对现代人力资源管理下如何进行人事档案管理分析

对现代人力资源管理下如何进行人事档案管理分析

何大鹏

曹县市场监督管理局 山东曹县 274400

摘要：档案管理对单位的发展有着至关重要的影响，其中的人事档案管理更是重中之重，档案管理的效果关乎到单位的经营与发展，对人员管控也起到决定性作用。因此，在现代人力资源管理背景下，要合理、科学展开人事档案管理，通过单位发展实际，对档案管理形式、内容进行调整。基于此，本文主要探析现代人力资源管理下人事档案管理策略，希望能够为大家带来一些参考。

关键词：现代;人力资源管理;人事档案管理系统

现代人力资源管理工作下的人员档案管理工作，应该明确管理中的重点，采用更精细化的方式进行管理，以提高人员档案管理工作的实效性、精准性。并且，人事档案工作人员在投入大量精力工作的同时，也需从单位发展的客观需要上出发，建立起相应的人事档案管理系统，通过数据系统的构建，完成各类档案信息的处理与保障，以此确保此项管理工作顺利实施。此外，在人事档案管理中，还需分析、整合单位资料，并从众多档案资料中获得有用的信息，根据现有的人力资源条件，及时调整单位人资状况，以此达成高质量、高效化的人力资源管理。

一、构建完善的人事档案分类管理系统

在中国传统的人事档案管理中，管理内容的划分十分重要。档案管理通常被分割为五个板块的主要内容，但在新时代的历史背景下，也需要进一步创新、丰富人事档案管理系统，更为综合、全面的呈现出单位职员的综合状况。对此，在人事档案管理中的资料采集环节，需始终秉持动静结合、纵横结合的工作原则，把个人评价当中的定性指标和定量指标器巧妙整合到一起。所谓动静结合，能够强调出人员的成长性，及时的更新人事档案内容，并且还可以完成档案资料的及时检查，如果发现了一些已经没有存在价值的档案资料，此时可把该类档案资料删除。而横纵结合指的是，人事档案不单单要总结单位职员的过去工作经历，同时也需将职员当下的真实状况呈现出来，从横向视角来看，全面呈现出单位职员的学历、思想政治水平、个人兴趣爱好、工作水平等等。

二、提升人事档案管理信息化状态

若想使新时代对人才资源管理的需求被实现，就应当加大对人事档案管理的力量，把现代化技术融入到人才管理之中，并以此实现档案管理工作的全面优化、升级。第一，从硬件系统上，便可采用复印机、扫描机、计算机等设备，让办公的形式得到补充，通过各类现代化设备的运用，使得档案资料数据转化的形式更加丰富，提升其自由度。第二，在环境硬件上，可采用电子温度计、吸尘器、中央空调等装置，以保证人事档案管理环境的优良，使其在气温、湿度下保持在合适的状况，使纸质资料保管得更为安全、可靠。其三，对智能程序来说，要建立出完备的电子网络系统，利用计算机中的数据库、应用软件、云存储、智能编程等，完成电子档案的管理，让人事档案管理朝着智能化、电子化的趋势发展。第四，在运用信息化的管理系统时，人事档案管理人员需通过信息技术的支持，完成档案的归档、分类、应用等，使得数据库建设更加完善，确保智能化技术能够实现人事档案管理系统的升级。

三、创新优化人事档案管理制度

人事档案管理水平的提升，離不开管理制定的革新与完善。对此，需加快人事档案管理体系的创新与优化，让人事档案开发、档案服务、档案管理等工作有机整合到一起，实现资源的科学配置与规划，最终使得人事档案管理工作的把控能力明显增长，让管理效果值得信赖[3]。首先，需呈现出人事档案管理工作的地位与作用，让该项工作朝着规范化、流程化、权威化发展。因此，各地人民政府及其相关主管部门应当提升人事档案管理工作的门槛，并推进相关的评估制度，对不符合当下管理工作特点和基本规范的都不进行认可。其次，单位应当清晰界定社会责任管理的范畴，在范围界定时千万不能违反社会主义法治原则，在实现对社会资本合理利用的基础上，使单位自身的生产效率提高，并以此实现合理、科学的人力资源管理规划。此外，目前的纸质员工人事档案是按照固定的类别顺序，全部打孔装订成一本，若后期需要新增档案进去，需要拆开档案，按照规定的顺序加入新增档案，打孔后与之前的档案整体装订成一本;日常如果需要复印或利用员工人事档案，也需要拆开档案取出利用后装订。而反复的拆装档案，无疑是对纸质档案原件的反复伤害。对此，笔者提出如下思考，在人事档案的归档、分类和装订等管理上，是否也可以借鉴文书档案的装订与归类方式，让员工的人事档案管理，根据类别、年限等完成档案的分类整合，将档案按件独立装订，按年组卷，以此便于后续的纸质档案单份独立利用，后续添加和新增档案也较为方便，不用反复拆装，减少对档案的损坏，保护档案的完整性。

四、强化各部门联系合作

当下，市场经济发展十分迅速，若想让单位在复杂的环境当中拔得头筹，需强化各个部门之间的合作与联系。全新时代下，每一个部门都不是独立存在的个体，每一项任务和项目的完成，都会一定程度上体现出各个部门间的联系。对人事档案而言，其中记录着单位职员的成长，属于其在单位多年来的表现和进步记录。而全新的人力资源管理氛围下，人事档案管理人员和人力资源管理人员应强化联系，全面探究人事档案内容，将单位人员构成及层次进行总结，以此把握第一手的人员资料，让今后的招聘工作中可以聘用到素质强、能力佳，且满足实际工作需求的人才。最后，强化多个部门间的联系互动，完成信息间的有效互通，可更好的协调单位人才流动情况。

五、结束语

综上所述，在人力资源管理工作当中，人事档案管理可谓是关键内容，不仅决定着单位的人才发展状况，也关乎到单位的效益获得。对此，在人力资源管理工作中，应根据单位发展实际以及社会动态，完成管理形式、管理内容的革新，以此保障单位人事档案管理工作朝着规范化、全面化的趋势发展。

参考文献：

[1]贾继萍. 试论如何科学开发人事档案提升人力资源管理水平[J]. 卷宗，2019，9（32）

[2]韩云松. 人事档案在高校人力资源管理中的作用及应用途径分析[J]. 科技创新导报，2020，17（25）

[3]赵梅玲. 人力资源开发视角下医院人事档案管理研究[J]. 黑龙江科学，2020，11（11）