社会保险业务档案管理信息化措施和途径

社会保险业务档案管理信息化措施和途径

刘丽彬

宽城满族自治县社会保险事业管理局 067600

摘要：个人社会保险档案可以最直接地反映工作经验和工作能力。伴随着信息技术的迅猛发展，我国社会保障事业档案管理应逐步转向信息化和现代化。社会保障档案管理信息化实施可以大大提高社会保障管理人员的工作效率，为社会保障管理提供相应的实施标准。近年来，通过社会保障的广泛普及，社会保障事业在中国也发挥了更广泛的意义和作用。

关键词：社会保险；档案管理；信息化

引言

社会保险档案管理主要负责社会保险档案的分类、收集和分类。当前我国社会保障事业档案规模很大，加大了档案管理的难度和挑战。同时，传统社会保障过程中存在许多不利于档案管理发展的问题。因此，有必要深入探讨社会保障事业档案管理的途径，通过信息技术提高社会保障事业档案管理能力。

1社会保险特点

社会保险具有周期长、业务复杂、对象广泛的特点，在构建社会保险内部控制机制建设过程中，也要加强对社会保险特点的考量，这样才能促进其合理化与科学化发展。一是社会保险包括养老保险、生育保险、工伤保险、失业保险、医疗保险，涵盖生、老、病、死。因此，社会保险会为人民进行终生服务，其管理周期极长;二是社会保险涵盖的五大险种较为全面，几乎覆盖人的一生。而每个保险都会涉及到保险个体的诸多方面，不仅要录入相关主体信息，也要加强对主体信息的更新和完善，这也使得其难度大、任务重。因此，社会保险业务具有一定复杂性;三是社会保险的发展史及覆盖人群不断增加。已从城镇职工拓展到城镇的所有居民，并且，目前也基本涵盖农村地区，这也使其服务对象具有一定的广泛性。这一系列特点，也使得社会保险工作具有较高难度，因此，社会保险内部控制机制在建设过程中，必须加强对多方面的综合考量，并对其不断更新和完善，才能使社会保险发挥其应有的社会保障作用。

2实现社会保险业务档案管理信息化的必要性

提高社会保障业务的工作效率和质量水平离不开计算机网络技术的应用。我国传统社会保障档案管理的行政效率和信息利用率低，无法发挥社会保障档案管理的实际作用。中国人口基数较大，社会保险档案数量逐日增加。发展新的方式方法需要现代信息技术。信息技术的应用不仅能提高管理者的工作效率，而且还能为人们处理自己的社会保障文件信息提供方便的途径，减少许多重复劳动，使人们更直观地了解业务流程。社保档案信息管理可以实现“三大变化”，即手动统计可以转化为信息统计，手动归档和分类可以转化为自动编目，手动检索可以转化为电子检索，大大节省了员工查询社保档案信息的时间，进一步加快了社保档案管理信息化进程。实现社会保障档案管理的全面信息化，提高社会保障档案的社会福利。

3实现社会保险业务档案管理信息化的具体途径

3.1促进相关运行机制的规范化

运行机制规范化，必须加强对操作流程的优化。一是操作流程不仅要规范，也要逐渐向制度化发展。例如，相关参保信息登记、保费核算、资金支付、财务处理等过程，都要有具体的操作流程规范。目前的社会保险可以分为不同业务类型。其中包括经办、管理、监督。因此，这三种类型都要进行规范化操作，并制定相关规范管理制度，从而确保规范的合理化和科学化;二是制定相关规范流程，过程中也要加强对职务分离的考量，这样才能确保相关权责可以相互牵制，并明确相关责任制度，从而确保其规范化发展。可以通过建立完善的档案管理制度促进运行机制的规范化。目前的社会保险档案管理较为分散，不适合统一规范化管理。因此，相关人员参保过后，必须由专业人员对其相关数据档案进行整理，不仅要了解数据的完整性和真实性，也要确保相关数据信息为统一格式录入，并建立统一的管理目录，这样才能方便日后整理、使用、查找。同时，人员相关信息建档之后，也要由专门部门监管，而且监管的相关资料信息必须为原件，这样才能保证其相关材料真实性。并且，相关数据借用和调阅，都需要一系列完善的审批手续，并保证使用后第一时间进行归档，严格管理才能促进档案管理规范化。

3.2加强基础设施建设，提高社会保险业务

为促进社会保障管理现代化和快速发展，档案管理的技术层面应首先确保社会保障行政部门拥有相应的现代化设施，现代基础设施的软硬件设备是社会保障档案管理顺利发展的基础。为了提高企业水平和工作效率，有必要制定社会保障档案分类管理的统一实施标准。行政部门应购买规格相同的档案夹和档案袋，并配备整理档案资料所需的工具，例如b .切纸机。为了满足社会保障档案管理现代化的需要，除了建立相应的信息管理系统外，还应积极与社会保障档案的上级管理部门沟通，尽快实现全省档案信息联网，为以后社会保障档案的转移提供更方便的途径，通过集中管理档案信息，实现更广泛的社会保障档案信息交流。

3.3加强社保档案信息的安全保障

社会保障档案具有高度重要性和信息量大的特点，因此需要更加重视信息安全。在信息时代，电子社会保障档案通常以数字形式存储在CD-ROM和硬盘上，容易受到病毒和载体生命等外部不利因素的影响。因此建议利用信息技术提高社会保障档案信息的安全性，例如b .建立信息监控管理系统、社会保障档案加密信息数据库，或安装高效的防病毒和防病毒软件，以保护档案管理系统。并物理隔离互联网和本地网络，严格控制病毒和黑客的入侵渠道。定期备份归档信息，以确保系统运行的可靠性和安全性。

3.4促进组织结构完善

内部控制机制在建设过程中要适当放权，也要加强监督。一是要确保相关负责人的威信度，并保障其权利的有效性。这样相关管理人才能根据实际情况，切实合理的展开相关工作。但也要保障授权的适度，这样才能使相应权利使用得当;二是也要加强监督力度，不仅要促进监控体系更新和完善，也要完善相关立法，从而确保有法可依。例如，可以加强对依法治国理念的重视，并不断加强监督力度。

结束语

提高社会保障企业档案管理能力可以促进国家社会保障行业的持续健康发展。因此，在信息时代背景下，有必要加强社会保障专业人员的引进和培训，加强软硬件建设，实现保险业务和计算机软件的管理，帮助社会保障工作者更好地为人民服务，实现新形势下社会保障档案管理的目标，实现社会保障工作信息化建设。

参考文献

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[2]董延涛.社会保险基金管理信息化建设的思考[J].现代经济信息,2019

[3]景丽.社保档案信息化建设问题及对策探讨[J].兰台内外,2019