的学籍档案信息进行有效的筛选和提炼，因此科学的学籍档案管理系统的建立，更加方便于学校进行管理和学生们进行查询。例如将学生的信息登录系统进行简化，学生只需要通过自己的手机号和密码便能进入学籍查询系统，对自己的学籍信息进行查阅；例如借助该系统还可以搭建一体化的课程和成绩查询平台，教师和学生都能够进入，教师能够通过这个平台布置课程任务要求及成绩的查询；

因此将现代信息技术引入到学籍档案管理的工作当中，建立和完善学籍档案管理数据库，可提高档案管理的实效性，形成资源共享，进而使得学籍档案管理的水平得到提高，促进学籍管理的规范化和科学化。

3.4优化学籍档案管理制度

完善学籍档案管理制度的建立，可有效提高学籍档案管理工作，正所谓是“高效的档案管理一定是制度先行”。因此，高校可结合自身实际情况，组织相关部门共同参与制定，形成规范而实用的各项学籍档案规章制度。在制度制定过程中，首先要考虑将学籍档案管理工作列入教学规划的范畴和教学管理工作中，提高其重要性；制定中要强调制度的适用性和实用性，明确学籍档案管理人员的岗位职责问题，同时纳入教学考核评价体系，最终促进保学籍档案管理工作的有序开展。

4.结语

高校学籍档案管理在高校管理中起到举足轻重的作用，目前虽然受到管理观念、制度约束、人员素质、信息化技术等方面的因素影响，但高校亦在积极推动学籍档案管理的变革，针对其存在的问题，采取科学有效的措施进行改革和创新，积极构建科学有效的学籍档案管理体系，确保高校的档案管理工作的高效运行。

参考文献

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