对提升归档文件材料整理质量的思考

对提升归档文件材料整理质量的思考

张玲玲

潍坊市交通服务保障中心

【摘要】文件材料经过一定的程序和方法进行归档和整理之后，就转变为另一种形式的存放状态，并且是一种更加规范和有序的状态，即档案实体。文件转化为档案实体需要按照文件材料归档的要求和整理的标准开展多个环节的工作，这其中有很多工作技巧需要认真思考和掌握，以促进整理工作的规范。

【关键词】文件归档；档案整理；方法

文件材料的收集和整理是档案管理工作的前端环节，只有将具有留存价值的文件材料收集齐全，并经过系统化整理之后，才能作为档案形式保管和存放。在具体的归档整理工作中，首先涉及到的是文件材料的收集问题，要确保有留存价值，要收集齐全完整；其次要进行系统化的整理，做到整理系统调理，前后连贯衔接性强，体现整理之后档案文件材料的系统性，方便以后按照内容或文件之间的联系进行查找利用。

一、归档文件整理的遵循原则

（一）方便保管和利用的基本原则。整理形成后的档案要放于专门档案库房内存放和保管，这就需要档案的管理安全和存放安全，在整理过程中要做到归档文件目录和文件一一对应，与各种登记台账登记内容“账实相符”，防止归档文件材料的缺失。存放管理过程中，要防止档案的损毁，如存放方式不科学，出现档案过紧或过松导致的档案破损变形，档案存放条件不达标出现的受潮字迹模糊退化等，都要尽量克服和避免，让档案始终藏放于安全环境下。

（二）保持全宗整理的系统性。单位的所有档案都是一个全宗档案的组成内容，除纸质的归档文件之外，还包括电子归档文件、新载体归档材料，以及实物和照片等档案内容，只有把这些不同形式的档案资料按照规定的方法整理起来，做到整理规范有序，不同载体之间的档案内容相互对应，多种档案才会体现出统一的系统化、体系化要求，便于按全宗进行管理，保持档案之间的有机联系，符合同一时期所形成档案的时间和内容以及相互之间的逻辑性关系。

二、归档文件整理存在的问题

（一）页码编制不规范。按照归档文件整理的要求，所归档的文件材料要进行逐页编制页码，并且要用铅笔标注在每页的左右下角，但是因对编制页码这样的简单工作过于马虎，出现页码编制不连贯，空白页也编码等问题

（二）档号章内容填写不符合要求。对于已经整理完成的归档文件材料，要逐份加盖档号章并填写其中的内容，检查中发现存在档号章加盖位置不对，甚至档号章加盖在有文字的地方，或者距离文件右边太近等问题，再就是档号章中填写内容颠倒错乱，如件号与页数填写项目颠倒混淆等问题突出。

（三）归档文件目录编制不细致。对于每一盒归档文件都需要进行单独编制目录，以便于按照目录检索文件原件。很多单位在编制归档文件目录时，没能进行细致的清点核对归档文件，出现目录登记与实际归档文件不相符的情况，有的是有归档文件，而归档目录没有登记齐全文件，有的是目录登记了归档文件，而归档文件缺失的情况。

三、归档文件材料整理的方法

（一）文件材料的归档方法。归档就是将文件材料归集起来，作为档案的前身进行管理而开展的一项工作。归档重点要把握好归档文件材料范围，有存放利用价值的文件材料才能纳入归档范围，经过科学化的甄别发现没有保存价值的文件材料不要归入档案材料的归集范围，以免增加档案的工作量，占用更多的有限档案实体存放空间，造成档案管理的混乱。归档工作的开展过程中要注意加大归档的力度，争取全面的配合与支持，将更多的有效档案资源归集起来，储备丰富的档案资源，并且要做到全面收集归档与集中收集归档、阶段性归档与定期归档相结合，实施归档工作的全覆盖、无空隙归档管理。

（二）文件材料的整理方法。文件材料的整理就是具体形成档案的过程，以前采用的是整理立卷的方法，现在为了保护档案的原貌和便于档案的管理采用的是归档文件整理的方式。归档文件整理的方法步骤主要有文件材料的顺序排列、按件进行装订、编写页码和加盖归档章、编制归档目录等过程。文件的排列顺序一般是按照文件的落款先后时间进行排列，也可以按照事由或文件之间的联系紧密度进行排列；文件的装订主要是对于归为一件的多份文件经过装订转化为一件文件的工作过程，装订可以采用线装或不锈钢装订针装订两种形式；编写页码要注意只要是有文字或图表的都要每页填写页码，防止页码编制重复或漏编；加盖档号章要防止压字或遮盖文件内容，并且档号章内的内容要填写准确；编制归档目录是归档文件整理的最后一个重要环节，要注意按规范格式的项目编制，按照文件的排列顺序逐件对应的内容进行填写，做到编制准确，内容与目录一致，为档案的利用奠定重要的业务基础。

（三）电子文件的整理方法。在计算机技术快速发展的形势下，档案的管理效率和利用服务质量得到了根本性的提升。在计算机技术下，大量的电子文件随着工作的开展而产生，这些电子文件在反应工作方面是和传统档案相一致的，只是电子文件是一种新型技术手段的产物，但是其形成也要符合归档文件的要求，要对每份电子归档文件加注标识码，连同元数据进行一并归档登记，纳入专门的档案数据路进行管理，电子文件的整理关键在于目录信息的登记，做到与电子文件的形成背景和具体内容一致，编写规范的电子文件档号，体现电子文件的来源、时间和保管期限等基本的档案属性，便于日后的档案信息存储和管理利用。

四、结束语

综上所述，文件材料的归档整理事关档案管理的质量，必须按照专业化的整理规范，遵循归档文件材料的逻辑关系，做到整理规范有序，查找利用快速有效。档案人员要注重在整理工作中总结经验，创新提升归档文件整理的科学性和标准性，更好的服务时代发展要求，推进档案管理的现代化管理。

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