在数字化时代如何做好企业档案管理工作

在数字化时代如何做好企业档案管理工作

杨晓雪

国家管网集团建设项目管理分公司 河北省 065001

摘要：在互联网时代环境中，档案数字化建设应加强对拓展优化信息传输途径工作的重视，充分利用现代信息技术让信息传输实现自动化，为企业档案管理工作创造一个良好的环境，促进档案数字化建设的快速发展。文中对数字化时代的企业档案管理工作进行了分析。

关键词：数字化时代；企业；档案管理工作

1导言

目前，信息网络技术的广泛普及对各行各业都带来了一定的影响，并直接推动了行业的发展。档案行业在其快速发展的整个过程中，也充分认识到信息管理技术的重要性，并且主动开始进行数字化档案建设，引用各种现代化信息技术可以实现档案信息的实时数字化采集处理，提高档案信息采集、检索以及处理效率，为企业提供更加高质量的档案服务。在移动互联网的支持下，档案发展过程中，通过互联网构建一个综合档案业务信息平台，使档案服务质量水平得到极大提高。

2档案数字化建设的根本方向

档案数字化建设的主要目的是将所有文字、图片、音频等资料全部上传到互联网中进行储存，并通过应用先进信息技术成功创建信息管理平台，让用户可以在平台中搜寻自己想要的各种档案信息，并提供资源下载服务，为档案信息的获取提供便利。档案数字化建设具有动态性特点，信息技术是它的核心内容，科学合理的应用信息技术实现档案信息的采集、处理、传输和应用，不断提升档案管理工作水平和效率，从而让资源共享目标真正实现。如此一来，就能使档案数字化建设的方向得到明确，也就是说对于不同类型的档案信息进行数字化处理，然后对档案文件的实体进行储存，将档案信息数字化存储作为档案管理工作的重点，最后让档案管理工作的集成化和规范化程度进一步提高。

3档案数字化建设过程中存在的问题

3.1工作规划问题

在建设信息化档案时，缺少整体性，更多使用从局部到整体的方式，因此让管理档案部门不能有效实现交流的统一，企业各部门无法实现有效交流，还会限制企业的经济发展。

3.2数字化管理问题

数字档案管理系统与办公系统不兼容，导致办公系统生成文件格式要转格处置；电子档案和纸质档案同时存在带来了更多浪费。一些企业无法有效应用数字化档案，为赶上时代潮流，在修建数字化档案后对档案加以归纳总结，不但浪费了时间和人力资源，还不利于数字化档案的建设；数字化档案意识不强，很多便捷资源不能合理采用。部分企业组织对数字化档案意识薄弱，并未认识到数字化档案的便捷，常常由于缺少纸质档案而放弃了利用资源。

4数字化时代做好企业档案管理工作的有效措施

4.1搭建档案信息管理服务平台

档案数字化体系建设对于档案工作、档案信息安全性的不断提升都具有重要的推动作用，同时希望能够真正实现档案资源共享这一发展目标。在这一技术优势的充分引导下，档案服务部门仍然需要积极探索应用现代网络档案信息服务技术，构建针对全国档案信息服务管理的档案服务信息中心，在这一信息平台中设置业务交流沟通的版块，可以和其他社会组织中的各类档案服务机构进行相互联系，形成对参与档案数字化项目建设的统一知识认知，以此方式来帮助制定统一的档案数字化信息建设管理标准，为推进档案信息安全管理工作开展提供重要参考。

4.2优化现有数字化档案建设机制

为有效推动我国数字化档案建设的顺利进行，需要以具有功能齐全的管理档案系统软件作为主要支持，具体到在构建档案软件系统的整个过程中，期间需要包括诸多工作，具体内容包括档案系统软件架构设计、档案系统资源综合整理、档案系统资源备份扫描、数字化档案资源备份等，要想保质保量地顺利完成这些工作，需要充分使用一套兼容性较好的档案管理软件，从而有效推动我国数字化档案建设工作的顺利进行。

4.3培养档案数字化业务管理相关专业人才

进入档案信息化管理时代之后，档案信息的发布数量也随之不断增加，传统的各种档案工作模式依然无法得以创新进而继续满足广大档案者的需求，有关档案部门必须首先深刻认清这一发展形势，将其与纸质型档案模式结合进行优化创新，应用现代信息化管理技术，进行各种档案信息数字化管理建设，为各种档案相关工作人员赋予各种自动化管理特点，通过使用现代化管理设备可以实现各种档案信息的高效率化管理。因此，开展针对档案数字化的管理工作，需要及时组织档案相关管理人员进行联合培训，一方面档案工作者要时时刻刻加强对这一管理工作的重视，另一方面是要在培训过程中熟练掌握计算机管理技术的运用，不断提高档案人员的专业知识和管理能力，突破传统管理观念的局限，通过档案数字化管理为我国档案发展作出更大的贡献。

4.4注重档案收集工作的强化

要想进一步不断提升项目档案资料收集信息管理服务效果与工作有效性，需依据企业的具体发展情况，在企业的运行阶段以及各个项目的组织、筹划阶段，对项目进行全面的分析和资料收集。项目档案管理工作部门还需严格要求项目档案管理工作人员及时加强与不同管理单位的沟通联系，并按照国家规定，开展项目档案资料收集管理工作。因此需要特别注意，不同企业发展阶段所组织开展的项目档案资料收集管理工作的标准不同，所以必须按照国家规定验收标准制度开展主要符合不同阶段的项目档案资料收集管理工作，确保企业的经营与发展过程中相关档案信息的完整性与全面性。

4.5注重档案管理机制的完善

要进一步加强规范项目档案管理验收工作，进行档案管理制度运行机制的逐步完善对其健全至关重要。在具体项目档案管理期间，首先需要提高对企业档案管理工作的重视度，做到在推进项目工程立项验收阶段需要为推进项目配备专职档案管理工作人员，将项目档案管理验收工作与推进项目的成本控制管理、质量控制管理、进度控制管理、安全隐患管理工作放在同等重要地位；其次，依据建设项目具体情况，合理安排制定与完善落实各项规章制度，依据建设实际需求对各项岗位职责进行修订，结合对项目相应档案管理制度措施的调整制定，做到对各级企业项目档案管理职责的层层落实与调整完善，实现在档案管理期间，档案管理的有关部门能够将各项档案管理制度层层落实；最后，严控项目工程档案管理验收，要求档案管理人员对验收归档的项目档案文件进行细致审查，做到归档文件完整、有序，进一步着力提升项目档案管理的工作规范化、系统性以及管理标准化。

4.6完善信息化档案管理的制度

单位加强内部风险控制不仅能够不断完善社保工作者在任务上的完成率和质量，还需要管理服务部门制定统一的档案制度管理体系，发现违规操作现象须及时地进行治理，避免类似违规问题再次发生，使档案真正能够发挥作用，并解决实际中的问题。档案管理人员应当积极深入基层单位开展管理工作，善于主动发现并及时解决类似问题，这样才能够有效促进上级基层社保档案管理部门工作人员逐渐向规范的工作流程方向发展。

5结束语

总之，对于企业来说，档案管理是一项十分重要的工作。近年来，我国大力推广档案工作信息化理念，在此种背景下档案数字化建设进程不断加快。档案数字化建设对于档案管理工作来说具有十分重要的意义，随着数字化建设工作的不断推进，也暴露出诸多问题，因此需要加强对档案数字化建设价值和问题的探究。

参考文献

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