企业电子档案管理的问题及改进措施

企业电子档案管理的问题及改进措施

杨雪花

云南电网有限责任公司昆明呈贡供电局 云南省昆明市 650500

摘要：我国经济建设发展至今已经取得了非常不错的成就，其成果得到了世界领域的高度认可。在全新的历史时期，我国档案管理工作逐渐从传统的管理模式向信息化管理模式转变。电子档案管理是一个新兴的领域，可借鉴的经验不多，因此，在日常的电子档案管理中不可避免会出现许多传统档案管理没有的问题。

关键词：企业；电子档案管理；问题及改进措施

引言

时代的进步，科技的发展加速我国各行业的发展进程，使得我国提前进入现代化发展阶段。随着时代发展，我国科学技术取得巨大突破，尤其是计算机技术、网络技术的广泛应用，为人们日常生活和工作，提供诸多便利，不仅解放劳动力，也稳步提升各项工作效率和质量。电子档案即是用计算机技术将企业的各项信息进行整合、处理并归档管理的一项系统性资料。

1企业电子档案管理的问题分析

1.1缺乏管理规范，实现电子档案的有效管理需要管理制度和标准规范的双重约束，由于企业的发展速度不同、企业状况存在差异，企业内部缺乏统一的管理和技术标准，不能对电子档案进行有效的管理，导致电子档案管理工作质量差，无法充分发挥企业电子文件和电子档案的优势，同时也不利于后续的档案数字化转型。2.电子档案管理系统存在安全隐患，目前企业电子档案管理尚在发展过程中，相关的安全措施不够完备，导致企业档案管理系统存在安全隐患，一旦遭遇非法入侵，档案信息将遭受篡改损毁等威胁，整个电子档案管理系统也会面临崩溃的危险。此外，企业内部门众多、结构复杂，档案的访问权限是电子档案管理系统中一个重要的内容，需要针对不同部门、不同职位的员工设置不同的权限。而目前有关权限的规范不是很明确，导致档案管理系统的权限管理缺乏严谨性和规范性，造成档案信息泄露的隐患，并且一旦信息泄露，很难追根溯源。

2企业电子档案管理改进措施

2.1文件格式转换

电子档案长期保存中，可以用转换或迁移的方法来处理由于载体老化、格式过时、软硬件升级、平台转移等引发的长期保存问题。转换是指在确保档案原有信息不发生变化的前提下，变更档案的载体形式或文件格式；迁移是指在不改变文件格式的前提下，将电子档案由一种软硬件配置转移到另一种软硬件配置的过程。电子档案长期保存中可能面临硬件设备、存储载体、系统平台和文件格式等方面的转换和迁移，即电子档案在长期保存中文件格式面临技术淘汰时所进行的转换。

2.2培养电子档案管理相关专业人才

进入电子档案管理时代之后，档案信息的发布数量也随之不断增加，传统的各种档案工作模式依然无法得以创新进而继续满足广大档案者的需求，有关档案部门必须首先深刻认清这一发展形势，将其与纸质型档案模式结合进行优化创新，应用现代信息化管理技术，进行各种档案信息数字化管理建设，为各种档案相关工作人员赋予各种自动化管理特点，通过使用现代化管理设备可以实现各种档案信息的高效率化管理。因此，开展针对电子档案的管理工作，需要及时组织档案相关管理人员进行联合培训，一方面档案工作者要时时刻刻加强对这一管理工作的重视，另一方面是要在培训过程中熟练掌握计算机管理技术的运用，不断提高档案人员的专业知识和管理能力，突破传统管理观念的局限，通过电子档案管理为我国档案发展作出更大的贡献。

2.3实现档案系统与电子政务系统的有效衔接

据了解，大部分企业电子政务系统和档案部门的档案信息系统是分开建设的，而且电子政务系统要早于档案信息系统，最初建设电子政务系统是为了方便办理公文，没有考虑到电子文件的整理归档问题，因此早期的电子文件基本上已经丢失，无法保证电子档案的齐全和完整。在建设电子公文系统的同时，要充分考虑到与档案信息系统的衔接问题。某些企业已经实现了电子公文系统与档案信息系统的高度融合。每个人将自己办结的文件经过初步鉴定后及时归入预归档库（中间库），档案管理人员对在预归档库里的电子文件进行二次鉴定后，补充完整电子文件的相关信息，赋予符合要求的电子档号后，可直接形成电子档案。因此，通过两个系统的互相联接，可实现在线归档，在线查阅，通过对每个人的角色权限、对每份文件的权限设置，可实现对每一份档案的有效安全利用，最大程度上保证档案信息的安全。系统的建设和使用，不仅能提高档案工作效率，也实现了档案资源共享和档案的快速利用。

2.4电子档案与纸质档案管理并存的必然性

电子档案和纸质档案将长期共存。电子档案与纸质档案并存管理是优劣互补长期共存的必然要求。有一些需要长期、永久保存的纸质档案，可以在网络档案信息系统上录入、复制完成后保存。现已保存的这些纸质档案将主要用来保存独有性和原始证据。也可以复制一些常用的纸质文件，防止因为频繁借阅利用受到破损。将纸质档案和电子档案进行双重备份后，分别进行管理。这样，电子档案的内容就不容易被更改和删除，从而保证档案的准确性和真实性，更好地具备法律效力。加强电子档案信息管理系统建设，加强其查询利用及信息资源共享功能开发，可以更好地发挥电子档案在存储、检索、传输等方面所具有的快捷准确的优点，有效地满足和方便人们对电子档案信息资源的共享。

2.5统一电子档案数据信息采集标准，并对相关网络查询系统进行完善

首先，对现阶段工作现状进行改善，由此促进各个方面工作水平的显著提升。同时，电子档案的管理工作人员应依据相关标准存储具体的数据，以真正实现预期的目标。其次，遵循具体的档案管理要求，严格分析所采集的信息准确性。一旦出现信息不准确的问题，应对相关操作方式进行整改，通过工作模式的优化，使信息采集的合理性和准确性得到有效增强。最后，完善相关网络查询系统。相关用户直接接触电子档案的主要媒介，就是电子档案的网络查询系统。如果不能明确档案信息的分类和查询工作，就会增加操作难度。所以，必须对电子档案的查询环节进行优化。若是用户需要分析和预测数据信息，可通过专家系统的运用来匹配适合的专家，由此对于查阅和管理档案给予正确的指导。而完善的网络系统的构建，既能够促进档案管理效果的增强，还能使工作模式更加智能化和人性化，在对现阶段工作现状有效改善的同时还能合理管理电子档案。

2.6建立完善的电子档案管理制度

电子档案管理需要完善的管理制度进行约束保障，方可有效落实。同时，因为企业的档案管理，部分情况下具有政治要求，完善的管理制度是保证电子档案严肃性的先决条件。因此，要想进一步加强企业电子档案管理，就必须在日常工作中不断反思、归纳总结，制定优化策略，将必要内容逐渐章程化、制度化，使电子档案管理制度愈加完善，为企业电子档案发挥应有效能提供重要保障。同时，建立完善的管理制度，也可以更加明确管理人员工作内容，使其自觉提升专业技能与职业素养，团结协作，共同将企业档案管理工作，落到实处。

结语

随着计算机技术和管理科学的发展，企业电子档案管理的改革不断在曲折中向前，在摸索中前进。通过加强对电子化信息数据的分析，挖掘出档案资源中更有价值的信息，为企业经营管理工作的发展提供依据。

参考文献

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