事业单位实现档案数字化管理的要点分析

事业单位实现档案数字化管理的要点分析

舒宁

博兴县城东街道办事处 山东省 256500

摘要：事业单位是从事科研、教育、医疗、文化等相关产业的国家服务机构，一般不以营利作为主要目的，具有很强的公益性。基于事业单位职能的特殊性，它负责的工作也有一定的特殊要求，而档案管理是其中一项基础的组成部分。事业单位档案一般分为文书档案、人事档案、基建档案三部分，档案管理作为事业单位的基础职能与各行各业都有一定的关联，因此提高档案管理的准确性及效率具有重要的意义。档案数字化管理模式相比传统模式具有管理方便、调取速度快等特点，因此逐渐取代了传统档案管理模式。数字化管理模式的实现主要是依托信息系统，将档案上传到网络云服务系统中，使档案管理实现网络化、信息化、智能化服务，从而大大减少档案管理中的人力需求，查阅档案更加便利从而极大提高其效率。

关键词：事业单位；档案；数字化管理；要点

1事业单位档案管理数字化的现状

首先，档案数字化没有引起足够的重视。基层党委和政府的工作重点主要是经济建设。在各项工作中,都注重提高经济利益。在编制经济和社会发展计划时，也很难将档案管理列入重要议程。此外，由于财力不足，自保能力有限，硬件投入相对不足，如档案数字数据库建设、网线布局等，电脑采购水平较低，只能满足日常功能，视频很少或没有，音频和图像处理设备，难以满足档案数字化的需要。第二，档案数字化的技术支持不到位。在档案管理软件的选择和开发过程中，存在着相互争斗的现象。县(市,区)档案与乡(镇)村档案,友好邻里档案系统功能不匹配,信息难以互联,形成"信息孤岛"；现有系统优化升级不及时，现有功能应用不适应形势需要。

2事业单位实现档案数字化管理的要点

2.1建设数字化档案管理制度

从机关事业单位档案管理现状出发，进一步加强数字技术应用，确立数字档案建设目标，明确机关事业单位档案管理未来发展方向，进而推进档案管理体系建设。从当前的社会发展趋势来看，数字技术已经逐渐渗透到人们生活和工作的每一个角落，从高效的工作效率和高质量的生活水平来看，数字技术发挥着不可替代的作用。因此，机关事业单位要充分认识这一社会发展趋势，改革和优化档案管理，有效实施数字技术纳入管理，促进档案管理，为机关事业的未来发展打下坚实基础。档案管理制度是管理工作开展的基础。机关事业单位要从数字化的角度入手，构建数字档案管理体系，优化工作流程，切实提高管理工作效率。机关事业单位管理层要明确领导职责，积极了解数字技术的发展和具体应用，积极推动数字技术在档案管理中的应用。自觉调查档案管理现状，投入相应的人力物力，加强数字设备建设，完善相应的基础设备体系，为未来的数字档案管理提供充分的支持。

事业单位要推动数字化技术在档案管理中的良好实施，首先要完善相应的制度，并在充分的支持下推进下一步工作。构建数字化系统，首先要对机关事业单位的档案管理进行分析，然后进行系统的建设和完善，确保能够很好地促进机关事业单位的现代化建设。档案管理系统可以分为几个方面。管理者应从不同的管理角度思考，完善档案制度。对于档案的存储和分类，档案管理员的工作不仅应在部门内进行，还应涉及其他部门。因此，各档案管理部门的工作人员应致力于制度建设，促进内部工作的良好发展。同时，还可以与其他部门进行有效的整体协调，进一步保证档案体系的层次性。同时，也要对其他部门提出文件报送要求。提交档案资料时，要保证资料格式一致，便于数字化管理，简化工作流程。

2.2加大档案数字化管理系统的资金投入

档案数字化管理系统的高效运行依托于强大的硬件、软件设施以及人力后勤的支持，而实现这些需要足够的人力、物力以及财力上的支撑，才能实现数字化档案管理的有序展开。此外，在系统运行过程中是否会遇到系统漏洞、黑客的攻击，这些都是需要考虑的，因此需要信息服务人员对系统进行实时维护。在当前环境下，信息技术迅速发展，档案数字管理系统也应与时俱进，查找系统存在的不足，不断地更新升级，加大引进先进设备以及技术的力度，提高技术水平。软件开发方面，要以兼容性作为数字化系统开发的首要考虑问题，而对于硬件设施，则要考虑硬件的运行速度以及承载能力，这就需要在数字化系统开发上加大资金投入，保证档案数字化管理体系的高效运转。档案数字化管理系统的建设需要强大的后勤保障系统才能行之有效地发展与运行，而资金支持就是其中非常重要的一环。

2.3推进人事档案数字化建设

要对人事档案实行计算机辅助管理，利用计算机、扫描仪等现代设备和现代技术，将档案资料通过相应的技术处理，转变成数据资料，实现人事档案纸质与数据格式并存，能够根据需要，通过电脑查阅有关内容。同时，利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等手段，将纸质文件、声像文件等传统介质文件和已归档保存的数字化档案，建立系统有序的档案信息库。注重档案信息与其他资源的整合，实现统计功能与档案人员数据库实时联动，为作出科学合理的决策提供数据支持。合理利用人才信息资源库，使其最大限度地发挥作用，把先进的科学技术手段应用于人事档案管理，以达到提高工作效率和延长人事档案寿命的目的。实现不属于保密范围的档案信息的共享，既方便利用者，又提高人事档案工作的效率和质量。

2.4提高档案管理人员的管理能力

档案数字化管理不同于传统档案管理模式，因此档案管理人员也需要转变管理思路，提高数字化管理能力，只有高素质的档案管理人员才能保证档案管理工作的有序进行。事业单位在开展档案数字化管理工作时应将提高档案管理人员综合素质和专业能力作为首要工作重点。在管理过程中，事业单位要不断加大档案数字化管理的相关培训，帮助档案管理人员转变思想。可采取多样化的培训方式来确保培训工作的高效运行，可通过视频教学的模式让档案管理人员了解工作内容，定期召开相关研讨会，听取意见和建议，并作出相应调整，使档案数字化管理工作更符合客观实际。对于档案管理人员个人来说，要提高工作积极性，主动利用业余时间学习相关技能，更新知识体系，打破传统档案管理思想的束缚。

2.5完善档案管理中的保密建设

第一，对不同的档案保密级别做不同的分类，同时在数字化系统中对档案管理人员的权限按档案种类、保密级别进行不同划分，想要查阅相关保密级别的档案就要获得相应权限的密钥。第二，加强档案管理系统的安全等级，构建防火墙。由于档案保护的敏感性，因此无法保证不会有人想要采用手段而强行获取某些档案资料，针对这一点就要提前做好准备，尽可能减少系统被突破的可能性，提高安全性。第三，档案管理人员也要提高档案保密意识和安全意识，建设相应的保密政策，做到仅在需要时调用相关档案。

结论

总之，档案管理工作作为事业单位工作中的一项基础性工作，同时也是组织管理工作中的一个重要组成部分，对档案信息的筛选及查阅发挥着极其重要的作用。在现代化档案管理工作中，数字化系统的使用大大提高了档案管理的效率，但新事物的发展总是曲折的，作为一种新的管理模式必然会面临各种各样的问题，因此在现阶段要能够认清档案数字化管理系统的现状，建立完善有效的档案数字化管理体系，加大资金支持，提高档案管理人员的综合素质，建立档案保密制度。不断创新、谋求发展，最终完善档案数字管理体系。

参考文献：

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