浅谈事业单位档案管理信息化建设的思考

浅谈事业单位档案管理信息化建设的思考

张淑红

宽城满族自治县行政审批局 河北承德 067600

摘要：目前人们正处于信息时代，为顺应当前的经济发展，企业事业单位档案保管信息化建设将是必然趋势。通过档案保管信息化建设将能够节省企业档案管理的时间与人力，提升档案保管的工作效率，从而降低企业信息混乱的可能性。这是大多数国有事业单位档案保护的中心目标。本章着重探究并论述了中国大多数其他事业单位档案保管信息化规划和发展策略。

关键词：事业单位；档案管理；信息化建设

引言：

随着我国经济的发展，工业化进程的加快，越来越多的文献需要归档，档案在发展、领导决策、人才培养和评价等方面发挥着重要作用。不能对这些资源和档案进行有效的整理，将直接阻碍管理工作的正常进行。但随着国家信息化建设步伐的推进，将信息化技术运用到事业单位档案的建立和导入，将能够更快、更好地解决问题，从而提升了档案管理工作效率。目前，信息化建设是提高事业单位内控制度档案保管、改善事业单位档案工作质量的最有效途径。而目前，机关在制定管理工作目标、提高人员素质、建设机关档案管理工作基本规范等方面，都必须融入互联网信息科学。在数字化建设的今天，实现了事业单位内控制度档案保管的提高和革新。

1. 事业单位档案管理信息化建设的意义

进行文献保护和信息化建设，对事业单位内控制度档案保存管理工作而言是非常重要的：一是缩短了档案管理流程。因为传统记录中以纸质记录为主，容易老化、损坏等问题，对资料的收集、整理、分类和保存等工作量又很大。利用网络信息化建设，档案管理员们一方面可以使用电子平台将档案信息直接录入计算机中，既极大地缩短了对档案信息的保存时限，也方便了以后的利用。但在另一方面，也是为了便于对档案的信息检索与使用，因为传统的档案保存模式往往需要档案使用者需要查阅大量的档案资料，从而必须耗费大量的时间与精力，才能获取所需要的档案。随着档案管理现代化技术水平的提升，使用者只需要在电脑上输入关键词即可搜索相关的文档信息，而不用到档案室中进行搜索，从而完成了文档信息的远程传递。从而提高了办公室管理水平和工作效率的提高。

2. 现在事业单位信息化管理的优点

1. 档案信息搜索与使用上的优势

通过对我国传统档案管理的分析，发现数据查询的整个过程是复杂而复杂的，在查询相关档案信息之前，必须先执行相应的查询程序。由于数据查询者对数据的不同使用，纸张在阅读过程中会直接老化，不利于长期保存和收集。在顺序卸载过程中，如果由于错误而导致排序错误，将直接影响后续的归档管理。将信息网络应用于档案的组织和导入后，可以通过计算机等科技设备进行查询和录入，简化了档案的查阅过程。提高了档案的利用效率，避免了档案整理和分类的要求，最大限度地减少了档案在收集、整理和归档过程中的损坏。

2. 档案资料存储位置的优势

传统的档案资料管理方法都是纸质的录入、整理和记录。应注意选择合适的储存环境，防止昆虫、火灾和霉菌。另外，传统的档案资料保存方法，由于保存时间过长，容易造成黄纸、变质，极易损坏，字迹模糊，一旦手稿损坏，也很难修复。通过信息化管理档案资料，可以取代传统的纸质存储方式，转而采用电子存储方式，可以直接存储在计算机的大容量硬盘上，也可以刻录到光盘上。为避免纸张因时间过长而损坏，延长存放时间。与传统的保存环境要求相比，新文件可以直接、永久地保存在电子档案中。

3. 事业单位档案管理信息化建设中所存在的问题

1. 档案信息化建设平台信息更新速度较慢

事业单位的档案管理工作在中国档案管理互联网信息化建设中得到了很大的提升，但在信息平台建设方面仍存在着一定欠缺。档案管理与信息化发展建设的平台更新速度较慢，主要是由于各机关部门对归档与保存的关注程度不足，在观念上更新不准确，档案信息系统更新速度较慢，从而大大降低了归档与保护的管理水平。

2. 档案管理人员的综合素质有待提高

档案保管人是档案管理的执行者，档案保管人员的综合素养直接影响到互联网电子政务发展的进度。而目前，不少事业单位内控制度档案保管人没有专业知识，综合素养较低。信息化建设的主要工具是电脑。但目前，不少档案保管工作人员并不了解电脑的操作，也没有档案管理知识库。所以，为了加强档案保管信息化建设，必须从档案管理人员的职业技能和综合素质入手。

4. 对事业单位档案管理信息化建设与发展的改进措施

1. 管理层需要加强对档案信息化管理建设的重视

档案管理信息化建设应列入事业单位的议事日程，只有引起足够的重视，才能作为一项基础性工作。从根本上认识到档案管理信息化建设对事业单位的发展具有重要意义，事业单位领导要真正认识和理解这一点。此外，还应充分注意档案管理的保密性和安全性。信息归档设备库房施工时，应选择相对隐蔽、安全的场所。应在房屋周围进行监测，以确保没有360度盲点进行监测。档案室24小时开放。门窗应加固。进入档案室的人员应做好记录和检查。对在档案室工作的管理人员，应组织专业培训和考试，严格筛选合格人选。

2. 增强法制观念，提高档案保护意识

意识到了它的重要意义，并根据案件法的有关规定，进行了大量的法律宣教活动，以提高档案管理员法制观念的不断完善，从而有效增强法律意识。事业单位的财务管理工作应采取自学、训练、答疑、考核等方法，以提升档案保管工作人员的综合素养，并了解相关规章制度。另外，档案保管工作人员还应认真学习履行职责，以规范对各种信息设施的管理操作。同时为了最大限度地降低质量问题，减少档案资料的损坏与流失，为建设档案保管信息化工程提供了有利条件，事业单位应当调动档案管理人员的积极性，充分参与档案管理工作。

3. 加快硬件建设

在事业单位档案管理信息化建设中，必须重视计算机、数据存储设备、数据库、网络等现代化软硬件的建设。各机构应注意增加对数字资源的黄金投资，及时购买、更新和升级设备，以获得更多的档案数据，各机构应充分配置光盘存储池。为光盘提供一定的存储空间，延长光盘的使用和保留时间，将存储风险降至最低，并安全地保护归档数据。在选择硬盘备份设备时，必须注意其良好的性能、保持航向的能力和较强的抗外部干扰能力，使归档数据的保存更加健康高效。

4. 建立科学合理的信息化档案管理的标准

为了保证档案管理信息化模式的顺利发展，必须建立和完善科学的档案管理体系。实现档案信息内部的资源共享，防止多层次虚假信息的流入。充分结合本单位档案情况，制定合理、科学的档案管理制度，并将其纳入日常建设应用，作为员工能力评价标准，调动员工积极性，使档案管理人员始终做到信息资源共享，提高档案和档案资料的利用率和价值，确保档案信息化建设的顺利发展和实施。

5. 加强档案管理人员培训，提升工作人员职业素养

要从根本上提高档案信息管理水平，必须加强对档案管理人员的培训和考核，促进档案管理人员素质的不断提高。因此，可以建立相应的绩效工资制度，分阶段进行培训和考核，既可以提高员工的学习积极性，又可以激发员工的学习兴趣。

总结：

综上所述，事业单位档案管理工作当中的信息化建设是一个漫长而复杂的过程，这就对从事档案管理的工作人员提出了更高的要求。同时，事业单位当中的管理层也需要加强对信息化建设的重视，并且可以逐步加大对其投入，为档案信息化建设创造有利的发展条件，只有这样，才能充分发挥出档案当中的信息价值，档案机构才能得到进一步发展。

参考文献：

[1]项静瑶 . 浅谈事业单位档案管理信息化建设 [J] . 科技资讯 . 201330:214-216

[2]陈涛 . 事业单位档案管理信息化建设对策研究 [J] . 赤子(上中旬) . 201507:144

[3]王莉荔 . 浅谈事业单位档案管理信息化建设 [J] . 科技展望 . 201517:21