数字化人事干部档案管理应用探讨

数字化人事干部档案管理应用探讨

王宏斌

中石化石油工程地球物理公司华东分公司 江苏 210009

摘要：信息化技术、电子扫描技术以及各种数据的储存功能都属于数字化管理系统。目前，数字化管理系统已经应用于人事方面的建设，档案管理通过数字化管理系统的帮助，可以实现数据分析、整理，使档案内容显得一目了然。通过将计算机网络系统与人事档案相关联，形成系统的管理网，使人事干部的档案在管理过程中提升效率。因此，本文就以人事干部管理工作在管理方面采用数字化管理方式所遇到的问题进行全面分析，并在该基础上探讨如何运用数字化进行档案管理，如何组建数字化系统，以供大家参考。

关键词：人事管理；数字化；干部档案；现状；策略

在目前互联网发展迅速的时代，我国的企事业单位对于干部的任免，人事管理的重要性有了新的认识，特别是在人事档案管理工作中，已经采用了各种数字化技术，采用网络的便捷存储档案，使人事干部管理形成数字化档案，这对于档案管理具有划时代意义。数字化管理档案已经显示出其便捷性，但是在许多单位中对于档案管理的重视程度不够，以至于概念不清。数字化的档案管理体现出我国现代化人事管理的长项，但是在管理过程中仍然存在一些技术问题，本文就以这些问题作为探讨主题，提出有针对性的策略，使数字化干部人事档案与传统的档案管理相互结合，充分利用互联网技术实现档案管理与现代化科技技术融合发展。

1数字化干部人事档案管理的基本概念与内涵

1.1干部人事档案

近年来，干部人事档案的规划、整理以及管理工作受到社会各界人士的关注，也引起了各事业单位的重视，由于干部人事的档案内容是详细记录着干部本人的就业履历，在档案上会充分体现出干部的业务能力以及成长经历，并对品德、才能、业绩作出真实记录，干部人事档案一般包括以下几方面内容：一是干部本人的工作经历、家庭情况、思想品行以及业务能力的记载；二是关于该同志的学历以及专业技术的记载；三是针对其个人进行的政治审查材料和结果记录；四是该同志参加社会主义建设的党、团组织的活动记录；五是要对干部曾经经历的所有处分和各种奖励做好记录；六是对其进行的录用、任用以及免职、聘用以及出国、岗位调动和人员离退休记录等内容。

1.2数字化干部人事档案管理

采取数字化管理模式可以减轻档案管理员的管理负担，在管理干部人事档案过程中，可以建立起干部人事档案库，对干部任职期间所有的学习、培训内容以及干部调动信息全部记录在册；而且数字资料库可以核实干部本人的基础身份信息、文凭以及证件等个人信息。检索查阅库的功能是为了实现电子档案的查阅，所以属于干部人事档案管理的核心内容。

2数字化干部人事档案管理的重要意义

干部人事档案应当首先有原始证据作为依据，要实现原始证据长期保存，并实现干部人事档案数据的数字化管理，这样就能实现减少纸质材料的损耗，减少由于纸质材料折旧而出现的信息不全等情况，再者，在认识档案分析的过程中，要认识到深度分析档案，使档案数据得到综合利用的作用。所以，干部人事档案的数字化管理应当提升管理能力，保障系统对档案的处理数量。

3数字化干部人事档案管理的现状及存在的问题

3.1管理有名无实

由于目前我国在人事档案管理方面存在一些问题，比如管理方式陈旧，设备的系统比较落后等情况，限制了档案管理的整体发展，使档案管理呈现出有名无实的情况。其次，在档案管理过程中由于缺乏先进的软件，无法实现档案的统一管理。再次，在目前软硬件的匹配度比较低的情况下，软件不存在较高的先进性，所以硬件配置不高从而出现许多漏洞；最后是档案信息的录入并不准确，更新的不及时从而导致数据库出现质量低下的情况，使档案利用价值降低。

3.2档案管理人员的素质低下

在人事档案的管理过程中，实现数字化管理是对现代化管理要求的基本体现。但目前档案管理人员的工作能力和素质都较为低下：首先在人事档案管理方面，由于管理人员的技能相对单一，无法实现档案管理的细致化管理，只能进行一些比较常规的流程化管理；二是由于某些事业单位并不重视干部人事档案的管理，负责管理档案的人员都是外行；三是在许多单位中缺乏专业的档案管理人才，同时又不注重培训数字化干部人事档案管理员，造成档案管理发展滞后的情况出现。总之，在我国，干部人事档案的管理属于一种弱项，在数字科技兴起的今天，网络技术愈加发达，越显示出干部人事档案能力的弱项。

3.3数字化干部人事档案的开发利用深度不够

人事档案缺乏或者缺损是目前数字化干部人事档案管理的难题，这主要体现在以下三个方面：一是由于纸质版的档案有许多并没有录入，所以亟需要扩充数据信息；二是由于许多数字化的档案过于笼统，并不详细，导致使用价值并不高；三是许多档案资源开发的不够，没有更多的信息资源来相互佐证。

3.4制约因素较多

人事干部在管理中会受到数字化管理的制约，特别是受到软件程序化的影响，容易损坏和丢失文件。比如，需要更换办公室或者环境的时候，搬运电脑、移动硬盘造成的数据丢失，在进行数字化信息扫描的时候会落下文件，在设置图像处理的时候，质量不过关等情况都是出现。档案管理部门在建设工作场地时，要考虑到技术应用所需的环境。比如对于文件的图像扫描，要做到严谨，必要时，需要启动大量资金购买先进的扫描仪器，保障材料的保真程度。谈到资金，就需要资金申请报备和报批等各种环节，所以申请程序也相当复杂，这也是一些部门在档案管理方面存在资金困难问题的原因。

4改进数字化人事干部档案管理的对策及建议

4.1要加大投资力度

在档案管理数字化建设过程中，采取软硬件管理措施，一方面是要根据需要配置硬件技术设备，这是为了能够更加准确的收集、储存以及加工、传输各种文件；二是对高质量档案管理软件如何研发才能保持信息在采集过程中实现深度处理；三是平台管理的质量要大幅度提升，保障档案管理的稳定性。这才是能够将传统化档案管理模式提升至信息化档案管理模式的根本，网络化运营，数字化存储的管理方案上。四是要在系统维护方面做好系统改善，并加强档案保养工作，要准确运行系统，保障信息安全化，防止信息泄露等不良情况发生。

4.2要加强档案管理人员的专业培训

实现数字化管理的档案管理，必须在科技技能和管理人员自身技能上下功夫，要充分利用数据化科技，同时也要提升人力资源管理的技术能力。首先是对档案管理人员展开计算机技术的培训工作，其次是要发展管理人员对于数字化管理系统的应用技能；最后是要深入认清档案管理目前的发展形势培养专业的档案管理人才，从知识储备上加强对人才的培养，提升人才的业务能力。并要加大对档案数字化资源的开发，这样可以实现数字化档案信息的深度录入，从而提升档案录入的精确度。

4.3要创新完善数字化档案管理体系

发展数字化档案管理，是要将档案管理变得更科学，更标准，同时以规范化的管理模式增强档案的准确性。一要实现对档案管理的机制构建，全方位提升档案数字化管理的效率；二是要根据干部档案的信息制定出纸质档案，再根据纸质档案完善数字档案，实现纸质档案和数字档案两套档案相互佐证；三是要建立健全档案查阅模式和审批制度，严格保障数字档案的保密程度和查阅的便捷程度。

4.4各部门之间应当加强协调联动

人事档案的信息材料是属于机关单位的，涉及的内容范围很广，不仅包含个人工作履历，要包含班子的履历资料，人事任免情况以及奖励等内容。

5小结

总之，在人事干部档案管理中采用数字化手段可以实现对信息的准确化管理，同时能够拓展干部档案信息的存储空间。从而提升人事干部档案管理的效率以及准确度，使企事业单位的认识干部档案更加规范化，信息更加全面化。

参考文献

[1]段亚宁. 数字化背景下事业单位干部人事档案管理工作优化研究[J]. 兰台内外,2021,(30):37-38.

[2]邓平. 以数字化应用推动干部人事档案管理转型提质[J]. 兰台内外,2021,(28):10-12.

[3]李戎. 浅析机关事业单位干部人事档案管理数字化转型[J]. 办公室业务,2021,(10):166-167.