浅议档案信息化管理工作

邱鲁江

高密市社会保险事业中心

摘 要：新的形势下，强化档案信息化管理工作已经成为档案服务社会发展的重要内容。积极开展档案信息管理，要跟进社会发展需求，以时代发展为遵循，发现并解决好新的问题，主动迎接新时代的档案管理出现的挑战。特别是新型档案元素的产生，电子档案管理与传统档案管理之间的衔接，旧载体档案的数字化转换迫切需求等，在给档案发展创造机遇的同时，更是阶段性的给档案管理带来了新的压力，只有积极应对才能适应档案的转型创新发展要求，促进档案管理的标准化发展。本文立足新形势下的档案管理现状和要求，进行分析和总结，提出基本的解决和应对策略，发挥借鉴参考作用。

关键词：新形势；档案管理；创新发展

新的社会发展形态下，档案管理工作也在发生根本性的变化，传统的档案管理模式已经成为新发展的桎梏和束缚，羁绊着档案管理的前进和发展。信息技术无疑是推动档案管理转型升级发展的重要因素，运用办公系统可以程序化的形成电子档案，采用扫描和数字成像技术可以将实体形式的档案，如纸质、实物等转化为数字复制件，按照电子档案管理方式进行管控，通过专业的档案管理系统和计算机设备，实现档案的信息化转换管理，在提升档案管理效率的同时，可以更加有效地发挥档案的利用价值，实现服务利用发展的根本目标。

一、档案信息化管理存在的主要问题

（一）档案信息化管理规范标准不完善。新形势下，档案信息化管理虽然得到了一定的发展和加强，有关档案管理部门与信息化管理部门也制定了一些基本的管理规范和标准，但是在实际操作中实用性受到一定的限制，如处于起始阶段的信息化管理规范标准可操作性不强，有的缺少更为完善的依据标准，规定过于宽泛，针对性不明确，导致依据性不强，亟需要建立更为完善的档案信息化管理制度标准，以满足不同层级部门单位档案信息化管理的制度性需求。

（二）档案管理面临更多的安全性风险。电子档案和信息化形式的传统档案有很多管理优势，如存储空间小，传输利用便捷等，但是在享受这些便捷服务的同时，其面临的安全风险更为复杂，如信息传输可以无影无踪，即使被利用也较难发现；存放时因保管不善出现的数据丢失，甚至信息无法还原，带来档案管理的永久性损失；因系统性问题和病毒的入侵，导致档案管理系统坍塌，无法运行，数据篡改等，以上风险严重制约着档案信息化管理的健康发展。

（三）档案管理系统和软件标准不一。信息化档案管理需要信息的相互兼容，以便于更好地提供档案共享服务。但是，很多单位档案信息化管理各自为政，没有充分考虑日后的档案共享发展需求，出现管理软件不统一，文件格式不规范等现象，这些不足和存在的问题将会导致使用中的互联互通式障碍，阻碍形成整个体系化或区域化的档案信息资源联合体，给档案信息化长远管理带来不利影响。

（四）档案信息化利用服务效果较差。档案信息化最大的优势主要体现在利用服务方面，可以在最短的时间内实现信息的展现和传输，节省时间和人力，保护档案原件的安全。但是，目前很多单位虽然开展了档案数字化管理，也有专门的管理系统和软件，但是因单位档案查阅利用率不高，在利用时习惯性的提供原件进行查阅，档案信息化形同虚设，发挥不了其优势和作用，为档案信息化基础设施的配备、人才的选调等都造成不利影响，制约着档案信息化的长远发展。

二、档案信息化管理的对策

（一）建立完善的档案信息化管理制度。要达到信息化管理档案的基本要求，必须实施规范化的档案信息化管理，这就需要建立系列专业化档案信息管理制度。制度的建立要以国家行业标准规范为参考，同时做好与地方和区域相关制度的衔接，达到标准统一，建设一致的要求，保证档案信息化的成效性，并不断改进和创新提高，使制度标准的建设更为规范。

（二）确保档案信息的管理安全。档案安全是档案管理工作的基本要求，在信息化管档用档过程中要始终守牢信息安全的基本底线。为此，需要采取更多的档案信息安全管理措施，如对计算机系统设置基本的使用权限，实施档案管理系统登录监管和登记制度，守好人员安全管；要对档案信息实施加密性管理，及时登录运行系统，没有取得基本的信息使用权限也无法调阅相关档案信息内容；要做好档案信息化运行系统的管理维护，防止信息化漏洞的出现，杜绝信息非法传输运转；要加强日常档案信息化管理工作的监管，发现隐患及时消除，保证档案信息处于安全稳定的管理状态之下。

（三）提升档案信息化管理专业技能。档案信息化是一种新兴的档案管理方式，其依托于网络和计算机管理技术，这就需要档案管理人员不断提升自身现代化管理维护和操作使用技能，及时掌握和熟练运用现代管理技术，全面开展档案各项基础性管理和利用服务工作。要采取专项现代化培训、应用实践等抓促方式，在最短的时间内掌握好信息化操作运用技能。

（四）主动开展档案信息化管理工作。要充分认识档案信息化管理是档案工作发展的大势所趋，主动创造条件加大档案信息化建设的力度，从基础性工作着手，做好档案信息化管理的宏观规划，采取积极地推进和落实措施，让档案信息化开展得到充分地保障。

三、结束语

综上所述，档案信息化管理是较为迫切和紧急的任务，其所面临的问题和挑战巨大，要从更好推进档案管理，促进档案长远发展的角度，不断解放观念，开展传统向现代的转型升级发展。要建立完善相关的制度保障，做到信息化工作每个环节和流程都规范化发展；要注意从保护档案信息安全的角度加大档案信息的管理，加强安全性检查监管；要从方便查阅利用的角度，加快管理和创新，发挥出档案信息化的服务优势，将更多深层次档案信息提供给需求者。

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