基于数字校园建设提升高校收费管理工作的研究——以G学院为例

基于数字校园建设提升高校收费管理工作的研究——以 G学院为例

杨蕾

（安康学院，陕西安康， 725000）

高校学费收入是事业收入的重要来源，尤其是像G学院这类科研力量还不是特别强的地方本科院校，高校学费收入可以占到事业收入的百分之八九十，由此可见，高校学生学费及时足额的收缴对高校开展教学科研活动具有十分重要的意义。

1. G学院收费管理工作现状

G学院目前仅由一名收费工作人员负责全校12000多名学生的收费管理工作，收费项目主要是学生学费、住宿费以及大学生城乡居民医疗保险、大学生体检费等代办费，收费管理工作内容主要包括新生的部门、班级、收费号的编码及导入，新老生的应收款的设置，网络缴费平台学生缴费信息的导入，银行代扣，网络缴费数据的整理及发票的打印，学生休学、转专业、退学等学生状态的修改，学生应征入伍补偿学费的代扣及退费，生源地贷款代扣学费及退费，毕业生离校手续，学费催缴等工作。

2. G学院收费管理工作存在的问题

1.收费手段传统导致收费效率较低。G学院目前的缴费方式主要有现金缴费、POS 机刷卡缴费、银行批量代扣及微信缴费等。G学院有江南江北两个校区,江北没有收费点,所以需要现金缴费和 POS 机刷卡缴费的同学必须到江南财务收费办公室缴纳，这对于江北的学生来说十分不方便。银行批量代扣方式也有很多的弊端：第一，需要在发放录取通知书之前需要和银行签订委托协议批量为新生办理银行卡，再一张张的放入录取通知书中，这不仅大大增加了银行人员、财务人员以及招生人员的工作量，并且在这个过程中极易出现差错；第二，银行代扣前必须提前给学生发同意通过银行代扣学费的短信，只有按要求回复之后才能代扣成功，尽管我们在录取通知书及校园网明确告知银行短信的相关情况下仍然不相信，害怕上当受骗不回复短信导致银行代扣成功率很低。G学院实行银行代扣短信授权之后，银行代扣率比以往下降将近25%；

微信缴费是最常用的一种缴费方式，学生在学年内随时可以通过微信进行缴费；但是微信缴费需要学院提前将12000多名学生的基本信息、应收款项金额提供给银行，要求银行布置网络缴费得数据，而学生的缴费结果需要通过手工导出缴费平台，汇总整理出缴费名单，再将缴费名单导入收费管理系统，这种大量的数据处理依赖人工来完成，不可避免地会造成数据导入导出中出现各式各样的错误。

2. 部门沟通不通畅导致学生信息不对称。G学院目前的收费系统基本上是一个独立的管理系统，系统只包含学生的个人基础信息和应收款项情况、缴费情况、欠费情况等信息。学生出现休学、退休、转专业等情况时，教务处会出具一份纸质的通知单，通知单的抬头会有计划财务处、二级学院的名称，要求学生将纸质材料给相关部门报送，但是学生往往以为在教务处修改完学籍直接将纸质材料交至二级学院即可，导致收费系统的学生学籍状态和教务处不一致，甚至学生的姓名和班级也不一致，以至于财务处在批量打印发票后者整理欠费名单、毕业生名单等信息时需要教务处人员提供一份教务处系统的学生名单，收费人员将收费系统的名单和教务的名单进行一一比对，核对其学籍状态、专业名称、姓名等各项基本信息，发现不一致再反复核查，给收费人员、教务处人员和二级学院辅导员增加很大的工作量，收费管理工作效率低下。

3.缴费信息传输不及时导致催缴欠费工作效率低下。G学院目前的欠费催缴流程为计财处在几个重要的缴费节点后将学生欠费名单按照学院班级整理好后发放至各二级学院，比如新生报到的两个月内，每个星期计财处会将网络缴费名单导致导入到收费系统打印缴费票据，然后在收费系统中将欠费名单导出按照部门班级整理好发放给各二级学院，还有就是在生源地贷款抵扣学费之后将欠费名单整理好后发放至各二级学院。由于学生在网络缴费平台可以随时随地的缴费，而发票的打印及整理需要一定的时间，这会造成部分同学已通过网络平台缴费但是由于未打票导致欠费名单中包含有这部分学生，从而给二级学院的老师和学生造成很大的困惑，这种催缴方式导致学生辅导员无法及时查阅学生缴费情况大大降低了催缴欠费工作的效率。

3. 基于数字校园建设提升G学院收费管理工作的措施

G学院早在2011年就与中国联通公司签订数字化校园战略合作框架协议，2012年一卡通系统正式运营，实现了餐厅、圈存转账、水控、电控、门禁、综合业务系统、图书借阅系统、现金充值等一卡通行。2017年G学院召开数字校园基础平台建设与数据融合项目启动会，2018年根据学校数字化校园建设的总体安排，OA办公自动化系统已调试完毕，正式上线，OA办公自动化系统实现了教师和学生单点登录教务系统、办公系统、网络认证登录管理、图书馆个人信息管理、就业管理、网教与资源平台信息等应用，系统避免了师生频繁切换账户密码登录各种系统，使信息获取与办公更有效率，但是还没有实现部门信息之间的实时共享，随着数字校园建设项目的不断推进，可以在此平台中完善相关功能提升学校收费管理工作的效率。

1.搭建统一缴费平台，共享学生缴费信息。G学院可以在数字校园建设的过程中，利用信息化技术搭建统一的缴费平台，可以将迎新系统、离校系统、学生管理系统、收费管理系统等进行对接，方便新生、老生、毕业生等各类学生群体快速缴费与查询。有需要银行代扣学费和生源地贷款代扣学费的学生可以在此模块中签订相应的电子代扣协议，修改银行卡号，贷款金额、缴纳学费金额、提高学费的缴费效率。另外辅导员可以快速实时掌握学生、专业、学院等缴费情况，对自己管理的学生的缴费情况有一个详细的了解，方便辅导员催缴欠费。

2.实时共享学生学籍、专业、姓名等基础信息的变更。目前G 学院已经实现了统一身份认证门户登录，但现有的技术仅支持教师或者学生在统一身份认证下无障碍切换系统，还未实现各系统之间信息的实时共享，可以在数字校园的建设中增加相关系统之间的信息传输，将学籍、专业等信息的变更由线下传输转入线上传输，如学生在数字校园系统中提交申请，系统自动转入相应的二级学院审批后转入教务系统，教务系统审核通过后生成电子学籍变动通知单抄送至计财处、后勤处以及各二级学院等部门，计财处等部门可以实时修改相应的管理系统。这样才能真正的实现“信息多跑路，人少跑路”。

四、结束语

高校收费管理工作是一项细致而又系统的工作，从新生入校到毕业生离校，贯穿着整个学年，在目前高校收费管理工作普遍人少的情况下，必须利用信息化手段规范高校的收费管理行为，提高工作效率，为高校日常教学、科研的顺利进行提供保证。

作者简介：杨蕾（1987.06-），女，汉，山西运城，西安工程大学研究生学历，安康学院+中级会计师，研究方向：高校财务管理