国有企业档案管理工作实践创新措施探讨

国有企业档案管理工作实践创新措施探讨

陈 晶

37012519820225**** 山东 济南 251400

摘要：目前，国有企业档案信息化在发展中面临着一些问题，如管理方式不科学、信息统计不规范、信息综合运用效能差等，这些问题都限制了国有企业档案信息化的建设发展。

关键词：国有企业；档案信息化；问题反思；优化对策

引言

在当今市场经济环境下，一个企业要想长久、稳定发展就必须从多个方面构建企业内部控制环境，这也是让一个企业有效控制资源和管理的关键。简言之，企业只有内控佳才能发展好。而档案作为企业发展至关重要的组成部分，直接反映企业历年来的活动情况和发展现状。为此，企业内部控制就必须将档案管理作为重要环节进行把控和管理，国有企业也不例外，只有强化档案管理，才能够构建好国有企业的内控环境。

1国有企业档案管理的重点内容

首先，信息化档案管理方式可以改善国有企业的信息管理途径，如传统采用纸质档案的方式会降低信息传输效率，还存在文档记录缺陷等问题，整个操作也十分不方便。而采用电子信息资源进行综合储存、查询和针对性管理，可以保证档案信息的综合组合和合理应用。其次，打破时空屏障，如传统的文献储存方式多是将纸质档案放在储存室或者是档案室，这些放置环境不通风，容易受潮，若没有做好安全管理就可能导致火灾等安全意外发生；而信息化管理方式可以构建出虚拟的网络数据资源库和图书室，可以通过检索的方式及时获取资源，利用用户登录和信息录入等途径可以获取网络信息资源，打破数据空间的限制，全面高效地提升文件资源的综合利用率。最后，可以积极带动和提升信息化的管理水平[1]。

2国有企业档案管理工作存在的问题

2.1档案管理系统落后

大部分国有企业具有发展时间长和建立时间早的特点，因此在内部控制方面的诸多制度和水平均处于相对落后的状态。现阶段，大部分国有企业仍然使用传统档案管理方法，根本无法适应新时代背景下档案管理工作的要求和内容，而国有企业档案管理涉及的信息量大、内容广泛，甚至还涉及到各个部门或上下级部门之间的沟通，这种相对落后的档案管理方式无法真正做到全面的信息收集工作，会直接导致档案管理系统收录的信息不全面，从而增加了国有企业内部控制环境的构建难度。

2.2没有建立科学的文档信息管理措施

目前，我国的很多国有企业在信息化档案建设中忽略了内容的针对性管理。如公文在国有企业中占据重要的地位，针对不同的运用环境和使用要求，其应当存在一定的保密特性。但是在实际的运行中却没有建立完善的信息化档案分析和加密管理工作，如没有建设防火墙，导致数据被无端泄露，或可造成严重的社会负面影响[2]。

2.3人事档案数字化管理的资源投入不足

从企业数字化进程一般的规律来看，人事档案数字化管理要先后经历“规划设计阶段”“建设实施阶段”“考核评估阶段”这样三个典型的发展历程，需要企业从数字化硬件设施设备、软件系统、专职人员、场地场所、配套制度设计等多元方面加强资源投入。但是由于人事档案数字化管理本身具有一定的投资周期长、效益回收慢等特征，企业治理者一方面充分保障人事档案数字化重视程度不够、投入资源不足；另一方面没有统筹将人事档案数字化进程与人力资源管理数字化进程、企业整体的数字化进程等进行通盘考虑，从而使此项工作陷入到了一定的被动局面。

3创新国有企业档案信息化管理工作的措施建议

3.1转变传统的管理模式

在现代信息化建设的大背景下，国有企业应顺应时代发展，积极转换思路，将纸质档案管理转向档案的电子信息化管理。在这个过程中，很多单位结合档案工作的客观需要加强了基础设施的综合建设，并利用信息化技术对现有档案进行了收集分类和整理，减少了管理人员的整体工作压力，提升了工作效率，不断丰富了档案信息化的内涵。对此，建议国有企业应积极顺应时代思想，可以和类似单位、业务企业以及群众多交流，探讨现代档案管理工作中存在的缺陷和不足，进而科学地减少档案管理人员的工作量，提升工作效率，不断丰富档案管理的内涵和价值[3]。

3.2树立大数据意识

虽然大数据的应用给现代社会生活带来了巨大的变化，相关技术的应用也越来越普遍，但一些企业仍然没有认识到大数据应用的价值，应用意识淡薄，必然导致档案管理模式不能及时更新。在大数据时代，海量数据也将在未来边缘化档案管理在协助企业决策方面的作用。因此，企业档案管理者应树立“大数据”和“大档案”意识，以适应未来档案工作的新要求。

3.3加强大数据思维及实践

除了精通传统的档案管理方法外，大数据时代的档案管理人员还应充分了解大数据时代信息的特点，并实时捕获有价值的数据信息。在人才队伍建设方面，一方面要注意培养现有档案管理人员的大数据思维，以适应大数据时代给档案管理带来的变化。另一方面，应引进具有数据挖掘、数据安全、数据分析和数据存储能力的技术人才，他们的参与将让企业数据信息的收集、排序和管理呈现出新的面貌。加强档案信息管理的科学意识，完善档案管理制度，改良档案管理业务，同时加强对档案管理人员的素质和技能培训，引进相关数据专业人才，才能更好地促进档案管理结构升级转型，为国有企业的长足发展提供优质的服务。

3.4开发“人才反哺价值识别大数据跟踪服务平台”

对于企业组织来讲，人才本身具有较高的附加值，这种稀缺性资源可以为企业带来战略性的、长期性的超额获利能力。在人事档案数字化管理模式确立过程中，对人才反哺价值的识别构建起一个基于大数据跟踪的服务平台，可以纠正传统的“概念性评价”弊端，确立起一种量化考核体系，使我们可以更好地评价人才的反哺价值。作为人事档案管理的重要维度，“人才反哺价值识别大数据跟踪服务平台”可以内嵌于“数字化人事档案馆”管理系统，其主要业务包括人力资源规划、人才的引进与培训、绩效考核、职业生涯规划、薪酬福利管理、劳动关系管理、人员异动管理等部分，用于全面、真实记录人才成长的点点滴滴[4]。

3.5完善国有企业档案管理系统

国有企业需积极改进和更新档案管理系统，一方面，需建立与当前管理制度相符的新型档案管理安全标准，以档案收集和档案安全管理为主要方向制定计划并形成标准，经反复核查规范后予以实施。同时，完善后的档案管理系统需做到权责明确，避免工作内容不清晰而导致工作疏漏，且档案管理人员需按时上报工作内容和进度，及时发现问题并提出解决对策。此外，国有企业档案管理需顺应信息时代发展，积极推进电子档案管理的落实和实施，并努力做到通过电子档案实行数据处理和分析，便于更好地进行企业内部控制和风险防范。

4结束语

综上所述，在现代信息化的发展背景下，我国传统的纸质档案建设应适应现代的经济发展，档案的电子信息化管理，可以有效提升档案信息管理的综合建设效果和质量。机关、企事业单位都应该抓住大数据浪潮，应用信息化管理技术提高单位档案管理水平，充分发挥档案管理的价值，做到人尽其才，物尽其用，全面提升档案的管理效率，既科学延长档案资料的储存周期，又保证档案资料的安全，使档案能够更好地为单位提供帮助和服务，为国有企业的长远发展做出有益贡献。

参考文献

1. 韩晓华.论述大数据时代对事业单位人事档案创新管理的影响[J].卷宗，2020(04)：136.

2. 姜红缨.大数据时代事业单位人事档案管理创新路径研究[J].办公室业务，2020(03)：151-152.

3. 何军.大数据对企业管理决策影响分析[J].科技进步与对策,2019(04).

4. 张利利.人工智能在档案工作中的应用[J].产业创新研究,2019(11).