浅谈城建档案安全管理——以盐都区城建档案馆为例

浅谈城建档案安全管理——以盐都区城建档案馆为例

苏晨蔚

江苏省盐城市盐都区城建档案馆

摘要：随着城市建设的迅猛发展，城建档案接收量与日俱增，信息技术的发展在给城建档案管理工作带来便利的同时，档案安全问题也逐渐凸显出来，档案安全是档案工作的生命线，其重要性不言而喻。本文主要探讨了城建档案安全管理工作的必要性，在此基础上以盐都区城建档案馆为例，就如何有效加强城建档案安全管理展开深入探讨，以确保档案信息安全。

关键词：城建档案；安全管理；必要性；管理措施

城建档案是城市可持续发展的宝贵资源，城建档案安全是城建档案工作的生命线，加强城建档案安全管理工作，是城建档案部门及广大城建档案工作者的重要职责。随着社会改革的推进及信息技术的发展，档案工作面临的内外部环境日趋复杂，档案安全隐患也日渐增多，档案安全管理问题已经成为城建档案部门研究的重要课题。在此新形势下，城建档案馆必须要与时俱进，不断完善管理理念与管理模式，充分利用现代信息技术来加强档案安全管理，以此来顺应社会的发展需求，实现档案馆的可持续发展。

1. 加强档案安全管理的必要性

信息技术的发展对各行各业带来了深入影响，档案管理工作也不例外。新时期档案管理工作的主要职责就是充分利用现代信息技术来改进档案管理工作理念与模式、提升档案管理工作效率及档案信息的安全准确性，并借助互联网平台来及时更新信息资源，拓宽档案信息资源获取与开发渠道，以此来实现档案信息安全管理的科学性、有效性。与此同时，信息技术的应用也有效推动了档案安全管理信息化的发展及档案数字化建设，这在实现档案信息资源共享的同时，也埋下了档案信息安全隐患。由此可见，加强档案安全管理工作极为必要，这是保障档案信息安全、提高档案管理水平的有效途径。

2. 加强城建档案安全管理的有效措施

2.1增强档案安全管理意识

一方面，城建档案馆管理层应高度重视安全管理工作。将档案安全管理工作作为年终目标考核重点，制定并落实档案安全管理责任制的考核与奖惩措施，将档案安全管理工作职责具体落实到位，比如馆长为第一责任人，科室负责人为主要责任人，具体工作人员为直接责任人，这样有助于完善安全管理体系，确保档案安全管理工作落实到位。另一方面，认真开展安全隐患排查工作。管理人员需结合档案馆实际情况，实行每周库房检查、每月安全排查、年终总结制度，安排专人定期排查安全隐患，比如检查用电设备、消防器械、应急通道等，及时发现并整改潜在的问题，将安全隐患整改情况及时报送给相关主管部门；利用档案库房安全保障系统来对库房进行实时监控，自动调节库房的湿度及温度，一旦出现不良情况可以及时发出警告。除此之外，盐都区城建档案馆严格按照库房“九防”要求，定期组织人员对库房进行安全检查并开展库房的清洁、维护工作；不定期安排人员抽检“九防”设备，及时整改发现的安全隐患并落实追踪回访制，以确保馆藏档案实体安全。

2.2加强档案管理队伍建设

为提高档案管理队伍整体专业素养，盐都区档案馆一直将提高人员业务水平作为提高工作效率和工作质量的重要抓手，采取多项举措来加强档案管理队伍建设。具体措施如下：第一，加强学习交流。为档案管理人员创造多种形式的培训活动和交流机会，如组织全区专兼职城建管理档案员参加各类业务培训，参加省、市业务主管单位组织的“建设工程电子档案接收培训班”、“江苏省城建档案业务工作规程”、“盐城市农房改善档案管理宣贯会”等培训活动，通过专业培训来改进档案工作人员的工作方式，使其学习新技术和新思想，并应用到档案管理工作中来，为城建档案工作提供发展后劲，促进全区城建档案业务能力的整体提升。第二，加强内部管理。完善各项管理制度，明确各自工作职责，合理分配工作任务，严明岗位职责和纪律，加强考勤和目标考核；提高档案管理人员的职业道德及专业素养，使其在档案管理工作中以身作则、遵守各项规章制度，时刻保持敬业精神及工作责任心，增强档案队伍的内部凝聚力。第三，提高工作效能。全体档案管理人员应牢固树立“服务大局”的工作理念，及时做好城建档案收集、审查、整理、保管等工作，最终提高服务能力及水平。

2.2完善档案安全管理制度

第一，加强档案安全制度建设。盐都区城建档案馆一直都对档案安全管理制度建设工作极为重视，坚持一把手总负责、分管领导具体负责、各部门负责人各司其职的管理体系，层层细化安全管理职责，不断完善档案更新、保管、利用、登记、出入库登记等制度，针对潜在的安全风险，还制定了风险防控制度，现已基本实现档案安全管理全面覆盖。第二，制定严格的档案管理标准。近年来，城建档案数量大幅度增加，信息化、规范化成为城建档案发展的必然趋势，为确保档案安全管理制度落实到位，必须要制定严格的档案管理标准，盐都区城建档案馆从档案收集、归档、整理、存储、使用、移交、借阅等环节入手，对档案进行分类处理并标注出相应的存储期限及保管位置，并在档案管理工作中严格执行。第三，推行档案信息常态化安全管理机制。盐都区城建档案馆不断完善档案信息系统应急机制、制定数字档案管应急预案，严抓档案管理人员的工作行为，严格规范其信息安全技术操作规程，使其严格按照档案安全管理制度开展工作；定期组织档案人员开展应急演练，以提高档案安全管理水平。

2.3建立档案信息安全保障体系

信息技术的应用与发展为档案管理工作提供了便捷，同时也给档案信息安全带来了安全隐患。在此新形势下，必须要利用信息技术来开展档案信息安全管理工作。第一，积极应用网络安全技术，构建一个互联网安全访问、数据加密控制，监测非法篡改的安全环境。（1）安装防火墙以确保网络系统安全。防火墙是提高网络系统安全性的重要手段，其能够通过管理端口阻止不明身份的IP 地址访问，以避免黑客、病毒入侵系统造成档案信息泄露。（2）加密信息数据。技术人员可以利用加密钥匙，对档案信息数据进行加密处理，以有效防止城建档案机密信息被窃取，进一步提高城建档案数字化管理系统的安全性。（3）安装杀毒软件、漏洞补丁程序，定期查杀木马病毒，确保档案管理系统安全。第二，建立电子档案用户权限控制系统。根据档案的机密级别及用户的等级来限制电子档案访问和操作的范围，控制电子档案的用户访问权限，可以阻止访问主体对档案信息进行非法访问与操作，进而有效保证电子档案信息安全。管理人员还可以对电子档案进行加密处理，加密后的电子档案，如不能输入正确密钥，就无法获取明文内容，更无法对档案进行操作和修改，进而有效保证城建档案安全。第三，完善电子档案备份系统。盐都区城建档案馆除了将电子档案备份储存到本地服务器之外，还采购了档案数据保全服务，该服务项目不仅能实现异地备份、解决数据丢失后的恢复问题，而且能有效解决电子档案真实性的维护、验证问题，切实保障城建档案信息的安全可靠。第四，完善硬件设备配置。为避免长时间断电导致系统数据损坏，盐都区城建档案馆购买不间断电源，确保档案数据安全，应用服务不间断。

3. 结语

综上所述，城建档案安全管理工作具有系统性、复杂性，档案馆必须要对此予以高度重视，积极转变传统管理理念及管理模式，不断完善档案安全管理制度，进一步细化档案安全管理责任，加强安全管理体系建设，从多角度入手开展安全管理工作，以提高城建档案安全管理效率及管理水平，充分发挥城建档案的利用价值，为城市的建设发展提供有力支撑。

参考文献

[1]李争.着力提升四种能力做好新时代档案管理工作[J].科学咨询(科技·管理),2019(08):131.

[2]黄航星.城建档案安全利用工作浅析[J].城建档案,2020 (09):30-31.