政务服务事项电子文件归档与电子档案共享利用

政务服务事项电子文件归档与电子档案共享利用

张晨晨

承德市行政审批局 067000

摘要：政务服务事项包括行政权力事项和公共服务事项，政务服务档案关系经济社会发展和人民群众切身利益，是一类重要的档案资源。随着各部门各级政务服务工作与信息化技术的不断推进和深度融合，通过互联网申报、全流程线上办理、电子证照、电子签章等相关技术在政务服务信息化过程中的逐步应用，电子文件将逐步取代纸质文件成为政务服务的主要载体和原始凭证。在新形势下，急需开展政务服务电子文件归档研究与探索。笔者以自然资源部矿业权登记电子文件归档试点工作实践为基础，通过分析政务服务事项和电子文件的主要特征，研究电子文件归档流程与电子档案资源体系的构建，进一步探索政务服务电子档案多层次共享利用与服务。

关键词：政务服务事项；电子文件归档；电子档案共享

引言

传统电子文件归档和档案管理工作大多以纸质为媒介，通过馆藏方式进行保管，使用人员可到档案管理部门进行登记调阅。但在现阶段信息化不断发展的背景下，电子化已经成为文件归档和档案管理的重要手段，有利于提高管理效率，保证信息资料的完整性、真实性和保存长久性。同时有助于更便捷地利用计算机、移动终端等共享和检索查阅资料，极大地提升了档案应用效率和质量，推动单位健康、可持续发展。

1主要特征与现状

第一，政务服务事项电子文件具有专业性强、动态性强、种类多样等特点。政务服务事项是依据法律、法规、规章、规范性文件和部门职责分工的规定，由法定行政机关或组织实施的对自然人、法人和非法人组织权利义务产生直接影响的具体行政行为和授意性事项。根据全国一体化在线政务服务平台有关数据，地方31个省（自治区、直辖市）和新疆生产建设兵团在平台上运行434万多项政务服务事项，涉及人们生产生活的各个方面。各部门根据管理职责的不同，开展多种专业领域的政务服务，由于政务服务改革及政策变化，同一类别政务服务事项的申报文件与审批流程也会发生变化。有些事项根据办理阶段的不同还可以进行细分，例如新立、延续、变更、转让、注销等类别。第二，办理流程多样，文件类型与格式复杂。政务服务事项办理流程因业务类型和办理事项的不同而有所不同，如行政许可类事项一般有“申请→受理→审查→决定→（发证）”等流程，不同类别事项在相同的办理环节产生的电子文件不尽相同，同一类别在不同的办理环节产生的电子文件也不同。以行政许可类事项为例，有行政许可决定书、行政许可申请表、行政许可申请材料、受理通知书、补正告知书等，涉及的文件类型有通用办公文件WPS、WORD，扫描文件JPG、TIFF，版式文件PDF、OFD，数据文件EXCEL，矢量图形文件GIS等。

2电子档案管理

对于电子档案的管理则要突破传统管理模式，在文件传输、整理、存储和修改等方面，都与以往管理方法存在较大差异，要求严格按照电子文件的个性化特征进行创新，建立新型档案管理工作模式。具体措施如下：1.对电子档案管理体系进行有效完善，针对电子档案信息共享和服务，健全相应基础设施，防范因部门交叉或者个人因素等导致的资源浪费。保证各个部门能够在不同的网络环境下，实现电子档案管理工作的同步化，避免出现数据重复录入、耗费大量精力等情况。2.注重提高电子网络资源的使用效率，利用现有网络对电子档案实施集中管理。对于部分非电子档案的存储内容开展统一化数字转换，形成综合性电子档案库，确保对文件档案的规范化管理，推动电子档案信息发布与传递的顺利进行。3.为保障电子档案管理的高效化，还需构建完善的管理制度和标准，按照我国现行法律法规以及政策要求，明确电子档案管理流程和范围，并限定保存期限，规范归档格式、集中报送方法、查询和利用环节等，适应现代化档案管理要求。

3归档工作重点推进环节

3.1开展制度建设，明确分类方案、归档范围和保管期限等要求

针对政务服务事项种类多样，专业性强且变化较多的特点，档案部门组织业务部门统筹谋划，认真梳理，明确哪些类别政务服务事项对国家和社会有查考、利用和保存价值，需要归档。对需要归档事项编制分类方案，分到最小细分项，即在最小细分项中归档电子文件基本一致。以矿业权登记电子文件归档为例，矿业权登记分为采矿权登记与探矿权登记，探矿权登记又分为新立、变更、延续、保留、注销等子类别。每一类别归档的电子文件不同，以最小细分项为单位，编制电子文件归档范围表，明确哪些环节电子文件需要归档并按规定顺序进行排列。最后，确定电子文件保管期限是定期还是永久，定期一般为10年或30年。

3.2创新档案管理系统和技术

电子文件归档以及电子档案新模式应当注重创新系统和技术，进一步改革其传统方法，提高文件档案传递和保管的安全性、完整性、真实性与长久性。比如在实践工作中，可在电子档案管理系统中积极引进元数据采集、电子签名、身份认证、日志查询管理、性能检测、操作审计以及全文检索等先进技术。并在管理系统中添加档案格式转换模块、离线备份模块、通用数据采集模块以及浏览器工具模块等，促使电子档案接收、处理和管理难度得到有效降低。解决以往电子档案管理存在的储存周期短、管理效率低等问题，促使文件档案服务质量有所提高。另外，科学使用计算机网络技术，改善传统文件管理的利用和调取方式。弥补以往系统建设存在的不足和缺陷，打破外部因素的限制。

3.3制定电子文件归档接口技术规范

根据电子文件归档的一系列标准规范，结合实际情况编制接口技术规范，明确电子文件归档流程、元数据内容、电子文件目录、排序及格式、数据交换方式、数据清点和检查等内容要求。数据交换一般基于WebService等通用标准的统一数据交换接口实现。元数据主要包括案卷层元数据、文件层元数据和办理流程元数据等。以矿业权登记为例，案卷层元数据包括年度、保管期限、矿山名称、许可证号、件数、矿业权人、矿种、面积、受理时间、办结时间等，文件元数据包括序号、题名、文号、日期、格式、大小等，办理流程元数据包括办理的各个环节、部门、意见等流程信息。数据清点和检查要求应在接口方案中明确，包括电子文件门类、数量、保管期限与相关制度是否相匹配，元数据是否齐全、规范等，在数据交换前后应对其进行相应的清点和检测，保障归档文件真实、完整、可用、安全。

3.4建立规范的电子档案工作制度

研究制定一套切实可行的电子档案工作制度：一是完善电子档案工作业务流程和技术操作规范，细化工作的各个环节和管理步骤；二是制定必要的安全管理措施，以保障电子档案的信息安全性与完整性；三是制定电子档案管理的标准。标准化和规范化是电子档案管理发展的重要技术基础。要认真规范电子档案信息形成、积累、归档管理的全过程，落实归档管理责任、检查鉴定等一系列工作环节，做到有章可循。制定电子档案管理制度时，还应特别注意划清归档管理过程中各级工作人员的主体责任，做好电子档案的实时动态管理。

结束语

综上所述，随着信息时代的来临，极大地促进了档案事业的发展，传统纸质档案管理已经无法适应现代化发展趋势。因此档案管理部门需注重电子文件归档和电子档案管理新模式的构建，从而推动其服务效能的提升。在此基础上，应积极创新电子文件档案归档和管理的方式以及模式、系统和技术、制度体系等，推动档案管理自动化、有序化和高效化发展。在未来发展阶段中，应当侧重单套制管理改革、技术研发和应用等，从而保证电子文件归档和电子档案管理具有良好服务质量，提高管理效率。

参考文献

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