浅谈沧源数字档案馆建设的机遇挑战与思考

浅谈沧源数字档案馆建设的机遇挑战与思考

杨秀光

云南省临沧市沧源佤族自治县档案馆

摘要：2000年青岛市、深圳市数字档案馆建设试点，2002年，国家档案局中央档案馆发布《全国档案信息化建设实施纲要》，全国开始了数字档案馆建设探索与实践20多年，随着电子政务的发展、互联网时代、大数据时代、人工智能时代的全面到来，沧源数字档案馆建设迎来了前所未有的机遇，同时也面临管理系统建设、利用系统建设、数字档案资源建设、信息安全、专业人才匮乏等新的挑战。在此背景下本文提出了数字档案馆建设的深化认识、全县数字档案馆、室资源共建共享和特色资源库建设的思考。

关键词：数字档案馆；资源建设；保障体系建设；人才建设

2000年青岛市、深圳市数字档案馆建设试点，2002年国家档案局中央档案馆发布了《全国档案信息化建设实施纲要》，2010年国家档案局发布了《数字档案馆建设指南》，2014年国家档案局发布了《数字档案馆系统测试办法》，数字档案馆建设总体要求、管理系统功能要求、应用系统开发和服务平台构建、数字档案资源建设、保障体系建设要求更规范、更具体。全国各地几十家国家级示范数字档案馆的创建为沧源数字档案馆建设提供了可供借鉴的丰富经验。

1 沧源数字档案馆建设的机遇

1.1 电子政务的发展

从2017年至今，沧源电子政务得以不断发展，全县170多个乡镇、部门、企事业单位、人民团体均有了自己的OA平台账号，实现电子政务全覆盖，包括公文管理、事务处理、会议通知、新闻查阅等10个应用，政务网络资源共享，办公数字化、智能化大大提高了办公效率和服务效率，这是沧源数字档案馆建设的重大机遇。

1.2 相关文件出台

国家档案局相继出台《电子文件归档与管理规范》、《电子文件归档管理办法》，新修订《中华人民共和国档案法》特别增设了“档案信息化建设”和“监督检查”两个专章，第五章档案信息化建设第三十五条：各级人民政府应当将档案信息化纳入信息化发展规划，保障电子档案、传统载体档案数字化成果等档案数字资源的安全保存和有效利用。档案馆和机关、团体、企业事业单位以及其他组织应当加强档案信息化建设，并采取措施保障档案信息安全。第三十六条：机关、团体、企业事业单位和其他组织应当积极推进电子档案管理信息系统建设，与办公自动化系统、业务系统等相互衔接。为沧源档案馆数字化建设提供了政策依据。

1.3 新技术的应用

随着互联网物联网时代、云计算、区块链大数据时代、人工智能时代的全面到来，沧源档案馆迎来了实体档案与数字档案融合、资源由数字化向数据化转变，档案馆与档案馆之间、档案馆与档案室之间联系越来越密切。为沧源数字档案馆建设提供了技术支持。

1.4 实践基础的积累

2014年5月，沧源县档案馆将应数字化的档案委托“临沧航宇商贸有限公司”进行加工，7年来完成人大、政协、县委、政府、人社局、国土局、国税局、地税局、农业农村局、卫健局、住建局、财政局、换届办、产业办、茶办、叶办等45个全宗。录入案卷目录1.92万条，卷内目录数据库56万条45T，完成原文挂接630万页54T。同时，持续推进全县清华紫光档案管理软件推广应用工作，沧源96个立档单位54家已完成清华紫光档案管理软件推广应用工作。仅2021年沧源档案馆完成清华紫光系统录入10个乡镇户档案案卷目录11982条，文件目录468366条；录入10个乡镇农危改档案文件目录18971条；录入7个乡镇易地搬迁档案文件目录949条；录入10个乡镇文书档案文件目录15722条；录入1个乡镇项目档案案卷目录35条，文件目录745条。按照综合档案馆建设要求完成对电子档案的异地备份4个硬盘，容量3668GB，目录数据库61449条，原文页数459676页。沧源数字档案资源建设有了一定基础。但尚未建立确保数字档案信息的真实、完整、可用的电子文件接收范围、标准和方法，确保数字档案有价值。

2 沧源数字档案馆建设的挑战

2.1 基础设施设备落后

按照数字档案馆基础网络架构、主要技术路线与软硬件配置基本要求，目前沧源档案馆尚未满足数字档案馆各项管理与服务需求的基础设施。尚未应用具备“收集、管理、存储、利用”等功能要求的数字档案管理系统，尚未达到档案管理各业务环节的自动化、网络化。就目前技术手段，尚未实现档案信息资源分层共享，方便、快捷满足各类用户利用需求。

2.2 服务平台建设

数字档案馆应根据不同服务对象和不同档案开发范围，建立相应的服务平台。并提供相应层级数字档案信息资源利用共享服务。主要包括面“三网”建设：面向档案馆工作人员和来馆利用档案人员的馆内档案利用服务平台（局域网）、面向本级党政机关各立档单位的电子文件归档和档案信息共享平台（政务网）、面向广大社会公众和进行馆际交流的公共档案信息服务平台（公众网）。

局域网档案服务平台是数字档案馆建设的基础平台。局域网档案服务平台应承担档案馆收集、管理、保存、利用、辅助档案实体管理等基本功能，满足日常数字档案馆业务管理和提供利用服务的需要。局域网建设需要对拓扑结构需求、数据传输需求、发展需求和性能需求等进行周密分析研究，需要大量的人力、物力、财力和技术支持。

政务网档案服务平台是数字档案馆连接本级各党政机关立档单位的主干平台。能够接收各立档单位电子文、为政务网用户提供在线查档和业务指导服务，实现党政机关的档案信息资源共建共享和资政服务。需要专业技术很强的专业人才进行管护和开发利用。

公众网档案服务平台是档案馆实现公共档案服务和档案信息资源社会共享的有效途径之一，满足公众查档需求，实现公众档案信息资源共享和馆际档案信息交流。需要大量人力和时间对档案进行开放坚定，确保档案安全。

2.3 数字档案资源建设

数字档案资源建设是数字案馆建设的核心内容，包括电子文件接收、传统载体档案数字化加工、资源整理加工、建立各类资源库等。

根据纸质档案数字化技术规范进行传统载体档案数字化是现阶段沧源数字档案资源建设的一个重要途径。涉及到档案保管、保护、整理、鉴定、转换、存储、利用等多个环节，沧源档案馆精心统筹规划，按照特殊载体优先、重要程度优先、共享性强优先等原则分步实施。但是传统载体档案数量大，加工成本高，需要开展大量整理、鉴定、保护等基础性工作。

信息资源需进行分类、价值鉴定、开放审查等整理。开放鉴定是数字档案馆建设的重要工作内容之一。通过分类、价值鉴定、开放审查等整理，确保电子文件或数字化档案信息清晰度、准确性、完整性，以便利用。涉密信息只能在涉密网发布，内部信息只能在内网使用，开放信息可以在公众网发布。信息资源分类、价值鉴定、开放审查等整理需要档案工作者拥有很强的档案工作专业素养。

根据中国档案机读目录格式等相关要求建立数字档案资源库，一般包括目录数据库或元数据库、内容数据集等。目录数据库是数字档案资源管理的基础，一般是通过人工录入建库方式建立。保存数字档案元数据是保证数字档案可靠和可用的一项重要措施。内容数据集是数字档案资源建设的主体，要确保可靠可用。

2.4 保障体系建设

安全保障体系建设是数字档案馆建设的基础工作，包括保证数字档案信息的可靠、可用、不泄密、不被非法更改等数据安全和保持系统软硬件的稳定性、可靠性、可控性的系统及其网络平台安全。培养专业技术人员采用相应安全保障技术方法，配备必要的软硬件设施。同时建立健全数字档案馆安全管理制度，采取相应的技术措施和管理手段应对数据窃听、电磁泄漏、电力中断、载体损坏、自然灾害、非法访问、计算机病毒、黑客攻击、系统超负载、假冒身份、权限扩散、数据篡改、操作失误等安全隐患。

标准规范体系建设，数字档案馆建设要严格遵守国家及行业相关规章制度和技术标准。

3 沧源数字档案馆建设的思考

3.1 深化对数字档案馆的认识与研究

与时俱进，做好“沧源档案十四五规划”，解读新形势新政策，试点和探索数字档案馆、室建设，抓实数字档案原文挂接、电子档案归档整理移交、数字档案资源建设、安全体系建设工作。深入研究面向档案馆工作人员和来馆利用档案人员的馆内档案利用服务平台（局域网）、面向本级党政机关各立档单位的电子文件归档和档案信息共享平台（政务网）、面向广大社会公众和进行馆际交流的公共档案信息服务平台（公众网）“三网”建设。

互联网物联网时代、云计算、区块链大数据时代、人工智能时代的全面到来，以互联网、云计算、区块链、人工智能、大数据思维指导数字档案馆、智慧档案馆建设。深化人才观，加大档案馆新型人才队伍的建设，创新人才培养机制。

3.2 探索全县数字档案馆、室共建共享平台

根据数字档案馆、室可以互联互通、共建共享的特点，建立全县所有档案馆、室档案移交、业务培训和资源共建共享平台，提高服务效能。

3.3 特色资源库建设

根据沧源地理环境和民族特色建设佤文化特色资源库，展示佤族生产、生活、发展历史，让世界了解佤山，让佤山走向世界。

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