新时期企业档案信息化构建分析

新时期企业档案信息化构建分析

黄伟

福建数字兰台科技股份有限公司 福建省泉州市 362000

摘要：随着互联网技术突飞猛进的发展，企业档案信息化建设已经成为现代企业管理的必然要求。企业档案管理的信息化建设活动离不开互联网技术，在享受资源共享带来的工作便利的同时，应提高档案信息化建设的安全性，将档案信息化建设作为企业未来发展的有力保障。基于此，本文将对新时期企业档案管理信息化构建进行分析。

关键词：企业档案；档案管理；信息化建设

一、企业档案信息化的概述分析

信息化是当今世界经济和社会发展的大趋势。档案信息化建设是指运用信息技术提高档案工作现代化水平，重新思考档案管理的新情况、新原则与新理论，确立网络环境中档案管理与档案服务的基本框架与基本方法，实现档案信息的社会化服务过程。企业档案信息化建设，就是利用档案数字化技术，建立档案目录和图像数据库，提高纸质档案利用率实现企业信息资源的共享，提高现代企业办公的效率。企业档案信息化还包含利用互联网信息技术，依托OA办公平台、微信平台等进行档案信息的传输，快速实现企业内部资源的共享。企业的档案信息化能够帮助企业实现档案信息的电子化、智能化、数字化、网络化，提高管理人员的工作效率，从而满足不同的工作人员在同一时间、不同空间查询重要数据信息，为企业的日后发展提供有力的数据支撑。在企业档案管理中采用电子信息化管理模式，通过信息化平台的构建将电子信息技术和网络共享技术相结合，企业管理者借助档案管理软件平台，能够快速查阅企业档案信息，利用最短时间对企业的有关人力资源信息、财务信息、生产经营技术信息等进行数据分析，为企业的经营决策做参考。

新颁布的《档案法》要求各级人民政府将档案信息化纳入信息化发展规划，保障电子档案、传统载体档案数字化成果等档案数字资源的安全保存和有效利用。在新时期的档案工作事业中，立足“档案信息化建设”，能够帮助企业获得长久地发展，提升企业的经济效益。

二、新时期企业档案管理信息化构建现状

（一）企业档案管理设施设备陈旧落后

在企业档案管理工作中，需要应用许多先进的管理设备加强管理。传统的企业档案管理设备主要有资料陈列架、文件柜和书报架等，档案管理人员需要用传统的人工操作对档案进行分类管理，这样既耗时又费力。随着企业的发展，档案资料接收量会越来越多，特别是随着互联网信息技术的发展，对应产生的档案资料管理电子信息化技术设施已经被开发出来，但是通过调查发现，现阶段很多档案资料管理工作并没有充分利用好这些现代化的管理措施，大多数还是依靠传统的文件柜等管理设备进行档案管理工作，这些滞后的管理设施已经远远不能满足档案管理工作的需求。

（二）管理方式落后，档案利用率低

据调查，企业往往把有限的经费投入到行政办公系统中，对档案管理系统建设的投入太少，这明显是重视眼前利益而忽视长远发展战略的问题。对档案的管理较多局限在传统的纸质文件上，实际上多样化的档案资料不仅能够满足企业管理者的查阅需求，而且对企业文化的发展有重大的意义。在开展企业档案管理工作时，大多数企业并没有没有建立档案信息化系统，没有对纸质档案进行数字化加工。通过档案管理系统的检索工具不但可以使人们工作更加高效便捷，并且对于档案信息安全性也更有保障。在档案管理上，如果将纸质资料转化为电子档案，能够避免在反复的查询利用过程中对纸质文件的磨损，能够最大限度地使档案材料不受到破坏。因此我们应提高档案数字化加工的程度，以此提高档案利用效率。

三、新时期企业档案管理信息化构建对策

（一）重视信息化建设

在新时期，为了加快推动企业档案管理信息化构建工作的开展，相关企业应加强对信息化建设工作的重视，具体措施如下：第一，企业各级领导应正确认识档案管理信息化建设的重要作用，做到与时俱进，对传统的思想观念做出转变，认真开展相关学习工作，确保自身具备先进的档案资源信息化思想。第二，各企业应根据实际情况在档案信息化建设工作中大力开展相关的教育与培训活动，确保所有员工都能够掌握基本知识内容，促使员工的信息化建设能力和水平得到提高。第三，为了加快推动档案管理信息化建设活动的开展，企业还应加大资金投入，大力开展基础设施建设活动，依据具体情况提高档案管理人员的薪资待遇，以加大对档案管理人才的吸引力。

（二）加大资金投入，购进档案信息化建设的设施设备

加大资金投入是企业档案信息化建设的重要支撑。企业档案信息化建设需要依托一定的数字化设备，如配备专门的计算机、扫描仪用于对纸质档案进行数据采集和图像扫描；配备拍摄仪等录音录像设备对声像档案进行制作和处理；配备加密U盘、硬盘、三合一软件等确保档案信息的安全保密问题。

（三）多部门之间的配合合作

首先，借助第三方咨询机构的力量。第三方咨询结构可以同时面向企业档案管理人员以及其他企业的工作人员，在日常管理过程中，遇到问题都可以寻求第三方咨询结构进行答疑解惑，通过微博、微信公众号等平台建立自媒体平台，以此来加强企业档案信息化管理建设。其次，还要积极引进优秀的人才，更新人力资源，为企业的信息化建设提供强有力的人才支撑。另外还需要转变企业其他工作人员的思想意识，从思想层面进行变革，让其他部门的工作人员配合好档案管理工作。最后，还需要技术部门的配合，做好计算机软件设施、硬件设施、网络设施建设工作，进一步提升档案信息化的质量。

（四）加快网络平台的建设，提高信息共享利用率

当前，要想在档案信息化建设上满足企业现代化发展的需求，就必须加强对档案管理的网络建设。首先，要重视本企业内局域网的建设工作，即构建一套适合本企业的网络化管理体系，重视运用5G技术实现办公上云，将传统的工作模式逐渐转变为更加现代化的工作模式。其次，管理人员要重视对档案的互联网共享工作，例如可以构建一个线上档案共享平台，企业内部所有人员可以通过办公自动化网登录档案系统平台查阅所需档案。最后，应充分利用互联网技术实现对企业档案的整合工作，进而提升企业档案的利用率。企业档案管理软件应符合国家档案管理的有关要求，拥有适宜的档案管理软件是企业档案信息化工作的核心，是企业提高档案共享利用效率的基础保证。

（五）引进信息化人才

企业档案管理信息化建设需要能熟练操作档案管理系统、掌握档案电子数据著录、图像处理技术等能力的复合型人才。为了加快推动企业档案管理信息化队伍建设活动的开展，企业应高度重视信息人才的引进活动。企业可以通过与高等院校开展合作，从中选拔优秀的信息化人才，以保障所需人才的专业知识与能力。同时，企业还应注重在岗期间的专业技能培训，确保档案管理人员能将其专业知识充分运用到实际工作中。此外，还可以制定人才激励制度，以充分调动档案信息化人员工作的积极性。人才建设的最终目的就是拥有一批既懂档案管理专业知识、熟练管理档案数字化加工，又能与企业的生产运营管理工作相结合的复合型人才。

（六）建立档案安全保护措施

在档案信息化建设的过程中，要重视档案数据信息安全和档案管理软件系统防护的安全工作。在档案数据信息存储安全方面，可以利用多种保护信息的安全手段，如：数据加密技术、身份认证访问权限、仿写技术等。在档案管理系统中传输、存储文件应由专人进行管理；其他部门的人员查询和利用档案数据，可以设置动态密码进行管理，以降低文件传输的风险。在网络系统搭建上，可以通过利用网络监控、防火墙技术加强系统的安全防护等级。

四、结束语

企业档案管理实现信息化是适应信息化社会的必然要求，档案信息化作为企业信息化进程的一个重要部分，其对企业生产运营等方面的影响日益深重。企业档案管理信息化是企业发展的内在动力，也是未来企业发展的核心竞争力。综上所述，企业的档案管理必须合理利用电子信息化技术，努力打造好电子信息平台，使得让电子信息技术与企业的档案管理工作有机地结合起来，让企业的档案管理能在安全保密的环境下，实现档案信息的共享，以促进企业的良性发展。

参考文献：

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