探析事业单位人事档案管理存在的问题及对策

探析事业单位人事档案管理存在的问题及对策

金刚

黑龙江省第十地质勘查院 双鸭山 155100

摘 要：人事档案串联着每个人的一生轨迹,详细反映着每个人的经历、德才能绩、工作表现、奖惩状况、个人行为轨迹、社会历史背景等各个方面内容,是每个人的生活信息缩影,是国家事业单位人员招录考试、选贤举能的重要依据。搞好人事档案管理,对于选拔优秀人才有着关键作用,意义重大。

关键词：事业单位；人事档案；管理；问题；对策

人事档案承载着大量重要的人才信息,是事业单位通过了解人才情况最基础、最主要的依据。即通过使用档案信息,能够比较清楚地掌握每一个人的信息与综合素养,而当前人事档案管理状况又将直接影响到其他事业单位与人员的考评,甚至影响到事业单位的未来发展。因此笔者将对当前人事档案管理工作中存在的问题,以及做好当前人事档案管理中的措施,作出初步研究。

1、当前事业单位人事档案管理存在的主要问题

1.1对人事档案工作认识不到位

人事档案管理往往是一种相对平淡琐碎、默默无闻的管理工作,工作效果一般也是很不易显现出来。而相当部分人事领导干部却认为对人事档案的实际管理方法,虽然并没有直接产生实质的管理效益,但只要资料不流失、不泄密,还可以应付外调、查找利用等就行。但是,事业单位的人员档案管理方法并没有特别被地方部门所关注,也无法放在应有地位上,人、财、物各方面也都没有相应的服务保证,单位往往陷入了被动应付状况,而无法发挥其服务功能,严重影响了人事档案水平的提升。

1.2人事档案材料管理不规范

收集工作被动、不准确、不全面,造成了很多需要纳入档案范围的材料不能按时归档,甚至不能存档,也导致了许多档案材料的日期不连续,甚至形成了"断档"现象。而且还一些档案材料的处理程序也不完善,没有进行日期、印章、签名等程序,严重影响了档案的有效性。因为对档案材料的鉴定标准并不规范,也导致了许多档案材料中存在的出生年月、工作日期等都并不属实,尤其是在材料填写前后的工作日期不相符情形下更为明显,同时连续计算工龄、非连续计算工龄问题等也往往贯穿其间,严重影响了材料档案的质量,也不利于人们对档案材料的合理使用。

1.3人事档案管理信息化进展迟缓

与技术进步和科技发展相应的是,由于一些事业单位信息化发展科学技术手段还未能在人员档案管理中应用,因此大多数事业单位在人员档案保管工作中仍然受到传统科学管理方法的约束,以纸质档案的形成与保护为主要管理目标。个别事业单位由于生产经营、人事管理等方面的复杂因素,单位领导干部和档案专业工作人员都对人事档案信息化技术普遍使用的安全性和全面性产生了怀疑。

而且由于当时人们还处在纯手工模式中,对新信息技术的实践与运用也很少;有的事业单位尽管已经将个人信息、档案目录等资料输入计算机,但在调阅相关的人事档案时,仍然采取着较原始的动手操作方法;一些事业单位使用专用档案管理软件进行档案管理,但却只记载了相关工作人员的"三龄一历",以及包括职业、职务、籍贯等的基础信息和相关人事档案目录,并没有切实做到将档案数字化。这些情形非但不利于企业对人事档案的长效保护,反倒使档案管理效率逐步降低,严重滞后于事业单位的发展需要。

2. 解决事业单位人事档案管理存在问题的对策

2.1更新观念，增强档案管理意识

搞好档案管理工作,首先要转变观念,提高档案意识。事业单位领导的重视是搞好人事档案管理工作的基本保障，也就只有经过充分认识人事档案保管机构在人事行政管理工作中的基本功能,并自觉进行了认识工作全面加强、组织措施的逐步落实、对财政补贴资金投入的增加,才完成了人事档案管理机关的基本工作、明确人员构成与工作人员岗位责任关系,将人事档案管理工作当作行政管理的一个重要内容,并形成有效考核激励机制,才能促进人事档案保管工作的蓬勃发展。同时,人事档案管理部门还必须主动宣传员工对档案的重要意义,以提高所有职员的档案意识,并指导其及时地更新、查阅职工的档案材料,从而有效地协助人事档案管理工作,并服务于其他事业单位的各项管理工作。

2.2多措并举，提高规范化管理水平

规章制度是有效开展管理工作的重要保证,要严格规范遵照执行干部对人事档案的资料采集管理制度、资料传送管理制度、保密制度、档案管理制度等各项规定,用制度去规范人事档案管理方面的管理工作。人事归档材料来源很广,在结构上了相对分散,在使用上又要相对集中,这就决定了人事档案监督管理部门即要在全面开展调查研究的基础上,向相关单位和部门开展定向检查、定期查阅、随时检索、跟踪查阅。同时要从严把控,仔细甄别存档材料,尤其注意检查人事档案内容的完整性、真实性。

看材料的填报方式有无标准,有没有漏填,其出生年月、参加工作的日期以及前后时间是不是相符;看材料上有没有经过了有关组织的审核签名,又或者是由本人签名的;看材料上收集得资料是不是很齐全,还有政审材料、涉纪涉法的材料等,都是成套资料,而且绝对没有问题的。所以在整个人事档案管理过程中,只有认真坚持依照法规行事、按照规范工作的准则,认真负责,才能切实做好该项管理工作。

2.3与时俱进，加快推进人事档案管理信息化

而在进入了信息时代以后,使人事档案的管理工作也将逐渐地朝着更为信息化、数字化的方面发展,这也就是目前人类社会上对提升人事档案管理现代化水平的最基本需求。同时,由于在现代企业的人事档案管理系统中,将人事档案通过计算机、扫描仪、照相机等现代信息化设备相应的技术处理,从而在现代企业内实现了人事档案的纸质和电子数据并存,也因此减少了企业人员对档案原件的损坏率,从而延长了企业人员档案寿命。

应建设电子档案数据库系统,档案管理者就可以利用数据库实现人事档案信息检索,从而提高效率,降低了资料耗费。同时在人事归档内容上,也应与时俱进,逐步建立起与国家档案管理部门和教育、民政、社会保险等中央主管部门的协调联动机制,以保证人事档案的真实、全面,进而进一步优化了人事归档内容,进一步增强了人事档案的社会公共服务功能,以满足互联网等信息时代对人事管理发展的新需求。

结束语

总而言之，随着新时期人事档案管理的意义日益突出,人事档案管理对其他事业单位进一步发展壮大具有关键的意义。在世界经济数字化浪潮下,随着我国人事行政制度改革的推进,事业单位内控制度及人事档案管理工作都将遭遇着巨大的挑战。我们还将通过进一步分析企业人员档案管理中出现的问题和根源,查明原因并采取相应的处理措施,从而进行科学合理地加以解决,以便于更好地为事业单位人力资源管理工作服务。

参考文献：

［1］钟宇雅.事业单位人事档案管理中存在的问题及建议［J］.人力资源管理，2013（7）：210—211.

［2］孟丽君.我国人事档案管理改革若干问题的思考［J］.赤子（上中旬），2015（13）：208.

作者简介：金刚，男，汉族，1973、12、19，本科，经济管理专业，黑龙江省委党校，高级经济师。