基层卫生院档案管理的几点策略

基层卫生院档案管理的几点策略

陈圣丽

山东省鄄城县左营中心卫院 山东省 鄄城县 2746002

摘要：我国的基层卫生院大多数存在档案管理混乱，重视程度较低，基层卫生院档案管理制度不够完善，缺乏相应的管理人才和管理技术等问题，这些问题的存在都严重地限制了我国基层卫生院的整体发展。特别是近年来我国的医疗改革进程加快，基层卫生院成为我国医疗改革进程中十分重要的一个部分，因此基层卫生院的档案管理问题成了当下的热点问题。

关键词：基层卫生院；档案管理；策略

1基层卫生院档案管理工作的必要性

对于部分基层卫生院来说，其档案管理的手段依然是采取人工的方式，人工档案管理的弊端可以概括为几下几点：首先，人的精力有限，工作量繁重；其次，准确率不高；最后，无纸化办公无法彻底推行。所以，依目前基层卫生院档案管理的情况来看，并没有把信息化技术应用其中，这也是影响基层卫生院档案管理的因素之一。总的说来，基层卫生院还没有意识到信息化技术的重要性，更没有意识到档案管理问题已经严重制约了自身的发展，所以，要想提高基层卫生院的档案管理工作，需要结合实际，从基层对档案管理工作进行优化。

2基层卫生院档案管理工作中的问题

2.1现有档案管理技术不足

我国基层卫生院的规模往往都比较小，基层设施比较陈旧，这种空间方面的限制就使得基层卫生院无法建立相应的档案管理，部分较小的卫生院甚至没有档案管理室。从设施方面来看，由于档案管理需要相应的配套设施，往往都需要一些现代化的管理设备和信息设备，基层卫生院和医院相比，设施更新速度慢，设施投入较少，很多基层卫生院将资金投入到诊疗设备中，对于档案方面的设施投入较少，这就使得基层卫生院的档案管理发展受到了限制。

2.2缺乏健全的档案管理制度

目前我国对于医疗档案管理方面并没有制定相关的管理制度和责任划分，这种缺乏档案管理制度、管理职责和考核标准的现状下，使得各个地方基层卫生院形成了不同形式的档案管理模式，甚至部分地区的档案管理仅仅是为了应付上级检查。这种不健全的档案管理制度使得各个地区的卫生院无法形成统一管理，档案信息的收集也存在巨大障碍。

2.3档案收集效率不高

乡镇卫生院都制定了相应的适合本院的有关于乡镇卫生院医疗、行政、人事、后勤等各方面的较为健全的管理制度，但档案管理方面的制度相对要少一些，而且卫生院也没有将档案管理工作纳入到目标考核项目，这直接影响了档案工作人员的工作质量，导致档案收集效率不高，造成档案资料不齐全、不完整，不能为决策工作提供及时、准确的信息。

2.4档案利用率不高

由于档案管理人员对于档案管理工作重视程度不够，认识不到档案管理工作在的重要性，使其不注重对于档案信息资源的开发，由于档案资源不够完整准确，使其不能充分地发挥其自身的作用，严重地影响了档案的利用率。

3基层卫生院档案管理策略

3.1建立健全科学的档案管理制度

建立一套全新的、科学的新型档案管理制度是优化基层卫生院档案管理的重要措施之一。就目前基层卫生院存在的各种问题来看，在很大程度上是因为缺乏科学的档案管理制度导致，所以为解决档案管理问题，首先就要建立健全科学的档案管理制度，并在此基础上，严格按照制度的要求，对档案管理中的登记、保管、查阅等等环节进行严格的管制，确保档案管理工作的准确无误。对于基层卫生院档案管理方面，我国已经有相关的法律法规对于其进行规范。我国《档案法》中主要对于基层卫生院进行档案管理的流程等方面进行规范。为了更好的完成基层卫生院档案管理工作，基层卫生院应该遵循相关规定，严格执行档案管理规定程序，并且对于档案进行科学的分类归档。基层卫生院应该根据自身的实际情况制定完善合理的档案管理制度，从而使得基层卫生院中的档案管理工作水平和效率得到保障。基层卫生院的管理机制是影响其发展的重要因素。首先完善的档案管理机制，可以确保档案的完整性以及准确性，其次，适合其发展的管理模式，在很大程度上可以直接促进卫生院的发展。具体来说，完善的管理机制，可以加强内部之间的合作与沟通，也有利于对档案管理工作进行监督，从而保证档案管理工作的质量和水平。值得一提的是，现代档案管理工作必须充分利用信息化技术，以最大限度的节省资源，达到最优的效果。

3.2创新工作模式，提高管理质量

第一，拓展档案信息的收集渠道。主要集中在院内的各部门，通过各部门的合作与沟通，不断完善卫生院档案；第二，增加检索途径。增加检索途径主要是为了能够充分利用院内档案，保证医疗质量和水平；第三，深入挖掘档案中有效信息，并把信息在院内实行资源共享，以达到充分利用档案的目的；第四，关注档案的反馈信息。在次基础上，不断完善资源管理工作，提高管理质量；第五，建立健全档案共享平台，充分利用档案资源。基层卫生院还应该加大对于档案管理方面的资金投入，引进先进的档案管理系统，从而有效的提升基层卫生院档案管理的质量和效率，促进基层卫生院规范化管理目标的实现。

3.3合理配备专职管理员

第一，保障基层卫生院档案管理专员的基础待遇，提高档案管理人员的基础薪资以及相关福利，从根本上关注档案管理人员的日常生活和日常工作，对于遇到生活困难的员工，要及时的给予帮助和关爱，从而确保档案管理专员能够全身心的投入到日常生活中，提高工作积极性。第二，对基层卫生院的档案管理人员开展定期培训，现有的档案管理人员大多仅毕业于档案管理相关专业，并不具有较好的医疗背景，定期对其开展医疗相关的培训能够提升档案管理人员的基本素质和职业水平，从而提升档案管理人员的档案管理效率以及质量。第三，应当适当提高基层卫生院档案管理人员的职业门槛，对学历和能力进行层层筛选。基层卫生院的档案管理人员的专业素质对于基层卫生院档案管理工作的效果起到了决定性的影响作用。基层卫生院是我国重点服务于基层的医疗机构。基层卫生院的档案管理人员的素质在一定程度上影响了基层医疗机构的工作效率。因此基层卫生院应该对档案管理人员的进行合理培训，能够有效的提升基层卫生院的档案管理工作质量和效率。

3.4加大投入，加强软、硬件设施建设

为了适应现代化管理的需求，需要加大投入配置相应的软硬件设施，以推进卫生院档案管理工作的现代化进程，使计算机在档案管理方面的应用得到进一步的深化，使其能够更方面地为各部门提供快捷的查询服务，从而有效地提高卫生院档案资料的利用率。

3.5重视档案的开发工作，提高档案资料的利用率

档案管理工作的目的在于提高档案的利用率。所以，卫生院档案管理人员要坚持服务意识，并重视对档案的开发，能够通过多渠道、多途径开发档案信息资源，以更好地为医疗、教学、临床和科研工作提供更好的服务。通过对档案信息的深层次开发和加工，使其能够为使用者提供更完整、更快捷、更有效的信息。同时，还要注重档案反馈信息管理工作，以更好地满足不同使用者的需求，以充分地发挥其社会效益。

3.6加强档案创新服务

基层卫生院可以尝试与当地的档案馆合作建立一个较为系统的档案数据管理中心，使其能够对网站内各单位的电子文档进行集中管理，但要设置好文件查询的级别和权限，这样即为使用者提供了便捷的服务，又保证的档案资料的安全性。同时，要尝试利用现代化信息技术进行档案收集工作，即减轻了档案管理工作人员的工作负担，又提高了档案信息的时效性。另外，基层卫生院还可以积极开展在线服务，使基层群众能够在卫生院网站上快速的查询档案信息，还要广泛采纳群众的意见，不断提升基层卫生院的服务质量和群众的满意度。

4结语

要加强基层卫生院档案管理工作科学化、规范化、标准化发展力度，并以卫生院各方面工作需求为目标，在不断探索中取得创新和发展，以充分地发挥其对卫生院决策工作的参考作用和服务功能，不断提升卫生院档案管理的现代化水平，以满足新时期对档案管理工作的要求，为基层卫生院持续、健康发展提供基本的保障。

参考文献：

[1]刘红.基层卫生院档案管理存在的问题和改进措施[J].科技创新导报，2019（02）：197.

[2]向东.乡镇卫生院档案管理现状与发展对策[J].赤子，2020（06）：129.