集约化管理在不动产登记档案整合中的应用探析

集约化管理在不动产登记档案整合中的应用探析

宁显霞，罗静梅，赵克涛

云南省测绘地理信息科技发展有限公司，云南省昆明市， 650106

摘要：随着社会经济的发展，我国的不动产行业有了很大进展，不动产登记档案管理越来越受到重视。各地也越来越关注不动产的登记档案工作，关注不动产登记程序与信息查询工作创新发展的问题。不动产交易在民生方面的重要性越来越强，这就要求不动产登记工作也要与新时代合拍，更好地为人民服务。从信息安全、统筹管理、引进人才、统一法规等方面进一步完善不动产登记信息工作，提高不动产登记工作的质量，制定出一套完整、高效的不动产登记档案管理制度。本文首先分析了不动产登记档案管理及整合集约管理的重要性，其次论述了不动产登记信息管理中存在的问题，最后就集约化管理在不动产登记档案整合中的应用进行探讨，以供参考。

关键词：不动产档案登记；档案整合；集约化管理

引言

不动产登记档案是对不动产自然状况和权属状况真实的记录和反映，具有复杂性、专业性、民生性、实时性等特点。其在保护权利人合法利益、构建良好的市场交易环境及促进城市发展方面具有重要作用。新时代背景下的档案管理模式具有不可比拟的优越性，首先能够有效地进行统一管理，各环节及人员有机配合，融为一个整体，提高了管理效率和服务质量。此外，利用“互联网+”技术提高了数字化管理水平，线上查询与线下问询相结合，既减轻了档案管理人员的负担，也提升了查询利用效率，大大方便了群众。

1不动产登记档案管理及整合集约管理的重要性

1.1为物权登记提供依据

在不动产登记环节中，需要提供大量的申请材料，不动产登记机构才能据此顺利进行不动产登记。登记机构需要对相关的登记材料进行审核，登记的相关材料就是不动产登记档案材料的构成成分。窗口工作人员在不动产登记环节中，接收并审核所申报的材料，完成相应的登记建档工作。不动产登记机构要对登记档案实施监管，才能对不动产物权进行有效的管理和监督。在原有不动产登记之后，还需要对档案进行整合和集约化管理，从而推动不动产档案登记工作高质量开展。

1.2关注不动产登记档案的具体整合

现阶段而言，不动产登记档案的内容主要包含了三个方面：一是档案部门资料的整合行为，即在针对不动产所在地的土地、房屋等多个项目实施登记的过程中，要确保所有档案资料进行统一合理的管理；二是档案人员的整合管理，即针对不动产登记档案管理人员进行系统化专业培养，确保其掌握熟练的管理知识与技能；三是档案内容的集约化整合管理，换言之就是通过结合集约化基础下的不动产登记档案整合管理行为，以此来推动多样化类别档案的集中性管理，使之具备相应的标准性与规范性。

1.3档案整合与集约化管理是时代发展的必然

一是整合档案管理部门。不动产登记档案部门主要是对不动产档案，其中就包括了土地、林地、房屋等。这就需要按照相应的标准进行，保存好登记档案，做好档案运用的服务。二是整合档案人员。工作人员对档案管理工作具有直接的影响，这就需要档案人员具有综合能力，加强对他们的培训，并督促他们学习各种新的计算机及网络知识，这样才能更高效地开展工作。三是集约化整合档案。集约化整合不动产档案，能够对不同的档案进行集中管理，从而实现档案管理的标准化和规范化，提升档案管理工作质量，还能为不动产登记工作的发展提供必要条件，从事该方面工作的人员需要深刻了解。

2不动产登记信息管理中存在的问题

2.1管理工作存在安全隐患

不动产登记档案信息中记载着权利人相关信息，但由于网络的开放性，因此不动产权利状况等一系列隐私信息可能会被个别档案管理人员利用职务权限泄露，谋取不正当利益，或者存在个人信息关闭不及时，其他人趁机窥探而盗取信息，甚至存在篡改、丢失的风险，从而造成不可预估的损失。在不动产登记信息安全这一方面的相关技术亟待加强。

2.2各个部门工作不协调，管理难度加大

虽然随着数字化管理水平的提升，对于分散登记有了新的方案与办法，集约化程度大大提高，但落到实处还不够到位，群众多跑路等现象即使较以往有所减少但还是时有发生。各部门信息断层、沟通不到位，或是互相推诿、办事不积极，导致百姓问题得不到高效解决。此外，各地方政府在一些政策中并未得到统一，甚至关于某一问题制定的政策会出现冲突。例如对于划拨土地房屋登记问题，有关文件及法律规定：“当划拨房屋所有权及国有建设用地使用权出现转移的，应持有并提交该地区或有批准权的人民政府的相关批准文件。当需补交土地出让价款的，则要根据相关法律补交土地出让价款，并且提供土地出让价款缴纳凭证；或需要缴纳税费的，要依法缴纳税费，同时提交税费缴纳凭证。”但在实际中，我国各地方政府对于划拨土地房屋所有权转移的相关政策不协调，甚至政策法规还存在不足，导致补交土地出让价款和相关费用标准也存在不同。

3集约化管理在不动产登记档案整合中的应用

3.1把握整合与集约化管理的组成内容

第一要务便是做好部门之间的整合与集约管理工作。需要及时建立与之匹配的档案馆，由档案馆根据类别的不同进行划分，根据不同的类别建立多样的档案业务科室，进一步规范相关业务以及技术标准等，实现对档案操作方式与档案操作流程的信息化处理，从而对外提供更优质的统一化档案利用服务；其次，针对档案管理人员，要做好整合与集约化管理。能否高效高质量地落实档案管理任务，很大程度上取决于是否拥有不动产登记档案工作队伍的质量水平。是否真正具备专业的工作精神，高质量的员工队伍，他们的高素质才是保障不动产登记档案工作顺利高效，集约发展的主要支撑。可以适当考虑召回原有的部分档案管理人员，让他们在一定程度上进行参与，与此同时让工作经验丰富的档案管理工作人员对刚入职的工作人员进行一对一的培训，让工作人员能够在有经验、能力高的工作人员有针对性培训下，提升对于工作内容的掌握程度。最后，促进不动产登记档案管理工作真正能够实现集约化的管理模式，应当秉承标准、规范的原则，集约化地管理这些类别不同但经过初步整合的档案。其目的不仅是为了做好二次整合工作，更是为为了促进以人员、设备、档案馆库为主的集约化配备，实现对之前工作条件的进一步改善，最终再次提高档案管理水平。如此一来，后面的档案登记工作将更加便捷高效。

3.2完善管理机制，规范操作步骤

数据的分散，整合度不高问题不仅仅需要技术支持，还需要管理机制进一步完善。首先，要明确不动产登记信息档案的目标，是为了有效查询权利人所属不动产，为了更好地协助不动产登记工作。其次，要对现有的档案进行有效地规范整合，将实体档案尽量转化为可以长久储存、方便检索的电子档案，存入电子数据库，从而有效提升数据档案管理的效率。同时，也需要保护好实体档案，以防在电子数据被非法篡改或损毁时，实体档案可以作为另一种有效的证明方法。最后，要对现有的档案建立统一的管理制度和管理规范，为不动产档案管理工作提供保障和全面的信息服务。

3.3制定科学合理的保存措施

动产统一登记档案管理工作是一项枯燥且复杂的工作，想要更高质量的处理这些档案信息，必须找到一种科学的档案信息处理方式。在当下快速发展的信息化时代，要有效利用高科技发展，促进档案管理工作的顺利进行，因此可以采取电子化档案录入，提高档案管理力度。高科技信息化技术的应用，可以帮助工作人员高效快速的处理信息以及数据，从而将事业单位档案管理工作充分融入到当今快速发展的信息化时代中。在科学基础上确保基层人员信息档案的安全管理，不仅需要管理人员的耐心，更需要制定合理的保存措施来降低信息化混乱问题的发生。通过加强对电子产品的运用，来加强档案信息化储存的安全性和长久性，在正规的保存软件中，将重要信息进行分类、排序和保存，从而进一步加强信息的安全性，提高信息的整齐化保存。

3.4应当充分关注档案网站的深层价值

具体来说，不仅要对相关不动产登记档案网站进行充分宣传，还要借助当前主流的社交媒体平台，如微信等，实现相关政策的及时传递、具体行为指南的解读与普及，并且加强与使用者的深入交流和有效沟通。在此基础上，如果能够建立起与人民群众人性化互动的机制，则更有助于相关工作的开展与落实。

3.5国有建设用地数据整合

国有建设用地登记档案、发证数据是不动产登记数据整合的重点对象，在日常整理过程中，主要涉及对农村集体土地确权登记数据、城镇地籍数据的应用。以城镇地籍数据库为例，如果其覆盖的宗地信息并未出现显著变化，则可以对其予以保留；如果宗地发生灭失，或者存在界址变化，则需要对相关的变更信息进行明确标注。与此同时，应展开外业核查，并做好相关的修补与测量工作。全部整合空间图形后，应按照宗地权利的登记信息，对有关的宗地档案进行查看，以档案的整合管理规范为基准，对宗地的权利性质、历史、面积、坐落情况及等级用途等信息内容进行填写，完善宗地档案内容，并准确填写建设用地的相关使用权表，其主要涵盖使用权的登记时间、结束时间及区县代码，还应注意完善起始时间与业务号等主要内容。在整合宗地档案权利人的信息内容时，应全面填写权利人的属性信息，主要包括户籍所在省市、证件号、权利人名称及不动产权证号等。

3.6克服整合与集约化管理的难点

首先，当档案资料进行移交前，应当做好整理与交接工作。如果不能保质保量地落实前期交接工作，则必然会干扰到后续的档案整理，影响其工作质量。对档案登记部门来说，其自身所具备的管理水平以及习惯的管理方式，都会对最终的不动产登记档案的质量产生影响。其次，在档案接受和整合入库的过程中，也应当给予高度重视。考虑到档案的入库过程非常细致，同时又极具系统性，因此不能忽略当中每一个步骤，一定要落实相关执行标准和规范，严肃以待。最后，任何档案馆都会面临档案整合压力，而且不动产登记档案本来就量大类型多变，相应的整合工作难免需要借助足够的资金以及消耗较多的时间才能顺利完成，因此就更加需要专业的档案管理与整合人员以强烈的责任心及高效的工作效率予以保障。

3.7房地一致性关联

完成对非空间数据与空间数据的整合后，需要将其进行关联处理，根据不动产单元编码的具体规则，编号各个不动产单元，利用宗地代码，关联不动产单元与其宗地属性。利用不动产单元编号，关联不动产权利与其宗地属性。利用业务号，关联不动产权利及整个登记过程。最终，关联非空间数据与空间数据，将不动产登记信息的现状信息、历史数据信息加以完善。

4不动产登记档案整合与集约化管理的展望

针对不动产登记档案的集约化管理，为进一步促进工作成效，需要重视并积极运用数字信息技术发展数字档案，使不动产登记档案管理工作能够真正运用新兴的互联网数据。实现自动化发展，加强管理工作集约化发展力度，关注以下几点：首先，面对开展不动产登记档案管理工作整合集约发展的情况，可以借助云计算、大数据等互联网技术的精华，助力不动产登记档案实现身份信息的标注与区分，即为各档案建立与之对应且独一无二的“身份证”，并将里面的芯片信息赋予科学化关联方式，如“自动”或“不自动”等。举例来说，能够充分发挥自动形式设置的关键作用。利用自动形式的设置实现统计，定位及监督自动化的发展。降低登记信息失联状况发生的可能，提高档案管理工作的效率。其次，要关注目前新技术对档案管理工作的支持。坚持利用移动信息技术进行档案管理工作的创新，坚持持续不断地推广移动通信终端，从而不动产登记档案的信息查询效率得到提高，为不动产登记档案新时期便捷的信息查询功能奠定技术基础。最后，应当充分关注档案网站的深层价值。具体来说，不仅要对相关不动产登记档案网站进行充分宣传，还要借助当前主流的社交媒体平台，如微信等，实现相关政策的及时传递、具体行为指南的解读与普及，并且加强与使用者的深入交流和有效沟通。在此基础上，如果能够建立起与人民群众人性化互动的机制，则更有助于相关工作的开展与落实。

结语

综上所述，在社会快速发展的时代，一切都在进步，而不动产统一登记档案管理部门应加强措施，改善传统老旧的工作方法，创新管理方式，对档案管理不重视、档案管理部门制度不完善、档案管理部门设施配置低等问题，及时提出解决方法，借助加强管理制度、制定科学合理保存措施等多种方法，来实现档案管理部门的被重视程度，促进不动产统一登记档案管理工作的长远发展。

参考文献

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